Оттиск печати: на каких документах ставить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оттиск печати: на каких документах ставить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Когда можно не ставить печать

2. Как использовать печати в организации

3. Как хранить печати и штампы

4. Где и куда можно ставить печать для документов?

5. Учет печатей и штампов

6. Как использовать факсимильную подпись

7. За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП

8. На какие документы ставится печать? Все о печати и ее использовании

9. Где ставить оттиск печати?

10. Можно ли поставить штамп в паспорт сразу

11. Когда применяется печать для документов?

12. Какой должна быть печать для документов?

13. В какую часть документа ставится печать?

14. Для экспертизы не имеет значения расположение реквизитов

Чтобы печать можно было ставить на официальной документации, нужно, чтобы в ней в обязательном порядке было наименование компании. Такое требование установлено в ст. 2 закона «Об АО» и закона «Об ООО». По аналогии положения нормативных актов можно применять и для ИП. Других обязательных требований для штампов не установлено.

Когда можно не ставить печать

Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)». То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.

Вот сводная таблица таких законов и документов.

Закон	Документ
Трудовой кодекс РФ (ст. 230)	Акт о несчастном случае на производстве
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61)	Доверенность от имени организации
Гражданский процессуальный кодекс РФ (ч. 3 ст. 53)	Доверенность от имени организации
Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913)	Двойное складское свидетельство
Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16)	Журнал учёта проверок
Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54)	Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу
Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (ч. 9 ст. 18)	Копии учредительных документов
Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборото этилового спирта, алкогольной и спиртосодержищей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2)	Копия извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта
Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25)	Выписки по счету депо Закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства
Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90)	Решения об эмиссии ценных бумаг Сертификаты эмиссионной ценной бумаги Решения о выпуске российских депозитарных расписок
Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16)	Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица Документы, представляемые претендентами на покупку имущества
Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90)	Копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов
Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 51, ст. 88)	Доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе или закрытом аукционе Заявка на участие в закрытом аукционе

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.

Перечень вариантов, где можно поставить печать:

Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
Дополнительные соглашения.
Акты приема-сдачи работ.
Справки и характеристики.
Командировочная документация.
Ходатайства и гарантийные письма.
Трудовые книжки.
Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Учет печатей и штампов

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

Как использовать факсимильную подпись

Да, такая необходимость прописана в Трудовом Кодексе РФ. Каждую печать необходимо подтвердить двумя подписями. Первую ставит ответственный сотрудник, который заполнял сведения об увольнении. Вторую подпись ставит сам владелец трудовой книжки после того, как проверит её и убедится в том, что все в порядке с документами.

Порой случается так, что печать ставится ошибочно. Это может произойти в нескольких случаях:

Была использована не та печать;
Печать заверяет не ту запись;
Сама запись об увольнении ошибочна.

Такая ошибка грозит значительными проблемами в будущем, и её следует немедленно исправить. Но сделать это не так то просто. Для начала нужно составить акт, который потребуется передать на рассмотрение руководству. После этого на основании акта потребуется составить приказ о внесении записи в трудовую.

Следующим шагом станет внесение в трудовую отдельной строки, аннулирующей пункт, заверенный печатью. Только так она потеряет свою силу. Главным в такой записи будет ссылка на действующий приказ, который дает право на отмену внесенного ранее пункта об увольнении.

Последним шагом станет внесение новой правки отдельным пунктом, содержащей актуальную информацию и верную печать организации.

Источник:

› Новости › LifeStyle Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати.

Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?

Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.

В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.

На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного.

Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса.

В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов. Дополнительный инструмент является универсальным решением.

И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.

Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?

В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:

место и время уничтожения;
состав комиссии;
причина уничтожения;
оттиск уничтожаемой печати;
способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.

Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве.

Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.

Перечень вариантов, где можно поставить печать:

Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
Дополнительные соглашения.
Акты приема-сдачи работ.
Справки и характеристики.
Командировочная документация.
Ходатайства и гарантийные письма.
Трудовые книжки.
Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины.

Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным.

Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д.

За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП

Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.

Штамп не ставится ни на какой внутренней документации в компании. Единственный обязательный реквизит, который должен присутствовать на приказе – это подпись руководителя.

Штамп ставится на бланке организации в зависимости от того, каким способом изготовлен бланк. Так, если бланк компании принадлежит к бланкам строгой отчетности, то оттиск на такой бумаге обязателен. Если же бланк организации выпущен на разноцветной бумаге с логотипом компании, то оттиск не ставится.

Как ИП оформить работника официально на работу в [year] году

Для заверения обычного информационного письма на бланке организации достаточно проставить подпись должностного лица. В некоторых случаях оттиск на бланке компании обязателен к проставлению. Печать ставится на гарантийных письмах, а также на доверенностях (например, на представление интересов компании в суде или на получение материальных ценностей).

Проставление штампа на том документе, на котором он не ставится, не приведет ни к каким разбирательствам. Однако, если вы не проставите этот реквизит на обязательных к заверению таким образом бумагах, то последствия могут быть неблагоприятными.

Незаверенный должным образом документ лишается юридической силы, и как доказательство при судебном разбирательстве его уже нельзя будет рассматривать.

Кроме вышеназванных документов, обязательны к заверению следующие виды бумаг:

договора (как внутренние, так и внешние);
дополнительные соглашения;
акты (приема-передачи, экспертизы и проч.);
справки и характеристики;
командировочные бумаги;
ходатайства;
гарантийные письма;
штатные расписания, инструкции;
трудовые книжки.

При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.

В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ, согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций.

Штамп ставится на документах, чтобы придать им юридическую силу. Однако далеко не вся документация нуждается в этом. На некоторых кадровых документах можно упустить проставление этого реквизита.

На какие документы ставится печать? Все о печати и ее использовании

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р –3003 печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В ГОСТ Р –2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р –97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Где ставить оттиск печати?

Для начала стоит разобраться с этим вопросом. Как правило, печать ставят, где имеется выражение «Место печати» (внизу листа) или рядом с инициалами и росписью должностного лица, заверяющего бумагу (по приложению No 11 к п.3.3.2 Приказа Росархива от 23.12.2009 No 76. Правильный оттиск немного ложится на наименование должности заявителя. Он может «захватывать» и другие элементы. Это допускается.

Внимание! Оттиск не должен задевать или «накладываться» на личную подпись!

Если платежный документ либо другая официальная бумага должна заверяться нотариусом, то оттиск печати должен быть четким, достаточно контрастным и, конечно, легко читаемым. Если бланк не заполнен печатью, то возможны серьёзные правонарушения.

Важно! Печать нельзя ставить на чистых листах или незаполненной бумаге!

Рекомендуется оформлять лист так, чтобы и подпись, и печать немного соприкасались. В таком случае, не будет сомнений в подлинности документации.

Можно ли поставить штамп в паспорт сразу

В любом случае, для того чтобы поставить штамп в документе следует дождаться выдачи свидетельства о разводе, ведь именно этот документ выступает в качестве основания для того чтобы поставить печать.

Если супруги хотят сделать это сразу же после фиксирования факта прекращения семейных отношений им необходимо выполнить следующий порядок действий:

лично обратиться в органы ЗАГС (при этом, не нужно писать заявление);
предоставить сотрудникам организации подтверждающие документы (например, постановление суда о разводе, если процесс осуществлялся через него);
сдать оригинал своего паспорта;
ожидать уведомления о завершении процедуры.

Когда применяется печать для документов?

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Для экспертизы не имеет значения расположение реквизитов

В свете обсуждаемой темы можно выделить два самых распространенных и важных вида экспертизы. Первый – проверка подлинности подписи и оттиска печати, второй – проверка давности нанесения подписи и печати. В первом случае эксперт выясняет, сделана ли подпись конкретным лицом, соответствует ли оттиск печати оригинальному образцу и не являются ли они цветными копиями. Во втором случае – определяет временной период, в течение которого нанесены подпись и печать. Предлагаем с помощью нашего эксперта разобраться, действительно ли при проведении этих видов экспертиз могут возникнуть сложности.

Однако для проведения экспертизы и получения результата совершенно не важно, стоят печать и подпись рядом, или пересекаются. Определить их подлинность, давность нанесения и многое другое мы можем, даже если печать полностью или частично закрывает подпись. На возможность проведения почерковедческой экспертизы не повлияет даже слабая визуальная различимость подписи (например, если цвет ручки, которым она выполнена, значительно бледнее оттиска печати).

Для таких случаев есть прекрасный способ – цветоделение, или визуальное исследование с применением светофильтров. Но даже если он не поможет, по методике криминалистических экспертиз эксперт должен применять поочередно разные методы исследования, пока не достигнет результата. Таких методов – множество. Так что все зависит от компетентности эксперта и от того, какое количество методик он может применять.

Таким образом, у компаний, документы которых скреплены «пересекающимися» подписью и печатью, нет оснований для беспокойства. Также отсутствует необходимость менять регламенты работы и отдельно следить за техникой нанесения этих реквизитов на документы. Поэтому рекомендации нотариуса, которые вызвали обсуждение, если говорить о возможности проведения экспертизы – не обоснованы. Любой формат проставления печати и подписи – не помеха экспертизе.

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «В трудовых книжках лучше ставить круглую печать».