Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить налоговые документы с 2020 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.
В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.
Постоянно придется хранить, например:
- годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
- передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
- Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
- договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
- документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
- договоры дарения;
- документы по операциям с ценными бумагами;
- переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
- паспорта сделок.
75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:
- трудовые договоры;
- реестры сведений о доходах физлиц;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.
Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
10 лет хранят документы, например:
- по продаже движимого имущества;
- договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
| Категория документации | Вид документов | Срок хранения |
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 лет |
| При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет | ||
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 6 лет |
| При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | ||
| Бухгалтерский учет | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Бухгалтерский учет | Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Бухгалтерский учет | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| Бухгалтерский учет | Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| Бухгалтерский учет | Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) | Постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| Бухгалтерский учет | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| а) у аудируемого лица; | б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | ||
| 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу | ||
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы | ||
| 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу | ||
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 лет |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | ||
| Кадровый учет | Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Коллективные договоры | Постоянно |
| Кадровый учет | Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года |
| Кадровый учет | Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Кадровый учет | Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Кадровый учет | Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве | а) 45 лет; |
| связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно | ||
| а) по месту составления; | ||
| б) в других организациях | б) 5 лет | |
| Кадровый учет | Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Кадровый учет | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Кадровый учет | Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет |
Хранение документов важно и в целях расчетов по НДС
Известно, что подтверждать соответствующими документами необходимо не только расходы и доходы, но и право на вычет НДС либо отсутствие обязанности по восстановлению ранее принятых к вычету сумм этого налога. Минфин также неоднократно обращал на это внимание. Например, в Письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 указано: течение предусмотренного пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
О том, какими последствиями может обернуться преждевременное уничтожение документов в связи с неверным определением срока их хранения, можно узнать из судебной практики. Показательным является налоговый спор, который рассматривал АС УО в Постановлении от 20.06.2017 № Ф09-3060/17 по делу № А60-48011/2016. Инспекция провела выездную налоговую проверку ООО за период с 01.01.2013 по 29.02.2016. В ходе проверки было установлено, что при переходе с общего режима налогообложения на УСНО общество в IV квартале 2015 года в нарушение пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ не восстановило НДС, принятый к вычету по основным средствам в июле 2007 года.
Хранение сведений о сумме выплат и иных вознаграждений и о страховом стаже застрахованных лиц
Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16.01.2014 № 2п утверждены форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР), и порядок ее заполнения.
Сведения персонифицированного учета по сотрудникам организации представляются в Пенсионный фонд РФ посредством заполнения в отношении каждого сотрудника Раздела 6 расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 ПФР.
Такие сведения могут представляться в виде документов как в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Какие изменения произошли в сроках?
Для начала объясним, почему же они поменялись. В налоговом кодексе указано, что это было необходимо для грамотного исчисления и уплаты налогов предпринимателями.
Сегодня законопроект с новыми сроками уже на рассмотрении в Совете Федерации. Если он будет одобрен, то общий срок хранения налоговых документов станет пять лет. Сейчас он составляет четыре года.
Хранить бумаги, касающиеся страховых взносов, стоит так же, как и прежде.
Для каждого вида документа есть свой срок, и прописан он в нормативных актах, например, как в постановлении правительства № 1137. Главное помнить, что указанный в акте срок может отличаться от общего срока, установленного НК. Каждый предприниматель, если он, конечно, не хочет платить Штраф, должен хранить бумажные документы максимальный срок. Это поможет избежать многих проблем.
Сегодня один из самых популярных вопросов среди предпринимателей: “А каковы сроки хранения для электронных документов?”. И не зря, ведь многие компании чаще всего используют именно их.
С точки зрения архивного законодательства, носитель информации не имеет значения, проще говоря, сроки одни и те же.
Но есть один нюанс — вместе с электронным документом необходимо в обязательном порядке сохранять и цифровую подпись, которой он подписан.
Помощником в ведении всех видов отчетности станет программа от Класс365. Она упрощает заполнение документов, исключает ошибки и, кроме этого, помогает контролировать движение финансов в компании. Попробовать в действии полный функционал программы Класс365 для автоматизации бизнеса можно прямо сейчас >>
Сроки хранения налоговых документов
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Срок хранения платежных квитанций
Ни в одном законодательном акте не указано, сколько граждане должны сохранять квитанции об оплате коммунальных услуг. Некоторые предпочитают их выбрасывать сразу же после оплаты, и это не влечет никаких проблем.
Но бывает и так, что УК или ресурсопредоставляющие организации предъявляют потребителям претензии о несвоевременной оплате, когда деньги фактически были перечислены, но подтвердить это невозможно.
Ранее форма квитанции утверждалась Приказом Минстроя РФ от 29.12.2014 №924, но на данный момент документ утратил силу. Сейчас платежка должна соответствовать требованиям, указанным в п. 69 Постановления Правительства РФ от 06.05.2011 №354, согласно которому в ней отражается вся необходимая информация:
- фактический адрес жилого помещения; Ф.И.О. собственника;
- номер лицевого счета;
- период времени, за который производится оплата;
- величина повышающего коэффициента (если он применяется);
- объем всех коммунальных услуг по отдельности (газо-, водо-, электроснабжение и пр.);
- объем услуг на общедомовые нужды;
- информация о размере перерасчета;
- сведения о величине образовавшейся за потребителем задолженности;
- информация об имеющихся льготах по оплате, либо об отсрочке или рассрочке платежей;
- штрихкоды, соответствующие ГОСТУ Р56042-2014;
- предыдущие показатели по счетчикам;
- реквизиты организации для перечисления средств;
- графа с текущими показателями по счетчикам для передачи в УК (заполняется плательщиком самостоятельно).
После оплаты гражданину выдается чек, подтверждающий факт совершения операции. Если деньги переводятся онлайн с помощью специального сервиса, рекомендуется скачать и распечатать бумагу. При обращении в банк чек выдается сразу же, и каждый документ следует хранить прикрепленным к квитанциям за периоды.
Как долго Вы храните квитанции об оплате налогов
По закону нужно хранить три года.Но я храню больше.Как раз сегодня вызывали контролирующие органы,оказывается кроме налоговой еще и администрация в этом заинтересованна, до абсурда дело дошло.Речь идет о транспортном налоге Несколько лет назад делала сверку платежей, получила от налоговой уведомление,что на 2010 год ничего не должна.В 2011 плачу исправно,в 2012 тоже.А тут вызывают и указывают,что у меня 2009 и 2008 висят налоги и по ним набежали штрафы и пеня.
Рекомендуем прочесть: Пособие При Кормлении Грудью Воронеж
Тут говорю:-» Послушайте, есть же закон,что налоги списываются за давностью лет, давайте спишите, помогите мне написать заявление,тем более абсурд, я ведь платила и только потом проводила сверку,я не хочу постоянно в этом вариться. «Тут уже представители администрации стали вникать. А представитель налоговой не хочет сдавать позиции.
Как и сколько времени хранить квитанции об оплате кредита{q}
Прежде всего, нужно подчеркнуть, что квитанции об оплате кредита нельзя выбрасывать хотя бы до тех пор, покуда весь заем не будет выплачен. После этого, если у вас нет желания сохранять их дальше, вы можете потребовать от банка справку о том, что заем был полностью погашен. Этот документ является равноценной заменой всем вашим квитанциям, и только когда он окажется у вас на руках, вы можете избавиться от чеков об оплате.
. После этого у финансовой организации не будет права что-либо от вас требовать. Однако до тех пор квитанции об оплате конкретного кредита следует хранить все вместе. Более того, спустя год хранения, можно даже сделать их копии и положить к оригиналам, так как со временем на квитанциях может теряться четкость изображения и на них уже нельзя будет стопроцентно положиться.
Предлагаем ознакомиться: Образец жалобы в прокуратуру на автосервис
Современный человек смело пользуется кредитами и рассрочками. Это удобный сервис, чтобы долго не копить на желаемую услугу или вещь. Однако с платежами также иногда возникает путаница. Для того чтобы избежать всех проблем, достаточно соблюдать простые правила.
Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
Согласно основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Штрафы за отсутствующие документы у ИП
| Кто требует | Размер штрафа |
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |