Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем табель учета рабочего времени бюджетной организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Обычно в табель ф 0504421 вносится информация специалистом отдела кадров или руководителем отдела на протяжении календарного месяца, а по его окончании передается в бухгалтерию для осуществления начисления заработка специалистам бюджетной сферы.
Обязанность по внесению данных в табель учета должна быть зафиксирована в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре с наличием ознакомительной росписи.
В форме 0504421 присутствует таблица, в которую заносятся буквенные обозначения для каждого момента отсутствия подчиненного бюджетной организации на работе и фактическое количество отработанных часов за день или за смену.
Значение для каждого дня в месяце заносится в специальную ячейку, разделенную пополам: сверху фиксируется количество часов, снизу — код в буквенном выражении, отражающий причину отклонения от нормы выработки в часах.
ФОРМА 0504421: ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ
При заполнении табеля, как любого другого документа, в первую очередь нужно указать полное наименование работодателя. Так же следует заполнить название структурного подразделения. Далее проставляется дата начала оформления документа. По центру проставляется код 0 – первичный экземпляр или 1 – корректирующий, при этом, если есть необходимость повторной корректуры, проставляется следующая цифра.
Далее заполняется основная табличная часть. В первую очередь необходимо указать работников, затем их учетные номера, должности и профессии. После чего на ежедневной основе вносятся данные об отработанном времени каждого сотрудника. Таблица условных обозначений, используемых для заполнения основной части табеля, представлена далее в соответствующем разделе.
После заполнения бланка, обычно это первый день следующего месяца, бланк необходимо заверить. Руководитель подразделения и руководитель отдела кадров должны проставить свои подписи и окончательную дату.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.
Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».
В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Кассир |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
40 ч |
|||||
|
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
10 дн. |
|
|
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
84 ч |
|||||
|
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
21 дн. |
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Кто и когда его заполняет
В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.
В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.
Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:
- составление и ведение специально уполномоченным лицом;
- подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
- направление в бухгалтерию.
Документ оформляется каждый месяц по всей организации, по структурным подразделениям (отделам, отделениям, факультетам), обособленным подразделениям. Он подлежит открытию за 2–3 дня до начала периода расчета с учетом данных предыдущего месяца. Напоминаем: форма табеля для казенного учреждения, бюджетной и автономной организации закреплена приказом Минфина № 52н.
Кто и когда его заполняет
В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.
В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.
Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:
- составление и ведение специально уполномоченным лицом;
- подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
- направление в бухгалтерию.
Правила заполнения табеля
Прежде всего отметим, что ведение табеля в учреждении может поручаться как определенному работнику, так и другим лицам. Как правило, эта работа осуществляется сотрудником отдела кадров, а в некоторых учреждениях — бухгалтером. Однако, если организация достаточно большая, обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников подразделений и отделов, их заместителей или других лиц. В медицинских учреждениях, например, табель ведут старшие медицинские сестры.
Обязанность по ведению табеля прописывается в должностной инструкции работника, который должен быть ознакомлен с ней при поступлении на работу.
Если же при приеме сотрудника на работу эта обязанность не была указана в должностной инструкции или трудовом договоре с работником, следует заключить с ним соглашение к трудовому договору. Это делается или в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ, когда работнику с его письменного согласия предлагается выполнять дополнительную оплачиваемую работу, или на основании ст. 72 ТК РФ (изменение условий трудового договора).
Согласно Указаниям обязанность по ведению табеля возлагается на работника путем оформления соответствующего приказа руководителя.
Табель открывается ежемесячно за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Обратите внимание! В большинстве учреждений табели заполняются один раз в месяц. Однако, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ заработная плата выдается не реже чем каждые полмесяца, табель рекомендуется составлять также два раза в месяц.
УказаниямиУказаниями установлено, что запись в табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (по учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда). Документами по учету кадров в первую очередь являются приказы по личному составу.
Примечание. При трудоустройстве каждому сотруднику присваивается табельный номер. Если лицо работает на условиях внутреннего совместительства, ему присваивается второй табельный номер.
Документами, подтверждающими режим работы сотрудников, могут быть также заявления работников, приказы работодателя, графики сменности и т.п. Отметка о неявке работника также вносится в табель на основании документов: справки о выполнении работником государственных или общественных обязанностей, листка нетрудоспособности, приказа о предоставлении сотруднику отпуска или его отстранении от работы и др., а в случае прогула — акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) или более четырех часов, объяснительной записки работника, приказа руководителя.
Табель заполняется методом отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.
Планируемые изменения
В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», согласно которому государственные и муниципальные учреждения физической культуры и спорта должны будут использовать табель учета рабочего времени по форме 0504421.
Форма табеля изменена по сравнению с действующими в настоящее время формами. Новый табель занимает всего один лист. Учет рабочего времени в нем можно будет вести двумя способами: с помощью регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени либо посредством регистрации фактических затрат рабочего времени. Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) должен быть определен актом учреждения в рамках формирования учетной политики.
В сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работнику, ответственному за ведение табеля, нужно будет отразить в соответствующих графах количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещению, работе в праздничные дни, работе в ночное время и другим видам), подписать документ и сдать его в бухгалтерию.
Новый Приказ определяет и порядок исправления ошибок в табеле. В случае выявления факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представления работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и т.д., в том числе в связи с поздним представлением документов), а также иных ошибок лицо, ответственное за составление табеля, обязано представить корректирующий табель.
Отметим, что в новой форме 0504421 появится строка «Вид табеля», в которой указывается значение «первичный», а в случае внесения изменений — «корректирующий», причем при заполнении показателя «Номер корректировки» отражаются:
- цифра «0» — в случае представления первичного табеля;
- цифры начиная с «1» — согласно порядковому номеру корректирующего табеля за соответствующий расчетный период.
Обратите внимание! Внесена ясность относительно количества табелей. Раньше было непонятно, нужно сдавать табель один раз (в конце месяца) или два раза (за первую и вторую половины месяца). Теперь табель необходимо будет сдавать за тот период, в котором предусмотрена выплата заработной платы. Периоды заполнения и сроки представления табеля в бухгалтерию определяются актом учреждения в рамках формирования его учетной политики в части графика документооборота.
Отдельные вопросы заполнения табеля
Вопрос: Как фиксировать в табеле время отсутствия работника, если условное обозначение не предусмотрено?
Действительно, и форма 0301008, и форма 0504421 предусматривают условные обозначения далеко не для всех случаев отсутствия работника. Например, неясно, какое обозначение проставлять в табеле, если сотрудник направлен на курсы повышения квалификации или отстранен от работы.
Однако законодатель, предполагая, что такие ситуации могут возникнуть, в Приказе N 173н и Постановлении N 1 предусмотрел возможность внесения дополнительных реквизитов, увеличения количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени (например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных). Полагаем, что приказом по организации спортивное учреждение может ввести новое условное обозначение причин неявок сотрудников для проставления в табеле учета рабочего времени.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.
Приказ Минфина России от 30 марта 2022 г
9. Признать утратившим силу приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15 декабря 2022 г. N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 1 февраля 2022 г., регистрационный номер 19658; Российская газета, 2022, 24 февраля).
Обновлены формы первичных учетных документов и регистров бухучета, применяемых органами госвласти, местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Речь также идет о порядке их применения. Отметим важные изменения.
РАЗНИЦА МЕЖДУ ТАБЕЛЯМИ УЧЕТНОГО ВРЕМЕНИ
Табель Т-12 используется, так же как и бланк по форме 0504421, для учета рабочего времени и для начисления заработной платы сотрудникам, но в отличие от него предназначен для коммерческих предприятий. Если расчеты с сотрудниками и отслеживание отработанного времени организация ведет раздельно, то в данной форме заполняется только первый раздел «Учет рабочего времени».
Табель по форме № Т-13 используется только для учета времени, проведенного сотрудником на рабочем месте. Его заполнение может осуществляться с помощью различных автоматизированных информационных систем.
Собственноручно разработанный табель может быть составлен с соблюдением всех потребностей компании. Это является его особенностью, поскольку документ не имеет четкого оформления.
Инструкция по заполнению формы Т-13
Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.
Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.
| Код дохода | Наименование дохода |
| 2000 | зарплата |
| 2012 | отпускные |
| 2300 | пособие по временной нетрудоспособности |
Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.