Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция администратору торгового зала». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Администратор предприятия торговли исполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Организует: — эффективное и культурное обслуживание покупателей; — создание комфортных условий для покупателей; — бесперебойную работу предприятия. 2.2. Контролирует отсутствие нарушений правил торговли. 2.3. Проводит консультации с покупателями по вопросам, которые касаются оказываемых услуг. 2.4. Придерживается и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия. 2.5. Осуществляет контроль: — за приемку – сдачу товаров на склад; — за своевременной подачей товаров в торговые секции; — за работой касс. 2.6. Осуществляет проверку качества, сроков годности товаров, наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений. 2.7. Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров, торгового оборудования, прочего имущества предприятия. 2.8. Проводит необходимые организационно – технические мероприятия. 2.9. Организует уборку в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории. 2.10. Проводит рассмотрение претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием покупателей. 2.11. Доносит до руководства информацию об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, и о принимаемых мерах по их устранению. 2.12. Принимает меры, которые направлены на предотвращение и ликвидацию конфликтных ситуаций. 2.13. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны, а так же контролирует, чтобы всё вышеизложенное соблюдали работники. Так же контролирует выход работников на работу, присутствие их на рабочем месте в течение рабочего дня, контролирует ношение работниками форменной рабочей одежды. Следит, чтобы работники имели опрятный вид, сам выглядит достойно и опрятно. 2.14. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций, торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы. 2.15. Контролирует, чтобы были закрыты все внутренние помещения предприятия вовремя и сам закрывает предприятие в установленное время, после чего сдает помещение под охрану. 2.16. Содействует поддержанию на рабочем месте атмосферы доброжелательности, подает личный пример, как необходимо обслуживать покупателей.
II. Должностные обязанности Администратора предприятия торговли
Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями
Обязанности администратора магазина можно условно разделить на несколько групп, и в первую из них попадают обязанности, касающиеся взаимоотношений с клиентами магазина. Если в обязанности продавца входит представление товара, то администратор в торговом зале следит за тем, чтобы клиенты остались довольны качеством обслуживания в магазине. Он подключается к работе с клиентами тогда, когда компетенции продавца не хватает для решения возникших вопросов.
Вот несколько основных должностных обязанностей этой группы:
- организация культурного обслуживания клиентов;
- консультация покупателей по вопросам, касающимся оказываемых магазином дополнительных услуг;
- принятие мер по предупреждению/разрешению конфликтов с покупателями;
- рассмотрение жалоб и претензий потребителей.
Для администратора характерен широкий круг обязанностей. Перечислим их так, как они описываются в классической должностной инструкции администратора магазина:
Внимание: на плечи управляющего ложится общение с проверяющими и контролирующими органами. Для этого его необходимо обучить, прояснить, кто именно может проверять, на каком основании, что именно требовать и пр.
Оптимальный вариант — это руководитель проводит регулярные “тренинги”, поясняя правила действий при проверке. Также неплохо пригласить знакомого налоговика или сотрудника милиции для “проверки” так, чтобы сам администратор не знал, что это фиктивное действие. После общения нужно разобрать допущенные ошибки и добиться того, чтобы менеджер запомнил порядок действий, доведя их до автоматизма.
Требования к образованию и опыту работы
Стандарт в требованиях к управляющему розничными магазинами — высшее образование. Как правило, нужно или техническое, или экономическое.
Судя по опубликованным на HeadHunter вакансиям, для замещения должности нужно проработать директором по рознице или его заместителем в течение трех-пяти лет, а вот общий опыт работы в ретейле требуется больше — от пяти до десяти лет. Желательно, чтобы вы работали в том же продуктовом секторе, где и будущий работодатель.
Пригодятся и дополнительные курсы. Как минимум стоит пройти такие:
Повышение квалификации для директоров по рознице.
Курсы по брендингу, маркетингу и рекламе.
Для крупных корпораций желательно законченное MBA.
Плюсом будет сертификат, подтверждающий владение Excel и 1С: Управление торговлей.
Приглашаем на авторский курс для директоров по рознице
На курсе подробно рассказываем, как организовать работу розницы, реагировать на меняющиеся условия и эффективно выстраивать процессы. В программе — чек-листы для проверки действий, инструкция, как разработать план оптимизации и стратегию предприятия. Отдельное занятие посвящено открытию нового магазина.
Лекции подготовлены с учетом специфики бизнеса в России и странах бывшего СНГ. Участники обучения узнают, как сформировать стратегию торгового предприятия, избежать типичных ошибок, стимулировать продажи и быстро вывести магазин на прибыль.
Администратор имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.7. [Указать иные права работника].
Должностная инструкция как способ закрепления за сотрудником его обязанностей
Чтобы у работодателя и у работника не возникало вопросов по поводу того, чем должен заниматься последний на своем рабочем месте, все договоренности лучше закрепить на бумаге. Трудовая функция прописывается в трудовом договоре сотрудника, который заключается в обязательном порядке при приеме на работу, а конкретизируется в должностной инструкции.
Дело в том, что в трудовом договоре не принято детально расписывать все должностные обязанности — для этого используют должностную инструкцию. Она не обязательна для применения работодателем, но ее наличие существенно облегчает взаимопонимание между сторонами.
Для составления должностной инструкции администратора магазина можно использовать данные из квалификационного справочника должностей, утвержденного Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 года № 37. В этом справочнике прописаны должностные обязанности администратора, которые можно взять за основу. При необходимости можно также просмотреть должностные обязанности менеджера, т. к. администратор магазина может частично выполнять и их, если его трудовая функция расширена работодателем.
Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями
Обязанности администратора магазина можно условно разделить на несколько групп, и в первую из них попадают обязанности, касающиеся взаимоотношений с клиентами магазина. Если в обязанности продавца входит представление товара, то администратор в торговом зале следит за тем, чтобы клиенты остались довольны качеством обслуживания в магазине. Он подключается к работе с клиентами тогда, когда компетенции продавца не хватает для решения возникших вопросов.
Вот несколько основных должностных обязанностей этой группы:
- организация культурного обслуживания клиентов;
- консультация покупателей по вопросам, касающимся оказываемых магазином дополнительных услуг;
- принятие мер по предупреждению/разрешению конфликтов с покупателями;
- рассмотрение жалоб и претензий потребителей.
Для выполнения этих обязанностей администратор должен иметь определенные полномочия, например возможность оформления возврата товара или предоставления покупателю скидки в качестве компенсации за причиненные неудобства.
Топ-10 вопросов на собеседовании на позицию администратора и как на них ответить
Во многих организациях администраторы — лицо компании. Каждый новый клиент, соискатель, сотрудник будет проходить мимо и, поэтому работодатели стремятся найти ответственного, дружелюбного и спокойного сотрудника.
10 типичных вопросов, задаваемых на собеседовании с администратором:
1. Что вы делаете, чтобы не отставать от рабочего ритма?
Цель: ваш интервьюер хочет удостовериться, что вы справитесь. Как вы это делаете, скорее всего, не имеет значения, но у вас должен быть готов четкий и уверенный ответ.
Пример: Главное — это сохранять спокойствие, поскольку напряженное состояние не помогает и не выглядит привлекательным для сотрудников или клиентов. Я стараюсь упорядочить задачи, так что всегда начинаю с самой главное задачи. Обычно это касается одного из клиентов компании. Кроме того, я веду постоянный список всего, что мне нужно сделать, чтобы ничего не забыть.
2. Как вы организовываете свой день?
Цель: главное не то, как вы организуете свой день. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете компетентно и своевременно выполнять обязанности.
Пример: Каждое утро я составляю список дел на день. Я проверяю встречи в календаре, чтобы вовремя попросить коллегу подменить меня на стойке ресепшн. В моей работе ключевым моментом являются коммуникации, я постоянно отвечаю на звонки и проверяю электронную почту на предмет новых запросов и обновляю список дел соответственно.
3. Какую роль администратор играет в первом впечатлении клиента об организации?
Цель: ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете в чем состоит функционал должности, на которую вы собеседуетесь, но этот вопрос также может быть касаться вашей философии работы.
Пример: Администратор может произвести на клиентов как положительное, так и отрицательное. Поскольку я один из первых, кого видят клиенты, негативное впечатление может действительно испортить их мнение о компании. Для меня это похоже на то, когда хостесс встречает вас в ресторане. Если она ведет себя грубо, позже может показаться, что ваша еда была не такой уж и вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали себя комфортно.
4. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось иметь дело с рассерженным клиентом или гостем по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?
По роду деятельности администратор магазина выполняет самые разнообразные обязанности. Их можно поделить на несколько больших групп:
| Функционал администратора | Описание |
| Обязанности по работе с покупателями. | Администратор консультирует покупателей по сложным вопросам, отвечает за культуру обслуживания, рассматривает жалобы и активно участвует в разрешении конфликтов. |
| Обязанности по организации торгового процесса. | Специалист должен контролировать поддержание порядка в торговом зале, отслеживать своевременную выкладку товаров на полки, контролировать сроки годности товаров и актуальность ценников. |
| Обязанности по взаимодействию с поставщиками. | Задача администратора – обеспечить соблюдение методик размещения товаров на полках для ускорения продаж и увеличения оборота магазина. |
| Обязанности по работе с промоутерами. | Специалист организует проведение рекламных акций, подготовку необходимых материалов, использование труда промоутеров для привлечения покупателей и увеличения прибыли. |
Таким образом данный сотрудник контролирует все процессы, происходящие в магазине. От него зависит успешность торгового процесса и получение прибыли. Соблюдение должностной инструкции – обязательное условие качественной работы администратора.
Системный администратор поможет в автоматизации и цифровизации процессов в уо
Примером важности работы системного администратора при автоматизации процессов в управляющей организации может служить работа аварийно-диспетчерской службы по новым правилам ПП РФ № 416, вступившим в силу в марте 2021 года. Сисадмин УО должен был провести огромное количество мероприятий для того, чтобы организовать:
- бесперебойную работу интернета и телефонов, например, подключить ip-телефонию;
- запись звонков и перевод их на голосовую почту, хранение архива разговоров;
- ведение журналов учёта заявок в электронном виде, если компания решила использовать именно такой формат журнала;
- разные способы контроля за работой диспетчеров, например, возможность руководителя подключить к разговору или проверить статус выполнения заявки.
Также в некоторых компаниях системные администраторы подбирали технику для организации АДС по новым требованиям: компьютеры, телефоны, принтеры, телефоны, гарнитуры для разговоров. Затем выбирали необходимое программное обеспечение, устанавливали и тестировали его, после чего – обучали сотрудников им пользоваться.
А после того, как все куплено, настроено, а АДС начала работать в соответствии с требованиями ПП РФ № 416, системный администратор должен следить за работоспособностью техники и ПО, чтобы не возникали ошибки и сбои, из-за которых УО могла бы затем быть привлечена к административной ответственности за нарушения в работе АДС.
Сисадмины в управляющих организациях, следящие за современными тенденциями и новинками в автоматизации работы для таких компаний, всё чаще сегодня предлагают своим руководителям использовать облачные серверы и сервисы, в том числе для организации АДС, например, «АДС на 100%».
II. Должностные обязанности
Администратор торгового зала:
- Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами, продавцами-консультантами, кассирами).
- Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения.
- Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по выкладке товаров.
- Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале и сообщает … данные о товарах с критичным минимумом остатков, с критичным сроком годности, а также сведения о товарах повышенного, равномерного и пониженного спроса.
- Осуществляет управление:
- запасами товаров в торговом зале;
- ассортиментом товаров.
- Осуществляет контроль над соблюдением персоналом торгового зала:
- надлежащего качества и культуры обслуживания покупателей при оказании услуг торговли;
- правил продажи товаров и санитарно-гигиенических требований;
- правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной безопасности.
- Организует обслуживание покупателей, совершающих крупные покупки.
- Организует информирование покупателей:
- о товарах (их потребительских свойствах, ассортименте, ценах, пр.);
- об оказываемых сопутствующих услугах (сборка, подключение, доставка, пр.);
- о режиме работы торгового предприятия.
- При необходимости оказывает помощь покупателям в выборе товаров.
- Организует проверку качества и безопасности поступающих в продажу товаров, сроков их годности.
- Изымает из продажи некачественные товары, товары с истекшими сроками годности, неисправные и имеющие дефекты товары.
- Осуществляет контроль над наличием ценников на товарах.
- Контролирует соблюдение работниками торгового зала трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований санитарии и гигиены.
- Отслеживает злоупотребления со стороны персонала торгового зала.
- Принимает меры по разрешению конфликтных ситуаций с покупателями.
- Информирует руководство торгового предприятия о недостатках в обслуживании покупателей.
- Осуществляет контроль над исправностью оборудования торгового зала и информирует руководство торгового предприятия о неисправности оборудования для принятия необходимых мер.
- Анализирует результаты работы торгового зала по следующим направлениям:
- сведения о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам);
- сведения об изменении ассортимента товаров в торговом зале.
- Обслуживает операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.
- Использует в работе автоматизированные системы управления продажами в торговом зале.
- Составляет отчеты о движении товаров.
- Принимает участие в инвентаризациях.
- Организует в экстремальных ситуациях эвакуацию покупателей из торгового зала, вызывает милицию, «скорую помощь», пр.
ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ
2.1. Произвести визуальный осмотр ПК, убедиться в исправности электрических розеток, штепсельных вилок, питающих электрических шнуров. 2.2. Убедиться, что вентиляционные отверстия в корпусе включаемого оборудования не завалены бумагой и не перекрыты каким-либо другим способом. 2.3. Включить ПК в сеть 220В, при этом штепсельную вилку держать за корпус. 2.4. Запрещается подключать сетевые устройства мокрыми руками. 2.5. Отрегулировать освещенность на рабочем месте, убедиться в достаточности освещенности, отсутствии отражений на экране, отсутствии встречного светового потока. 2.6. При обнаружении каких-либо неисправностей оборудования, электропроводки сообщить об этом руководителю и до их устранения к работе не приступать. 2.7. Работник должен лично убедиться, что все меры, необходимые для обеспечения безопасности, выполнены.
Сравнение работы администратором в «Пятерочке» и «Магните»
В некризисное время, когда в нашей стране еще был относительный рост доходов и население набрало «жирка», попасть на должность администратора (он же Товаровед, Зам. Директора, Старший продавец, etc) было достаточно сложно, ведь зарплаты там были хороши и людей с улицы не набирали. Но всё изменилось, когда Народ Огня. ну, вы знаете. Возможности открылись.
Если вы планируете устроиться на такую должность, наверняка не от хорошей жизни, поделюсь небольшим опытом, заодно сразу расставлю некоторые плюсы и минусы Магнита и Пятёрки относительно друг друга. Дальше длиннопост для тех, кому это интересно.
1.Зарплаты и график. В моем Мухосранске оклад админа Пятерочки составляет 16 т. рублей. При выполнении плана по выручке можно получить аж 18, но планы почти никто не выполняет. В Магнитах история ровно та же (ох уж этот рынок труда, невидимая рука рынка). Однако система в Магните позволяет проводить несложные махинации для сокращения списаний, а в Пятерочке вы ежедневно выкидываете тележками то, что еще до вечера можно легально хоть как-то продать, но почти нет никаких инструментов для этого. Впрочем, Магнит и просрочку тоже толкает в полцены, но это «как бы низзя». Админ работает 15-16 часов в смену, причем в Пятерочке нам просто так добавили лишний неоплачиваемый час работы, потому что супервайзер решила, что несколько выбитых чеков того стоят. В табеле у вас выставлен рабочий день 10,5 часов с неоплачиваемым перерывом в 1,5 ч ( просто лол), но это никого не интересует. Помимо этого постоянные бесплатные переработки на других магазинах, ведь мы же коллектив. Нужно сказать спасибо, что компании хотя бы не штрафуют вас из ваших низких зп.
Для чего на самом деле крупные сети используют аутстафф/аутсорс (и клининг в том числе)
Существует такое мнение что в крупных организациях привлечение фирм наподобие клининговых ( и аутстафф в том числе ) производится только с целью оптимизации и снижения налоговой нагрузки заказчика.
В основном снижение нагрузки происходит за счет чего?
Штатный сотрудник стоит работодателю примерно полторы его, сотрудника, зарплаты на руки, с учетом всех налогов и отчислений, которые платит работодатель за своего работника.
Т.е. уборщица с зарплатой 10000 рублей обойдется прямому работодателю, оформляющего всех по ТК РФ примерно в 15000 рублей. Плюс расходы на моющие средства и т.д.
Фирма-поставщик услуг аутстаффа оформляет своих работников «в черную», т.е. без всех необходимых отчислений. Заработная плата сотрудников работодателю явно обойдется в меньшую стоимость (нет соцстраха, пенс.фонда и т.д и т.п.). Естественно, разница между налогом официальных сотрудников и оформленных неофициально и есть прибыль подобных фирм в основном. Работа выполняется та же, деньги тратятся несколько меньшие заказчиком.
А работники остаются, как правило те же, что и были в штате заказчика (если только штат был укомлектован), просто переходят под другую вывеску.
Если возьмем сеть Магнит- вот выстраданное.
Найти уборщицу на заявленную зарплату с оформлением в штат было сложно. Мало того, что 2 дня в неделю уборщицы не было по графику, но и в периоды фактического ее отсутствия в штате, когда искали замену, представляете, как было в магазине? При вакансии уборщицы, я сам убирал в своем магазине через раз (потому что выбор между наличием товаров на полках с всеми работающими кассами и чистыми полами был для меня очевиден).
Чего удивляться, что магазины Магнит слыли «грязными сараями»?
Сейчас, конечно, уже не так, уборка проводится хотя бы ежедневно, спасибо клининговым фирмам.
Что дал клининг нам в магазинах непосредственно? Уверенность в том, что уборщица будет в магазине постоянно и ежедневно, не придется отвлекать продавцов на уборку, в ущерб какому-то другому процессу, более важному для покупателя.
Какую экономию дал клининг, грубо говоря, отдельно взятому филиалу? А вот тут интереснее, давайте посчитаем. При зарплате штатной уборщицы в 8-9 тысяч на руки и затратах на хозяйственные нужды в месяц около 300 рублей, уборка обходилась одному магазину где-то в 14000 рублей/месяц. Клинингу за один магазин оплачивалась сумма в диапазоне 20000-27000 рублей в зависимости от площади.
Экономия на оптимизации не очень заметна, как вы сами понимаете.
А Пятерочка начала пользоваться услугами клининга все же лет на 5 раньше чем Магнит.
Кто может претендовать на должность?
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.