Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как получить дубликат больничного листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для получения дубликата необходимо обратиться в медицинскую организацию, которая его оформила. В регистратуре запишитесь на прием к лечащему врачу или к заведующему отделением. Потребуется написать заявление на копию.
Выдача дубликата листка нетрудоспособности если он оплачен
Никто не застрахован от всякого рода случайностей, и полученный в медицинском учреждении документ может быть утерян любой из сторон трудовых отношений. Если это случится до того, как листок будет принесен работодателю (то есть по вине сотрудника), то закон предусматривает обязательную выдачу дубликата больничного листа. Для этого сам гражданин должен написать обращение (запрос) в соответствующую больницу или поликлинику на имя главного врача с просьбой выдать копию, сопровождаемый указанием на причину отсутствия первого экземпляра и максимально полными сведениями о его реквизитах (лучший вариант – наличие фото). Это поможет установить фактические обстоятельства утраты и сведения, подлежащие внесению в новый документ.
Если вина лежит на администрации организации (работнике кадровой службы, самом директоре или еще ком-то), то выдавший больничный лист субъект не обязан удовлетворять заявление о выдаче взамен нового документа, оставляя за собой право выбора. Кроме того, в этом случае заставить наемного сотрудника проходить процедуру нельзя, об этом можно лишь попросить.
Важно знать! Правовым последствием потери листа нетрудоспособности станет отказ Фонда социального страхования (далее по тексту – ФСС) компенсировать организации те денежные суммы, которые она выплачивает гражданину. При этом у последнего право на получение выплат не прекращается.
Вышеназванные приказы Минздравсоцразвития оговаривают, как получить дубликат больничного листа взамен испорченного оригинала. Он заполняется двумя сторонами: представителем поликлиники, больницы или иного медицинского учреждения, а также работодателем. Если документ испорчен первым, то, в соответствии с пунктом 56 приказа № 347н, немедленно после обнаружения он должен быть аннулирован, а вместо него выдан дубликат. Для того чтобы сделать его, достаточно в одном из полей поменять код, свидетельствующих о новом статусе документа.
В данном случае речь идет о так называемых форс-мажорных обстоятельствах, когда утрата листка нетрудоспособности произошла по внешним причинам, не зависящим от сторон трудового договора. К ним относятся:
- кража;
- утрата во время наводнения или затопления;
- потеря в связи со стихийным бедствием;
- порча в результате пожара.
Каждое из названых происшествий должно быть подтверждено соответствующими документами. Ими будут являться справки из органа предварительного расследования о регистрации факта обращения с сообщением о преступлении, из МЧС о фиксации природного бедствия, из пожарного надзора, засвидетельствовавшая факт возгорания, а также акт жилищно-коммунальной службы о затоплении. В результате будет оформлен дубликат больничного листа и работодатель сможет в установленном порядке предъявить его сотрудникам ФСС.
Ответ на вопрос, как получить дубликат утерянного больничного листа, достаточно прост. Следует обратиться в то медицинское учреждение, которым был выдан оригинал документа, с просьбой об оформлении второго экземпляра. При этом обращение обязательно должно содержать следующие положения:
- сведения о причинах утраты;
- максимально возможную информацию о реквизитах документа;
- испорченный вариант, если основанием для замены является нарушение требований по заполнению.
Все это поможет сотрудникам больницы, поликлиники или иной организации быстро изготовить второй листок нетрудоспособности, оценив правомерность этого действия. Адресовать письмо следует главному врачу, так как по закону именно он является представителем учреждения. Кроме того, в крупных городах предусмотрен электронный документооборот, позволяющий оставить свое заявление, заполним специальную форму в интернете.
Внимание! Что касается оформления, то здесь правила ничем не отличаются от уже описанных выше, так как действуют те же нормативные правовые акты. Различие будет заключаться лишь в постановке галочки напротив поля «дубликат».
В конце сентября вышло Определение Верховного суда РФ от 27 августа 2018 года № 307-КГ18-14530, из которого следует, что если работодатель потерял листок нетрудоспособности, то факт болезни можно подтвердить другими документами. Это могут быть, например, справки из медицинских учреждений; копии корешков больничных.
Выдача дубликата больничного листа: как получить в 2022 году
Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:
- пропаже или краже оригинала;
- допущенных доктором ошибках (неправильно указаны паспортные данные, этапы заболевания, правовой статус работника и т.д. ), при этом техническим недочеты таковыми не считаются (выход букв за границы, лишние пробелы);
- правках в документе;
- неверно заполненном бюллетене;
- повреждении работником.
Важно! Если пациенту выдали несколько листков – основных и дополнительных — заменяется только испорченный бланк. Он возвращается в клинику.
Схема выдачи нового больничного документа зависит от того, кто его лишился или испортил. При обнаружении неточностей, сделанных медицинским учреждением, пропаже или порче документов по вине сотрудника инициирует оформления дублета он сам. Второй экземпляр выдаётся в том же учреждении здравоохранения, что и первоначальный.
- Справка от нанимателя о непредоставлении больничного (сейчас процедуру получения дубликата упростили, поэтому справка может и не потребоваться). Она стандартна с двумя печатями – прямоугольной и гербовой. На ней указывается полное название компании, правовая форма, ставятся визы руководителя и главбуха предприятия.
- Заявление на имя главврача клиники, которое содержит персональные данные пациента, номер и число оформления оригинала бюллетеня, причину исчезновения или непредставления нанимателю больничного. Если он просто испорчен/поврежден, то прикладывается и оригинал документа.
- В больнице создаётся врачебная комиссия, решающая вопрос удовлетворения просьбы о восстановлении документа. Решение оформляется письменно, с указанием номера листа, подлежащего дублированию.
- На основании решения комиссии лечащий доктор оформляет дублет.
- Комиссия проверяет дубликат и подписывает, вносит вновь выданный бюллетень в журнал регистрации.
По этой ссылке доступен образец заявления на выдачу дубликата больничного в формате .doc
Листок, потерянный пациентом, лечебно-профилактическое учреждение должно восстановить. Когда бумаги утеряны нанимателем, сотрудники медучреждения, скорее всего, откажут в выдаче второго экземпляра. Отвечать за сохранность листка работник перестаёт, как только он сдал его своему в бухгалтерию или кадровую службу предприятия.
Важно! Во избежание намеренной потери бумаг нужно брать расписку с сотрудника, принявшего документ.
Потребность в восстановлении утерянных или испорченных оригиналов возникает в результате форс-мажора (природные катастрофы, пожары и т.д.) или из-за халатности сотрудника, отвечающего за сохранность больничных листов. В обеих ситуациях в компании создают комитет по расследованию инцидента. Комиссия описывает всю пропавшую или повреждённую документацию, подтверждая это актами госорганов, к примеру, справкой спасателей о произошедшем возгорании, стихийном бедствии, полиции – о краже, актом коммунальщиков – о потопе в кабинете. Заключение комитета по расследованию вместе с письменной просьбой на выдачу второго экземпляра пересылают в учреждение здравоохранения.
При халатности восстановить документ можно, если по нему ещё не выплачена компенсация. Тут есть несколько вариантов действий:
- Работник, чей бюллетень пропал, по просьбе (а не приказу, так как сотрудник не виноват в произошедшем) нанимателя обращается в клинику для получения дубликата. Лечебное учреждение обязано выписать ему второй экземпляр по изложенной выше схеме. Лучше не упоминать, что больничный потерян работодателем.
- Запрос руководства организации в медучреждение. Так как законодательство не предусматривает повторную выдачу документа из-за безалаберности бухгалтерии, то (не) удовлетворение просьбы – это право поликлиники.
Когда пособие работнику уже выдали, компания не получит дубликат, и фонд соцстрахования не возместит компании понесенные затраты. Впрочем, российский суд не столь однозначен: в практике имеются решения, где в качестве основания возмещения расходов признавались не только пропавший листок, но и справки из поликлиники о его выдаче, проведенные нанимателем расчёты компенсации и т.д. Но в обычной ситуации компенсация болевшему работнику выплачивается самой компанией и/или удерживается с виновного в пропаже бюллетеня человека.
Для второго экземпляра и форма, и правила заполнения, как и для оригинала. Нюансы заполнения повторного листка сведены в таблицу.
Таблица 1. Особенности оформления дубликата
| Название ячейки | Замечания по оформлению |
| Дата | Вместо числа выдачи больничного указывается дата обращения за дубликатом |
| Дубликат | Отмечается галочкой |
| Матричный код | Внесение записи не обязательно |
| Место работы | Полные данные компании, куда предоставляется больничный лист: сначала указывается организационная форма юридического лица, затем название без кавычек. Также отмечается тип трудовой деятельности – основное место работы или совместительство |
| Наименование клиники и адрес | Данные учреждения здравоохранения, где лечился сотрудник, соответствуют информации, указанной в оригинале |
| Освобождение от работы | Полное время неработоспособности без продлений |
| Первичный | Графа не заполняется |
| Приступить к работе | Дата первого рабочего дня |
| Причина нетрудоспособности | Соответствует оригиналу |
| ФИО, пол, сведения о рождения | Персональные данные пациента |
Выдача дубликата обходится без дополнительный справок. Исключением является ситуация, кода во время длительной болезни выписывалось несколько больничных. В дубликате меняется и номер дополнительного/основного листка нетрудоспособности, который и указывается в справке.
Больничный лист и его назначение
Как уже было сказано ранее, лист нетрудоспособности (он же больничный лист) – официальный документ, свидетельствующий о наличии временных ограничений по здоровью, не позволяющих осуществлять деятельность по договору с работодателем.
На основании листка гражданин имеет право на определенные выплаты, производимые в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее по тексту – ТК РФ), конкретизирующим его положения законом о социальном страховании населения страны, иными правовыми актами. Таковыми начислениями являются:
- Компенсация заболевшему, травмированному, отравившемуся, а также по иным внешним причинам утратившему трудоспособность работнику средней зарплаты.
- Выплаты для тех, кто находится на карантине или проходит процедуру протезирования по медицинским показателям.
- Пособие по беременности и родам.
- Пособие, предназначенное для ухаживающих за новорожденными детьми.
Под неисправимыми ошибками, не подлежащими корректировке, считается «некорректное заполнение» раздела, предназначенного для медицинской организации. Поэтому возникающий вопрос: можно ли исправить больничный лист в поликлинике, имеет однозначный отрицательный ответ. Изначальные требования к тому, кто выписывает больничный лист – врачу, основная задача которого заключается в оказании медицинской помощи, предъявлялись следующие:
- заполнение печатными заглавными буквами;
- использование русского языка;
- применение печатающих устройств или гелиевых, капиллярных и перьевых ручек с чернилами чёрного цвета;
- чёткое попадание в ячейки без права выхода за территорию и соприкосновения с границами, начиная с первой ячейки;
- печати организации не должны попадать на информационные ячейки.
инструкция по заполнению больничного листа
Массовая замена больничных листов при «ошибке» такого рода заставила вмешаться фонд соцстраха, разъяснившего Письмом № 14-03-11/15-11575 от 30.09.2011 года, что наличие технических недочётов не является основанием для нанимателя требовать дубликат листка нетрудоспособности при условии читабельности текста.
- Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн
Последовательно был снят ряд вопросов, касающихся неточностей в указании названия организации. Однако можно ли сворачивать больничный лист, а если он мятый, что делать бухгалтерии? Работодатели часто не принимают больничный лист у работников, перестраховываясь от получения штрафных санкций при столь скрупулёзном подходе чиновников.
При подозрениях в отказе от приёма документа и получения страхового возмещения работодателю разрешено обращаться в местный фонд соцстраха за получением консультации специалистов. При выявлении ошибок наниматель вправе испорченный листок нетрудоспособности заменить в выписавшем учреждении, делегируя с письменным обращением любого из сотрудников.
Оформление больничного листа
Форму бюллетеня, которая действует сейчас, ввели ещё семь лет назад и с тех пор её не изменяли. Её заполняют представители учреждения здравоохранения, где лечился работник, и затем кадровая служба или бухгалтерия организации. Листы выдают не только государственные, но и частные клиники, у которых имеется лицензия на оказание медуслуг по экспертизе временной неработоспособности. Перед визитом в коммерческую больницу нужно уточнить, могут ли врачи там оформлять больничный.
Важно! Самому пациенту вписывать что-либо в бюллетень запрещено. Иначе бланк признают испорченным.
Особенности заполнения документа разъясняются в соответствующих письмах ФСС 2011 года – № 14-03-11/15-8605 от 14 сентября, № 14-03-18/15-12956 от 28 октября, № 14-03-11/15-16055 от 23 декабря. В частности, там описано, что документ заполняется только чёрными чернилами прописными буквами, которые не должны выходить или соприкасаться с границами ячейки. Заполнение происходит рукописным способом или путем набора на персональном компьютере в установленной специальной программы. При распечатке нужно поставить прочерки в каждом пустом поле. Печать ставится, так, чтобы она не закрывала внесенные сведения, а сканер считал бы их без проблем.
Выдача электронного больничного
Закон о выдаче электронных бюллетеней действует с июля прошлого года. На май 2018-ого в стране выдали уже более миллиона электронных листов, подтверждающих нетрудоспособность. Лидируют в этой области в основном регионы европейской части России — Белгородская, Липецкая области, Мордовия и Чечня, а также зауральский Кузбасс. Полностью на электронные больничные перешли в Ненецком автономном округе. Цифровые больничные не только нельзя подделать, но их и проще заполнять, невозможно потерять, что избавляет предпринимателей от волокиты и судов с государственными органами, а данные о всех выданных листках нетрудоспособности хранятся в едином реестре. При этом бумажный экземпляр по-прежнему имеет юридическую силу. Какой документ получать – электронный или распечатанный – решает сам пациент, но стоит отметить, что не все медицинские организации работают с электронной системой выдачи больничных.
Выдача дубликата больничного
Главное требование, предъявляемое к выдающим листки организациям – получение лицензии на соответствующую деятельность, а также на проведение экспертиз временной нетрудоспособности. При этом вводится ограничение для станций переливания крови, скорой помощи, приемных отделений, грязелечебниц, надзорных организаций. Должностными лицами, наделенными правом выдачи рассматриваемого документа являются:
- Лечащий врач (как больницы, так и клиники научно-исследовательского учреждения).
- Фельдшер.
- Зубной врач.
Гражданину придется предъявить удостоверяющий личность документ. Именно в соответствии с ним заполняется листок нетрудоспособности.
Порядок разрешения вопроса о наличии оснований для освобождения от работы описан законодателем следующим образом:
- Проведение осмотра поступившего.
- Внесение информации о диагнозе в личную медицинскую карту человека.
- Регистрация бланка листка нетрудоспособности в специальных книгах.
- Заполнение бланка больничного листа.
- Выдача по желанию человека в день обращения или при закрытии документа (простановке последней даты).
ФСС России от 14 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-8605. Строка «Должность врача» Как должна быть указана должность врача в листке нетрудоспособности При заполнении строки «Должность врача» необходимо указать конкретную специальность (терапевт, педиатр, хирург, лор и т.
п.). Если число букв в наименовании должности врача превышает девять ячеек, то возможно сокращение: «аллергол», «стоматол», «офтальмол» и т. д., так как оно позволяет идентифицировать должность врача. Указание в этой строке просто слов «врач» или «леч врач» недопустимо.
Вместе с тем, такой недочет не будет являться основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий. Такие разъяснения содержатся в пунктах 10 и 17 письма ФСС России от 28 октября 2011 г.
№ 14-03-18/15-12956.
Справка о выдаче дубликата листка нетрудоспособности
Некоторые пациенты, считают, что дубликат больничного сопровождается справкой. Закон не предусматривает выдачу справок при оформлении дубликата. Единственное исключение
— длительная болезнь, в течение которой выдано несколько листков нетрудоспособности. Это связано с тем, что каждый бланк имеет собственный
уникальный номер
. При восстановлении документа изменится и номер больничного, который должен быть указан в продолжении.
Также для многих работников важно знать, как быстро выдадут дубликат больничного листа? Чтобы не менять все бланки, выдается справка, подтверждающая факт замены
документа. Об этом говорится в
п.3 Письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956
:
«В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен с испорченного листка снимается копия
, в которой медицинская организация указывает № нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинской организацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием № заменяемого листка нетрудоспособности».
Справка, содержащая в себе период болезни, может быть выдана работодателю, потерявшему больничный лист, в качестве замены дубликату.
С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата. Что делать при утере больничного листа сотрудника Важно Главная/Больничный/Оформление дубликата На основании больничного листа начисляются и выплачиваются пособия по причине нахождения человека на лечении из-за болезни, за весь срок ее протекания. В нем помимо диагноза указывается длительность нахождения больного человека дома или в медицинском учреждении, и все дни нетрудоспособности при предъявлении листка будут оплачены работодателем. Внимание Это важный документ, выдаваемый медицинскими организациями в соответствии с законодательством РФ о социальном страховании. Иногда случается, что больничный лист утерян или не действителен по другим причинам. Тогда возникает необходимость в получении его дубликата.
Порядок восстановления
Если больничный лист был утерян работником до предоставления в отдел кадров предприятия, восстановление документа происходит в следующем порядке:
- Работник получает в отделе кадров справку в том, что больничный лист при выходе на работу не был предоставлен.
- Работник обращается в поликлинику с заявлением о восстановлении больничного листа.
- Заявление рассматривается комиссией, состоящей из лечащего врача, заведующего отделением и работника регистратуры.
- Заявителю выдается дубликат больничного листа.
К заявлению нужно приложить паспорт, медицинский страховой полис, а также справку, полученную в отделе кадров.
В тексте заявления излагается следующая информация:
- ФИО, адрес и паспортные данные заявителя;
- наименование медицинского учреждения и ФИО заведующего отделением, на имя которого пишется заявление;
- дата выдачи больничного листа;
- период болезни;
- дата и обстоятельства потери или порчи документа;
- просьба о выдаче дубликата;
- дата и подпись.
Как оформить дубликат больничного?
Заявление нужно писать на фирменном бланке или с проставлением углового штампа, где имеются реквизиты фирмы. Можно подготовить заявление с таким текстом: Главному врачу городской больницы №1 г.Арзамаса Горбункову Ф.Ф.
Акт о пожаре. Генеральный директор /Ф.Ф.Горбунков Нюанс рекомендация Как показывает практика, лично сотруднику дубликат выдаётся в течение дня, а по заявлению фирмы выдача может затянуться. Да и не выдадут повторный листок, если первичный потерялся из-за халатности ответственного специалиста.
В этом случае лучше договориться с работником, а на время его похода за дубликатом предоставить ему выходной.
Дубликат больничного листа выглядит точно так же, как и оригинал. Он должен содержать те же строки и те же сведения, что и утерянный или испорченный оригинал.
Что делать, если утерян листок нетрудоспособности?
Прежде чем определить порядок действий в случае утери больничного свидетельства, стоит обратиться к законодательству.
В 2009 году правительством Российской Федерации были внесены изменения в Федеральный закон №255-ФЗ. Они касались вопросов обязательного медицинского страхования, а именно социальных пособий, включая компенсации по временной нетрудоспособности, которые должны обеспечиваться Фондом социального страхования (ФСС).
Важно! Чтобы получить денежные выплаты в полном объеме, нужно предъявить правильно оформленный больничный лист, который подтвердит наличие страхового случая.
Листок нетрудоспособности представляет собой голубой бланк со светло-желтыми полями. Буквы должны располагаться в пределах ячеек, не выходить за края. Слова заносятся печатным устройством или письменно заглавными буквами. Для этого используют чернила только чёрного цвета.
Врач не должен допускать ошибок и исправлений, иначе больному придется оформлять дубликат.
Если такой документ потерян, то необходимо повторно обратиться к врачу за выпиской дубликата. Порядок действий зависит от виновного лица. Потерять больничный может как работник, не донеся его до места службы, так и работодатель, например, бухгалтер в процессе вычислений пособия.
Задача работника – донести листок до работодателя и передать в бухгалтерию, далее за его сохранность несет ответственность лицо, получившее бумагу.
Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного
По правилам 624-го Приказа Минздрава дубликат больничного выдаётся, если оригинал был заполнен:
- с ошибками;
- не по инструкции (Приказа №624н);
- с описками и исправлениями.
1-я и 4-я статьи вышеупомянутого приказа говорят о том, что дубликат выдаётся лично застрахованному, то есть переболевшему сотруднику на основании его паспорта. При этом к заявлению о выдаче дубликата у сотрудника нельзя требовать каких-то справок о порче или пропаже.
важно Дубликат может получить только работник. При этом он не несёт никакой ответственности за потерю больничного, если только не принесёт повторный листок в течение полугода: он просто лишится пособия.
Если же листок потерян или испорчен по вине другого работника (бухгалтера, кадровика или непосредственного начальника выздоровевшего), развитие событий может идти по трём путям:
- по просьбе администрации выздоровевший сотрудник получает в больнице дубликат;
- если листок пропал при форс-мажорных обстоятельствах, дубликат выдаётся представителю организации;
- если виной халатность, то пособие работнику выплачивается за счёт фирмы, но его сумма взыскивается с виновного (дубликат не выдаётся).