Путевые листы: новые требования с марта 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы: новые требования с марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Юридическая коллизия с путевым листом

Самозанятый водитель в соответствии с Федеральным Законом №422 может оказывать транспортные услуги – перевозить грузы и пассажиров. Во многих случаях это хороший способ легализоваться, потому что иначе может наступить уголовная ответственность с малоприятными последствиями.
Самозанятый не имеет права нанимать сотрудников, его доход не должен превышать 2,4 млн рублей, а работать он может только в регионе оформления этого статуса. Для большого количества водителей – это прекрасный способ легализоваться, работать открыто, честно, официально, в правовом поле.
Но первый же инспектор ГИБДД, обнаруживший, что самозанятый водитель осуществляет коммерческую перевозку, начинает требовать путевой лист. Это требование четко, без разночтений прописано в приказе Минтранса РФ №152. Самозанятый получает штраф за его отсутствие, оплачивает его и начинает думать, как же этот путевой лист получить или оформить. Здесь-то и выясняется, что для этого нужно иметь статус Индивидуального Предпринимателя или Юридического Лица. Вот это и есть Юридическая коллизия — разногласия или противоречие между нормативными правовыми актами, регулирующими одни и те же или смежные правоотношения.
Налоговая служба создала статус самозанятых для водителей, Минтранс не понял эту инициативу, а ГИБДД трактует разногласия не в пользу водителей. Они возбуждают дело по Статье 12.31.1 Нарушение требований обеспечения безопасности перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Электронный путевой лист

Применение электронных путевых листов факультативно.

Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

Электронный путевой лист:

1. подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:

   • лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
   • медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
   • лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
   • лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

   Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

2. обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

3. электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.

Для начала обратимся к Федеральному закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»:

Статья 2. Общие положения

1. Применять специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее также — специальный налоговый режим) вправе физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, местом ведения деятельности которых является территория любого из субъектов Российской Федерации, включенных в эксперимент и указанных в части 1 статьи 1 настоящего Федерального закона, за исключением территории федеральной территории «Сириус», либо территория федеральной территории «Сириус».
…
6. Физические лица при применении специального налогового режима вправе вести виды деятельности, доходы от которых облагаются налогом на профессиональный доход, без государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей, за исключением видов деятельности, ведение которых требует обязательной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя в соответствии с федеральными законами, регулирующими ведение соответствующих видов деятельности.

Таким образом, существуют 2 вида самозанятых:

• самозанятые физические лица;
• самозанятые индивидуальные предприниматели.

Справочник Бухгалтера

Когда оформление путевых листов — обязательное условие, а когда в них нет необходимости?

Внимание! По ссылкам ниже вы можете скачать бланк путевого листа легкового автомобиля в форматах ворд и эксель. Также мы подготовили образец заполнения этого документа, соответствующий всем требованиям законодательства:

Бланк путевого листа в формате wordСкачать бесплатно Бланк путевого листа в формате excelСкачать бесплатно Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2019Соответствует всем требованиям законодательства. Скачать бесплатно

Заполняйте бланки любых путевых листов в соответствии с приказом Минтранса № 152 в программе БухСофт. Скачайте ее бесплатно. Программа позволит:

• распечатать готовые путевые листы;
• добавить неограниченное количество путевых листов;
• вести справочник грузовых и легковых автомобилей с указанием технических характеристик;
• справочник водителей, с указанием персональных данных;
• учет расходов горючего;
• учет заданий для водителя.

Кроме того она автоматически рассчитает время нахождения водителя в рейсе.

Что предусмотрено за его отсутствие

Хранится путевый лист пять лет. Если документ оформлен неправильно или вовсе отсутствует, оба лица — предприниматель и водитель несут ответственность, но наказание в виде штрафных санкций налагается на бизнесмена.

Штрафные санкции за отсутствие документа указаны в Кодексе об административных правонарушениях РФ. Конкретные величины:

• за автомобиль ответственен водитель, ему назначат штраф в размере 500 руб.* или выдвинут предупреждение;
• за транспортное средство несет ответственность руководитель компании, он оплатит санкции в размере 20 тыс. руб.;
• на юрлицо выпишут штраф до 100 тыс. руб.;
• санкции за некорректно заполненную путевку составляют от 3000 до 30 тыс. руб.

Если компания пользуются в своей деятельности транспортными средствами, то ее руководитель обязан оформить путевой лист. Унифицированный бланк для предпринимательства не разработали, поэтому бизнесмены могут воспользоваться типовыми формами, внеся в них обязательные реквизиты. Возможен второй вариант — составить ПЛ авто самостоятельно. Единственное условие заполнения путевки — она должна соответствовать требованиям Приказа № 152.

Медосмотр водителя и техосмотр авто

В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждают штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.

Предрейсовый контроль технического состояния нужно провести до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. А в показателе “Сведения о транспортном средстве” указывают дополнительные обязательные реквизиты. Здесь пишут день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля.

В какой последовательности будут проведены техосмотр автомобиля и медосмотр водителя, не важно. Главное – чтобы в путевом листе был отражен сам факт их проведения в установленном порядке.

Нужен ли путевой лист при расчетах топливными картами?

Бытует мнение, что путевой лист используется при расчетах с водителями посредством наличных денег, выданных в подотчет, а если расчеты производятся по топливным картам, то можно обойтись и без данного транспортного документа, но это не так. Дело в том, что приобретение ГСМ за наличные деньги или по топливным картам определяет только порядок проведения расчетов (наличный или безналичный) и не влияет на правила оприходования и списания топлива сообразно пробегу транспортного средства, что подтверждает Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@.

Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя конкретное количество товара (постановления ФАС ПО от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22). Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам прописывается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее и реестр операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции подтверждает только факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам неправомерен. Хотя вывод сделан в части налогообложения, методологические документы по бухгалтерскому учету тоже требуют наличия путевого листа для списания в расходы всех видов топлива независимо от формы расчетов (наличная или безналичная).

Грузовой автомобиль часто используется индивидуальным предпринимателем для удовлетворения запросов заказчиков. Такую работу необходимо также фиксировать. Для этого предусмотрен раздел, где описывается работа водителя и то, каким образом эксплуатируется транспортное средство.

В абсолютно различных ситуациях могут быть наложены штрафы ГИБДД. Отсутствие путевого листа при перевозке грузов является нарушением. Поэтому необходимо его иметь и правильно заполнить соответствующие графы. В бумаге в обязательном порядке должны содержаться следующие данные:

• информация о заказчике;
• точка начала движения;
• место окончания пути;
• длительность поездки;
• расстояние;
• характер груза.

После окончания поездки указывается итоговая информация о проделанной работе. Здесь должна быть прописана информация о точном пробеге и суммарном времени работы водителя, а также обо всех перевезенных товарах.

Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста

Строгого соблюдения всех законов требуют перевозки пассажиров. Без грамотно заполненного путевого листа предприниматель или его нанятый сотрудник не может выходить на линию. Если же перевозки все же осуществлялись, то сложно потом подтвердить объем выполненной работы. Бумага должна выписываться в начале рабочего дня диспетчером. Далее водитель самостоятельно заполняет документ. Именно на основе таких записей рассчитывается зарплата и сверяется выручка.

Строгих требований к бланку для путевого листа у таксистов нет. Можно использовать собственную разработку или воспользоваться типовой. Главное, чтобы реквизиты соответствовали всем нормам.

Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста налагается на ответственное лицо. Поэтому чаще всего сумма составляет 20 тыс. рублей. Диспетчеры не имеют права выпускать на линию автомобили без этого документа. При этом срок путевки никак не регламентируется. Обычно бумага выдается на одну смену. Но документ выписывается на конкретного человека, а не на машину. Это связано с тем, что автомобилем в течение дня могут пользоваться несколько сотрудников, а учет следует вести по каждому водителю.

Эксперт: Можно ли в 2022 году выписать путевой лист на месяц для легкового автомобиля

1. номер листа и его наименование. Нумерация путевых листов ведется в хронологическом порядке, начиная с 1 января каждого календарного года. В качестве наименования необходимо указать, на какой именно вид транспортного средства оформляется документ (легковой или грузовой автомобиль, кран, трактор и т.д.);
2. период действия путевого листа. Если путевой лист оформляется на период больше одного дня, в том числе и на месяц, то необходимо указать начальную и конечную дату действия документа;
3. информация о владельце автомобиля, в том числе если он является юридическим лицом — наименование, адрес, телефон, ОГРН, если ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП;
4. информация о транспортном средстве — тип и модель транспортного средства, использование с прицепом или без, государственный номер, показания километража, а также дата и время при выезде и заезде;
5. данные водителя — ФИО, сведения о проведенном медосмотре сотрудника.

Как ездить без путевого листа на служебном автомобиле?

Все организации, в том числе индивидуальные предприниматели, использующие транспортные средства для осуществления перевозок грузов, пассажиров, багажа, обязаны иметь при себе путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.

Есть ситуации, когда нужна путевка на легковой частный автомобиль. Например, личный автомобиль работника, на котором он отправился в служебную командировку.

В заключение, стоит выделить тех водителей, которым оформлять путевые листы необязательно.

• Когда автомобильное транспортное средство находится в собственности у физического лица, эксплуатируется им в личных целях либо может быть передано другому физическому лицу посредством оформления доверенности.

• Когда автомобиль находится в собственности юридического лица или индивидуального предпринимателя и для него не важен учет расходов на бензин.

Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023

Таким образом, состав сведений должен быть такой:

Похожие записи:

• Устанавливаем испытательный срок: для кого и на сколько?
• Единый реестр жилья военнослужащих
• 23.01.2023. Какие документы выдавать работнику при увольнении?