Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Распоряжения o назначении ответственных лиц за работу в ЕИСУ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Где используют служебные записки
Служебная записка — документ, который может составить любой сотрудник, если ему требуется обратиться к коллеге или руководителю с рабочим вопросом. Ее оформляют, когда необходимо:
- запросить сведения;
- получить инструкцию;
- сообщить о проблеме;
- согласовать действия;
- предложить план работы;
- направить специалиста в командировку;
- запросить денежные средства на те или иные расходы.
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Существует два основных способа изложения текста на бумаге: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. В случае со служебной запиской можно выбрать любой из них, так как вариант написания не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. Отметим, что в настоящий момент получили распространение служебные записки, отправляемые по электронной почте.
Такой способ коммуникации также доступен, однако электронный документ не может являться основанием для приказа директора. Бумагу в любом случае придётся распечатать и заверить «живой» подписью подчинённого.
Что касаемо выбора бумаги, то здесь всё просто. В теории записка может быть написана на любом чистом листе, не являющимся черновиком. На практике используют бумагу формата А4 или А5.
Как использовать служебные записки
Конечно, каждый работодатель регулирует рабочие отношения во многом сам. За исключением обязательных для исполнения требований Трудового кодекса. Чем крупнее организация, тем более сложен процесс налаживания трудовых взаимоотношений участников коллектива. Поэтому при наличии начальников отдела, руководителей подразделений и иных звеньев, предполагающих управление внутри организаций группой лиц, тем более вероятно использование служебных записок.
Вопросы перевода, премирования, повышения или привлечения к дисциплинарной ответственности — все эти сведений до руководителя донесет служебная записка. А наш сайт поможет оформить служебную записку грамотно и своевременно.
Как составить служебную записку: образец оформления
Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.
Пример служебной записки
Директору ООО «Гвоздика»
Слободину Владимиру Александровичу
Г. Хабаровск 12 января 2015 года
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В кондитерском цехе с 10 января 2015 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха
прошу:
- Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
- Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.
С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.
Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.
Использовать натуральные удобрения, талую воду и свои семена
Дача — моя отдушина! Если не бываю там день, чувствую себя не в своей тарелке. Кроме семян ничего не покупаю, а иногда семена моркови и свеклы вырастают свои, и очень даже неплохие. Есть все: яблони, груши, сливы, вишни, смородина, крыжовник, черноплодная рябина, малина, облепиха, ежевика. Много цветов, только георгинов до 50 кустов. Участок 10,5 сотки, под овощами и картофелем половина.
Использую натуральные удобрения и золу. Вода талая: зимой наполняем две двухтонные вагонетки снегом. Если не хватает, покупаю еще пару-тройку тонн, но это только в засушливый год. Жуков на картошке не травлю, собираю каждый день. Затрат на транспорт нет, дача близко, хожу пешком — 12 минут. Не представляю себя без участка, хотя могу позволить себе все купить. Люблю прямо с куста съесть малину, смородину, крыжовник, с дерева — грушу, яблоко, потому что ничего не обрабатываю удобрениями. Когда покупаешь в магазине или на рынке, все нужно тщательно мыть. А у нас почти все свое, даже мешки сухофруктов. Пока силы есть, не расстанусь с садом.
Как правильно написать служебную записку
Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.
Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.
- Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
- Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
- Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
- Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
- В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
- Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
- Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.
Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.
Нормативы регулирования законности документа
Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.
Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.
Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.
Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.
Чтобы правильно написать служебное письмо по образцу формы, необходимо придерживаться следующих правил:
- В шапке, на самой верхней строке служебной записки пишется имя автора (в левом верхнем углу) и адресата – правее. Нужно указать не только должность получателя, но и фамилию и инициалы. Например: «Начальнику службы безопасности ООО «Кристалл» Лионову П.П.».
- Следующая строка – название документа с кратким изложением сути написанного: «Служебная записка о переносе рабочего дня с 6.01.2016 на 10.01.2016».
- Затем следуют дата отправки сообщения, которая прописывается арабскими цифрами, например, 25.05.2015 или сочетанием букв и цифр – 25 мая 2020 года.
- Суть проблемы раскрывается в тексте: «К вашему сведению предоставляю график работы…» или обращение другими словами с целью описания возникшей ситуации.
- Предложения адресанта по разрешению возникшего вопроса содержатся в нижеследующем абзаце: «Предлагаю …» или «Считаю целесообразным изменить график…».
Заключают документ данные автора, например, «Начальник отдела кадров Васильева А.С.» и ставится ее подпись.
Образец служебной записки
«Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
Служебная записка
№ 19-43/102
От 13 апреля 2015 года
О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Служебная записка: суть документа
Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.
СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.
Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.
Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»
Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.
- Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.
- Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.
- О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.
Форма электронного документа
Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.
Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.
Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.
Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.