Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем отношения с материально ответственными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в организации меняется материально ответственное лицо, то нужно соблюсти определенный порядок действий для передачи матценностей. Все начинается с приказа руководства о смене МОЛ и передаче ценностей от одного работника другому. Далее проводят инвентаризацию для проверки наличия всех имеющихся объектов под ответственностью прежнего МОЛ.
Учет и регистрация документа
Как уже было отмечено выше, любой приказ руководителя организации, в том числе и о передаче материальных ценностей в связи с увольнением ответственного лица, должен проходить процедуру регистрации.
Согласно п. 65 ГОСТа Р 51141-98 под регистрацией документа подразумевается запись его учетных данных в установленном порядке, которая в дальнейшем будет фиксировать факт его создания, отправления и получения.
Регистрация приказов на предприятии производится путем внесения соответствующей записи в специальный регистрационный журнал. Как правило, эта запись включает в себя следующие сведения о документе:
- порядковый номер;
- дату создания приказа;
- название, кратко выражающее ее суть;
- количество приложений (если есть);
- Ф. И. О. ответственного лица.
В самом бланке приказа указывается дата и номер его регистрации.
- Скачать бланк журнала регистрации приказов
- Скачать образец журнала регистрации приказов
Каков порядок передачи товарно-материальных ценностей при увольнении материально ответственного лица?
Каков порядок передачи товарно-материальных ценностей при увольнении материально ответственного лица?
Должна быть проведена инвентаризация ТМЦ. Для проведения инвентаризации издается приказ, которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, причины инвентаризации, сроки, виды инвентаризируемого имущества. Числящиеся за работником ТМЦ передаются другому материально ответственному лицу по акту, завизированному главным бухгалтером и утвержденному руководителем организации.
Материально ответственными лицами могут являться заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, в трудовой договор с которыми включено соответствующее условие, а также работники, непосредственно обслуживающие или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество, с которыми заключены письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и включенные в перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры (ч. 2 ст. 243, ст.
244 ТК РФ).
Такие работники обязаны возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере, размер которого и причины его возникновения устанавливаются по результатам проверки, проводимой работодателем. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.
Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Кроме того, обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (ст. ст.
242, 247 ТК РФ).
При смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации обязательно (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Материально ответственные лица освобождаются от занимаемых должностей после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. В ситуации, когда на место работника еще не принят новый работник, товарно-материальные ценности может принять по акту приема-передачи работник, временно исполняющий его обязанности, его заместитель и другие материально ответственные лица. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего цеха (подразделения) (п.
258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, либо при малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 N 49)).
Состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации, в него включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.
Нужна ли инвентаризация
Закон «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательное проведение инвентаризации на предприятии, если материально ответственное лицо, обслуживающее материальные ценности, поменялось. Или, в данном случае происходит увольнение работника. Сложность может возникать тогда, когда сотрудник увольняется, а принимать ценности некому, так как замену ему еще не нашли. Ведь уполномочить любого сотрудника работодатель не может. Только определенные должности на предприятии могут быть материально ответственными, и с ними должен быть заключен соответствующий договор.
Все эти нюансы должны быть прописаны в договоре о материальной ответственности сотрудника. В том числе, порядок его увольнения, проведения инвентаризации при увольнении по собственному желанию. Либо же в самом договоре, либо по распоряжению руководителя, могут быть установлены лица, которые уполномочены на прием материальных ценностей, которые передает сотрудник при увольнении.
На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету № 119н, материально-ответственное лицо должно перед своим увольнением сдавать акт о материальных ценностях бухгалтеру. А пункт 258 данных указаний, кроме этого, содержит положение о том, что такие должности как заведующий складом, кладовщик, да и вообще все материально ответственные лица, могут быть уволены со своих должностей только после проведения инвентаризации.
Передача же ценностей, как правило, происходит по акту. Данный акт должен быть подписан главным бухгалтером, и руководителем предприятия, либо же, руководителем отдела иди склада.
Пресловутая «двухнедельная отработка» многими воспринимается как аксиома, правда никто не может точно утверждать, в какой статье ТК утверждена такая «повинность». Как уволиться МОЛ без отработки? Дело в том, что Трудовой кодекс вообще не содержит такой нормы. Сказано, что сотрудник, желающий уйти, неважно, какие обязательства на нем лежат, обязан предупредить об этом директора не позднее, чем за две недели до планируемого ухода.
Также весомыми причинами считаются:
- сотрудник поступил в учебное заведение (о чем предоставил документы);
- работодатель нарушил условия договора;
- работник переезжает в другой город;
- выход на пенсию (неважно — в положенный срок это произошло или увольняется работающий пенсионер);
- болезнь.
Правда, в случае болезни необходимо предоставить свое письменное согласие на проведение проверки и передачи ценностей другому лицу без вашего присутствия. Можно , конечно, их и не передавать. Но тогда, если все-таки будет выявлен урон, придется доказывать суду свою непричастность.
Что содержится в акте
В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую — важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий — чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.
Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах — для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Акт о приеме работником документов
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе:
- Дата и место составления.
- Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
- Наименование организации.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Список передаваемых дел.
- Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
- Данные о свидетелях процесса.
Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику
При оформлении этого документа нет необходимости придерживаться каких-то особых требований. Здесь рекомендуется придерживаться общепринятых правил составления документации подобного рода.
Сегодня компаниям дозволено самостоятельно разрабатывать фирменные бланки. Хотя многие используют унифицированную форму ОП-18.
Этот знакомый всем бланк уже имеет все необходимые графы, которые достаточно заполнить соответствующей информацией.
Сведения можно вносить от руки. Но здесь необходимо обращать особое внимание на разборчивый почерк.
Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.
Вся информация должна быть не просто достоверной, но и внятной. Необходимо постараться избегать размытых формулировок, но и важные подробности упущены быть не должны.
Многие компании выбирают печатный вариант оформления. Но при этом все подписи ответственных лиц должны быть «живыми».
Документ будет считаться правильно оформленным после того, как все ответственные лица проставят здесь свои автографы. После этого материальная ответственность за ценности возлагается на другого сотрудника, который их принял. Теперь именно к нему будут выдвигаться претензии по поводу сохранности имущества. Другими словами можно сказать, все принимаемые ценности работник должен сохранить в том же объеме, в котором их получал.
После оформления документа он направляется в бухгалтерский отдел. Здесь он должен храниться минимум пять лет. Хотя разрешается, чтобы этот срок был увеличен внутренними правилами организации.
Увольнение материально ответственного лица: порядок, инвентаризация
Практически в любой коммерческой организации трудятся материально ответственные работники: кассиры, заведующие складами, руководители производственных цехов.
Права и обязанности этих сотрудников четко прописаны в трудовом договоре. Поэтому вопрос об увольнении связан с некоторыми нюансами.
Увольнение материально ответственного лица (МОЛ) должно всегда происходить по строгим правилам, чтобы впоследствии предприятие не понесло из-за бывшего работника убытков.
Важно
Перед приемом на работу с человеком заключается договор о материальной ответственности. Увидеть образец такого документа можно здесь. В этом договоре прописываются и нюансы, связанные с увольнением.
Руководителю важно продумать и прописать в нем детали, касающиеся как работы, так и увольнения таких сотрудников.
Если у компании нет собственного юриста, такой договор лучше составить с помощью сторонней юридической организации.
Увольнение материально ответственного лица должно всегда происходить по строгим правилам, чтобы впоследствии предприятие не понесло из-за бывшего работника убытков.
Министерство труда России утвердило список профессий, которые имеют дело с материальными ценностями. При их увольнении производится инвентаризация и составляется акт о передаче.
Важно учитывать, что основной порядок увольнения матответственного лица общий с остальными категориями сотрудников и прописан в 84 статье Трудового кодекса России.
Сотрудник обязан подать заявление об уходе за две недели. После истечения этого срока он получает свои документы и денежный расчет.
Дольше четырнадцати дней затягивать процедуру увольнения нельзя, поэтому все вопросы должны быть решены в этот срок.
ТК РФ предусматривает ряд случаев, когда материальная ответственность (МО) становится полной, а когда она ограниченная. Но в любом случае, при совершении противоправных действий, или наоборот, бездействий сотрудник обязан возместить нанесенный вред.
Работодатель, для привлечения сотрудника к возмещению вреда обязан иметь:
- документальное фиксирование выявленного факта ущерба;
- просматривается связь между действиями работника и ущербом;
- подсчитана сумма нанесенного вреда.
В ТК рассматривается несколько видов ответственности:
Ограниченная – в договоре не обязательно прописывать условие материальной ответственности. Наложение взыскания регламентируется указанием закона. Работник погашает сумму нанесенного ущерба долями, размер которой не превышает суммы средней заработной платы за месяц (ст. 241 ТК).
Несколько распространенных случаев:
- работодатель самостоятельно выплачивает штраф за сотрудника (в случае наложения взыскания по вине МОЛ);
- выполнение МОЛ служебных задач привело к порче ценностей;
- утеря документов, восстановление которых в течение определенного срока не возможно, что приводит к реальному вреду;
- нарушен порядок документоведения, что ограничивает ведение деятельности в полном объеме.
- полная – заключение договора/соглашения приводит к появлению материальной ответственности. В таком документе должна содержать информация об обязанности сотрудника возместить нанесенный ущерб в полном объеме (ст. 242 ТК).
Индивидуальная – возникает только за ценности, прописанные в договоре.
Коллективная – данный вид ответственности появляется при нанесении ущерба группой сотрудников.
Особенности увольнения
По собственному желанию — извещение работодателя за 2 недели до даты увольнения. В течение этого времени необходимо передать все ТМЦ, имущество и права. В случае неполной передачи по каким-либо причинам, у работодателя нет прав задерживать сотрудника. Также нельзя отказать в увольнении, если сотрудник отсутствовал на работе по уважительной причине.
По сокращению штатов – такое увольнение проводится в случае, если:
- сокращена единица конкретной должности (в штате);
- ликвидация единицы должности.
Действующее в 2017 году законодательство не обязывает работодателя аргументировать причины сокращения должности (штата). Но все-таки, какие-то объяснения рекомендуется предоставить.
Действия работодателя:
- издание приказа о сокращении с указанием перечня должностей;
- уведомление сотрудника (под роспись) о предстоящем сокращении,
- оповещение рганов профсоюза и центра занятости.
- МОЛ принимает участие в инвентаризации и отчитывается за все материальные ценности.
- После урегулирования всех вопросов, издается приказ на расторжение договора.
Инициатива работодателя – причиной такого увольнения может стать проступок сотрудника, который привел к неполному выполнению своих обязательств.
Для увольнения такого сотрудника необходимо документальное оформление нарушения, то есть:
- документальная фиксация обнаруженного проступка;
- определение причины случившегося;
- использование необходимых мер.
Увольнение проходит в две недели, в течение которых проводится инвентаризация и передача ТМЦ с составлением акта приема-передачи. Дата подписания такого акта становится датой прекращения действия договора МО. В случае обнаружения расхождений, перед работодателем появляется задача выяснения причин таких расхождений, способы их устранения и компенсации.
Урегулировав все нюансы и при отсутствии претензий, оформляется приказ на увольнение.
Расчет с сотрудником должен быть проведен в день его увольнения и включает в себя:
- выплата заработной платы за отработанные дни;
- компенсация неиспользованного отпуска;
- выходное пособие (в предусмотренных законодательством случаях).
Особенности увольнения материально ответственного лица
Если ваш работник написал заявление на увольнение по собственному желанию, то вы, как работодатель, вправе требовать от него 14-дневной отработки, начиная со дня следующего за днем подачи заявления. А в последний день работы сотрудника рассчитаться с ним и выдать ему трудовую книжку (ст. 80 ТК РФ). Это общий порядок увольнения сотрудников.
Но если уволиться решил работник, который является в вашей организации материально ответственным лицом, то в течение этих 14 дней вы обязательно должны провести инвентаризацию и передать вверенное ему имущество по акту новому материально ответственному лицу (п. 22 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н, п. 1.5 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49). Если новый работник на место увольняющегося еще не найден, то ценности должны быть переданы другому лицу, которое временно будет исполнять его обязанности.
Образец приказа о смене материально ответственного лица
Приказ о смене МОЛ формируется в том случае, если в организации появляется необходимость переложения ответственности за имеющееся имущество с одного лица (сотрудника компании), на другого.
Ответственными лицами, могут быть разные сотрудники фирмы, занимающие разнообразные посты в штате.
Как правило, МОЛ на предприятии или фирме является сотрудник бухгалтерии, заведующий хозяйственной частью, а также водитель транспортного средства, которое принадлежит предприятию, кладовщик и так далее.
Скачать бланк приказа о смене материально-ответственного лица .doc
Скачать образец приказа о смене материально-ответственного лица .doc
Важно
Проще говоря, МОЛ считаются те сотрудники предприятия, которые осуществляют работу с финансовыми потоками, а также имеют доступ или используют в производственных нуждах разнообразные ценности, относящиеся к собственности предприятия.
Стоит отметить, что для предоставления подобной ответственности на рабочего, необходимо издать распоряжение. Также для того чтобы передать и произвести замену ответственного лица, нужно составление соответствующего для этого распоряжения.
На заметку! Ответственным лицом, в материальном, а также финансовом плане, может назначаться любой человек, работающий на организацию. Однако сотрудники предприятия, имеющие судимости по статьям связанным с грабежом, хищениями, а также злоупотреблением служебными полномочиями, не могут быть назначены МОЛ.
Распоряжение передать материалы нанимателя
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
- Дата, когда будет происходить процедура.
- Перечень ценностей, которые будут передаваться.
- Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
- ФИО ответственного лица.