Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Особенности оформления копии для банка

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

• копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
• если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки:

• Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы.
• ФМС – для получения или замены загранпаспорта.
• Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство.
• Банки: при оформлении кредита или ипотеки.

Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее:

• Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии.
• Предоставить заявление ответственному лицу.
• Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче.

Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства. Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т.д.), то ксерокопия считается недействительной.

Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные:

• «Копия верна».
• Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность.
• Дата заверения.
• Подпись заверяющего.

После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего. Все это подтверждается печатью организации.

Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т.е проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным.

Особенности заверения копии трудовой книжки важны не только для работников отделов кадров, но и для каждого трудоустроенного гражданина, ведь в случае, если заверитель допустит ошибку, можно будет быстро все исправить: это сэкономит время и нервы.

Основные ситуации, когда она требуется

Чаще всего копия книжки требуется в следующих ситуациях:

1. При направлении запроса в кредитную организацию о выдаче кредита или займа. С помощью этого документа банковские сотрудники убеждаются в том, что человек имеет официальную работу в определенной должности и работает уже определенное количество времени.
2. При составлении резюме и поиске новой работы. Не всегда бывает легко вспомнить названия всех организаций, где человек был трудоустроен ранее. И тем более сложно определиться с датами приема и увольнения. Чтобы правильно составить резюме, а также подтвердить потенциальному руководителю ваш стаж и опыт работы предоставление копии книжки будет отличным вариантом при прохождении собеседования. В большинстве случаев требуется оригинал книжки, но если вы не готовы уволиться, а затем только искать работу, этот документ легко заменить копией.
3. Для восстановления дубликата книжки. При утрате или порче книжки необходимо ее восстановление. Однако для внесения записей в дубликат, потребуется подтверждение каждой записи. Чтобы не запрашивать такую информацию у каждого работодателя, вы можете подтвердить ее копией своей книжки.
4. Для предоставления в ПФР. При оформлении различных видов пособий, пенсий, от вас обязательно потребуют копию данного документа.
5. Для оформления различных льгот и пособий в соцзащите. В некоторых случаях, чтобы получать определенные льготы, вам потребуется доказать, что вы трудоустроены и получаете доход.
6. При судебных разбирательствах. Например, при расторжении семейного союза супруге иногда приходится подтверждать, что она трудоустроена и сможет обеспечить ребенку хорошую жизнь. Точно так же и отец должен подтвердить свое место работы и получаемые доходы, чтобы ему были назначены алиментные выплаты в пользу ребенка.
7. Для оформления визы на въезд в другую страну. Копия будет свидетельствовать о том, что вы имеете постоянный доход, а также привязаны к данной стране работой.

Узнать о некоторых из этих случаев более подробно вы можете из представленного видео.

Практически все кредитные организации требуют от своих заемщиков подтверждение о наличии работы и получаемых доходах. Есть возможность получить займ и без предоставления этих сведений, однако условия в этом случае будут крайне невыгодными для заемщика. Исходя из сведений в копии книжки, банк получает следующую информацию о потенциальном клиенте:

1. Основной источник дохода. Компания, в которой работает человек, иногда имеет большое значение. Если он является госслужащим, работником надежного банка или иной крупной организации, этот факт дает большее количество уверенности в том, что человек не будет сокращен без причин. А трудоустройство в маленьких фирмах говорит о больших шансах работника попасть под сокращение.
2. Размер дохода. В зависимости от указанной должности сотрудники банка могут определить потенциально возможный размер дохода человека, ориентируясь на среднестатистические данные в этом регионе. Например, сотрудники банка не поверят, что уборщица будет зарабатывать в маленьком городке 50 000 рублей. А увидев руководящую должность, могут предположить, что доход в 50 000 рублей вполне объективная сумма для такого городка.
3. Стаж сотрудника. Обычно многие банки требуют, чтобы человек проработал в новой компании 3-6 месяцев, и только после этого они готовы выдать кредит. Связано это с тем, что первые 3 месяца могут быть испытательными. А в этом случае расторжение трудового соглашения осуществляется в упрощенном порядке. Также не все сотрудники могут справиться с возложенными на них обязательствами. И в этом случае человек попадает в ситуацию риска по невозврату кредита. В другом же случае, когда человек работает уже несколько лет в компании, рисков его увольнения намного меньше. Или по крайней мере, он сможет заранее найти себе место работы перед своим уходом, что обеспечит ему стабильный доход.
4. При просрочке платежей банк знает место работы человека, поэтому ему не составит труда взыскать положенные средства с его зарплаты в порядке приказного судопроизводства.

Где потребуется копия

Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно. Вот несколько моментов, когда этот документ непременно запросят:

• при собеседованиях во время новых попыток трудоустройства;
• в банковских структурах при принятии решений о кредитовании;
• во время оформления визы для поездки в другую страну или загранпаспорта;
• при попытке оформить льготу или субсидию в структурах органов соцзащиты.

На практике чаще всего возникает вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для кредита. Здесь нет единого правила, поэтому образец копии трудовой книжки для этой цели банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают с разными требованиями к нему.

Копию обычно выполняют только с одной стороны листа, но можно размещать на листе 2 разворота сразу. Главное, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.

Если последняя запись помещена внизу разворота, то нужно скопировать и следующий (пустой) разворот. Так комиссия по анализу документов будет избавлена от подозрений в том, что в книжке есть еще записи, не предъявленные для изучения.

Последнюю страницу заверяют подписью кадровика и печатью дважды:

• первый раз делают синими чернилами на копии запись о том, что сотрудник работает по настоящее время;
• второй раз – страницу в целом (так же, как и предыдущие).

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.

Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации

Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:

1. «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
   • На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
   • Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).

   Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

   Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

   Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

   Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

   Необходимость в копии

   Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

   Копия может потребоваться:

   • при обращении в кредитную организацию;
   • при трудоустройстве на дополнительную работу;
   • при оформлении льгот, пособий;
   • при получении визы для поездки в другую страну.

   Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

   1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
   2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
   3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
   4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

   Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

   Новые правила получения копии

   Как заверить копию трудовой книжки, знает далеко не каждый сотрудник. Проще обстоят дела, если процедуру проводит нотариус, а вот отдел кадров может допустить ошибку. В первую очередь надо лично обратиться к специалисту и озвучить необходимость получения бумаги. Иногда заявление оформляется письменно, так как в компании работает большое количество человек и требуется указать причину. В ней обязательно пишется число листов в документе и их номера. Выдается готовый результат по истечению 3-х дней. Основные нюансы оформления:

   • Копия делается в настоящем размере, без масштабирования или других изменений первоначального формата.
   • Не стоит делать цветные сканы, так как картинка всегда меняет размер, что может стать причиной сомнений в предоставленных сведениях.
   • На бумаге указываются реквизиты компании, печать, инициалы и подпись уполномоченного лица.
   • Если сотрудник не уволен, делается запись «Работает в компании на момент оформления записи», дополнительно указывается должность.
   • Число на момент подписания и номер в книге учета.

   Если сотрудник работает по настоящее время, как правильно заверить трудовую книжку надо знать в первую очередь ему самому. Так как по обновленным нормативам на бумаге делается отметка о месте нахождения оригинала, а об этом знают далеко не все специалисты. Ее отсутствие делает выданный документ недействительным.

   Заверять копии имеет право далеко не каждый сотрудник. Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, то подписи ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия, в остальных случаях управляющий отдела.

   Трудовая книжка и пенсия

   Некоторые сотрудники, накопив значительный стаж, делают нотариально заверенную копию документа. Если они работают на небольшой фирме или у индивидуального предпринимателя, то не всегда работодатель может обеспечить надёжные условия хранения документов.

   При наступлении пенсионного возраста рассматриваемый документ нужен для подтверждения наличия достаточного стажа для получения пенсии. Существуют два типа трудовых книжек:

   1. Документ советского образца, существующий с 1973 года.
   2. Новая форма, вступившая в силу в 2003 году.

   Оба этих варианта применяются и имеют одинаковую юридическую силу.

   Если были сделаны записи с нарушением существующих правил, то при расчёте пенсии они могут не быть приняты во внимание. Иногда может произойти утеря документа. В таком случае существуют два пути исправить ситуацию:

   1. Восстановить трудовую книжку, обратившись на предприятия, где сотрудник работал ранее. Это не всегда возможно, потому, что некоторые из них могут быть закрыты или не сохранили нужных документов.
   2. Стаж можно будет доказать на основании других документов. Для этого можно использовать приказы, трудовые договора. Можно для этой цели обратиться в суд и доказывать, например, пользуясь показаниями свидетелей, приводя расчётные ведомости по зарплате или другие документы.

   Не допускается использовать одновременно две книжки.

   Копия трудовой книжки

   Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге. Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии. Куда нужна копия трудовой книжки? Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки.

   Куда нужна трудовая книжка кроме работы

   Причем как раз именно по этому причине в некоторых случаях не стоит предоставлять банку данный документ (если в трудовой книжке имеются записи об увольнении по статье). Для загранпаспорта Согласно ранее действующему на территории РФ законодательству для получения загранпаспорта необходимо было предоставить копию или же оригинал трудовой книжки – в зависимости от статуса работодателя. Так, для выдачи или же замены этого документа необходимо было представить:

   • ксерокопию каждой страницы с печатью организации и подписью непосредственного руководителя;
   • на чистый лист переписать все данные о местах трудоустройства за последние 10 лет (данный документ обязательно должен быть заверен кадровой службой работодателя).

   Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году

   Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:

   • для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
   • чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
   • если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
   • для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
   • при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
   • при судебных разбирательствах;
   • при оформлении наследства, социальных выплат;
   • при создании ИП;
   • для ускорения процедуры усыновления ребенка.

   Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.

   
   

   Похожие записи:

   • Документы для визы в Польшу в 2024 году
   • Льготы для малолетних узников концлагерей в 2023 году
   • Форма декларации НДС за 2 квартал 2024 года