Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности бухучета аренды автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Как обычно оформляется договор аренды транспортного средства?
В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.
Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.
Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля
Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:
- марка и модель автомашины;
- ее пробег на момент передачи;
- стоимость данного актива;
- данные технического осмотра;
- номер подписанного сторонами договора аренды.
Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.
Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:
- 20 «Основное производство»;
- 23 «Вспомогательные производства»;
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
- 44 «Расходы на продажу».
Нюансы отражения в 6-НДФЛ выплат по договорам аренды с физлицами
В соответствии с п. 3 ст. 226 НК налоговый агент должен рассчитать сумму НДФЛ к удержанию на дату получения дохода физлицом. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой получения физлицом дохода по аренде будет являться дата оплаты услуг арендатором деньгами либо передачи дохода в иной форме, допускаемой законодательством.
Вместе с тем подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ представляет доход как вознаграждение, полученное за выполненную работу или оказанную услугу. Простая, на первый взгляд, логическая цепочка: услуга оказана, оплата произведена, НДФЛ удержан и уплачен в бюджет — на практике приводит к дополнительным вопросам. Например:
Таким образом, при заполнении 6-НДФЛ по аренде необходимо «примирить» между собою требования ст. 223, 226 и 208 НК РФ.
Как следует рассуждать и на что ориентироваться в практических вопросах формирования 6-НДФЛ при аренде у физлиц, рассмотрим на примере.
ООО «Грузоперевозки» 02.03.2021 заключило с сотрудником договор об аренде его личного автомобиля «Газель». Договор заключен сроком на 1 год. Арендная плата по договору — 20 000 руб. в месяц с выплатой аванса и окончательным расчетом в месяце, следующем за окончившимся месяцем аренды. 19.03.2021 сотруднику по его просьбе выплатили аванс за аренду в феврале — 10 000 руб. В апреле за мартовскую аренду было оплачено: 12.04.2021 — 5 000 руб., 22.04.2021 — 5 000 руб. В примере все выплаченные суммы указаны «грязными», т. е. без учета удержания НДФЛ при выплате дохода арендодателю.
Договор аренды личного автомобиля
При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).
При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся | Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ |
| Работник | Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое | Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ |
Распространенные ошибки при аренде авто
Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.
Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:
- Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
- Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа — организация (арендатор).
Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.
Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:
- путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
- платежные документы — чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
- акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
- распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.
В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.
Две разновидности договора аренды
Гражданским кодексом предусмотрен договор аренды транспортных средств:
- с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда с экипажем) (ст. ст. 632 — 641 ГК РФ);
- без экипажа (ст. ст. 642 — 649 ГК РФ).
В первом случае эксплуатацию машины организует арендодатель, во втором — арендатор. Мы рассмотрим второй вариант — договор аренды без экипажа, поскольку считаем маловероятным, что ваш сотрудник, не будучи профессиональным водителем, занятый исполнением должностных обязанностей по основному месту работы, возьмет на себя дополнительную нагрузку организовать эксплуатацию и обслуживание автомобиля в интересах работодателя.
Примечание. Способы использования работодателем личного автомобиля сотрудника
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:
- выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
- арендовать у работника автомобиль;
- заключить договор на оказание транспортных услуг.
Кроме того, работник может передать организации машину в безвозмездное пользование или лизинг.
Страхование автомобиля
Расходами организации по страховым договорам (как обязательным, так и добровольным) являются страховые премии, уплачиваемые страховой компании (п. 1 ст. 2 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»).
Если организация применяет метод начисления и договор страхования заключен на срок более одного отчетного периода (месяца, квартала, полугодия, девяти месяцев), то расходы на страхование учитываются при исчислении налога на прибыль равномерно (абз. 7 п. 2 ст. 286, п. 3 ст. 286 и п. 6 ст. 272 НК РФ):
- в течение срока действия договора, если страховая премия перечислена разовым платежом. При этом сумма расходов, которую организация может признать, определяется пропорционально количеству календарных дней действия договора в этом периоде;
- в течение срока, за который уплачена часть страховой премии, если страховые взносы уплачиваются в рассрочку. При этом сумма, включаемая в расходы, рассчитывается пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.
Если срок договора менее одного отчетного периода, то расходы на страхование включаются в состав расходов в момент оплаты (п. 6 ст. 272 НК РФ).
При кассовом методе сумма страховой премии включается в расходы после ее уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если у таких организаций порядок учета расходов на страхование в бухучете и налоговом учете различается, то возникает необходимость применения ПБУ 18/02.
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации
Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.
Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.
Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.
Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.
Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.
Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант
Как осуществляются бухгалтерские проводки
Если гражданин берет автомобиль в ренту у организации или у юридического лица, у которого данная услуга закреплена, как основной вид деятельности, то в бухучете такая сделка будет зарегистрирована, как реализация товара. А вот при прокате авто путем составления договора с физическим лицом подобные манипуляции следует фиксировать, как внериализационный доход.
Важно знать! Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда аренда автомобиля происходит от лица ИП у сотрудника. Ведь тогда бухгалтерский и налоговый учет будут составляться не по стандартному алгоритму, а в особом порядке, с включением в расходы затрат на топливо. Найм экипажа в таком случае не фиксируется, как это предусмотрено для рядового договора ренты ТС.
Договор аренды личного автомобиля
При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).
При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся | Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ |
| Работник | Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое | Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ |
Этот акт необходим, чтобы зафиксировать передачу транспортного средства. Лишь после его подписания автомобиль считается переданным арендатору. Он выступает в качестве приложения к договору аренды и по отдельности они не имеют юридической силы.
Таким образом, без этого документа сделка считается недействительной. Акт не имеет унифицированной формы, потому ответственность за грамотное составление лежит на самой организации.
Акт делится на три части:
- Вводная. В этом разделе необходимо указать номер договора, дату подписания и передачи авто, название, город или населенный пункт, в котором заключается сделка.
- Основная. В начале основного раздела отражается информация об арендодателе и арендаторе. Затем указывается информация о самом транспортном средстве:
- марка;
- категория;
- год выпуска;
- идентификационный номер;
- параметры и номер двигателя;
- цвет кузова;
- номер ПТС;
- дополнительное оборудование, входящее в комплектацию.
- Заключительная. В этой части фиксируется передача денежных средств, ставятся подписи.
Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).
Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.
Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.
Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто
Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:
- различное топливо (газ, дизель, бензин);
- смазочные материалы;
- специализированные жидкости (охлаждающие, тормозные).
Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.
Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:
- Стоимость ГСМ (без налога на дополнительную стоимость). Дт 10 — Кт 60.
- НДС по бензину. Дт 19 — Кт 60.
- Списание расходов на ГСМ. Дт 20, 26, 44 — Кт 10.
Бухгалтерский учет аренды автомобиля
Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.
При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.
Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.
Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.
Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.
Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:
- Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
- Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
- Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.
Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.
Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:
- Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
- Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.
Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.
Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.