Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уведомление об изменении сроков выплаты заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если точные даты выплаты зарплаты прописаны лишь в ПВТР, то для их изменения потребуется издать приказ. Если в организации есть профсоюз, то перед внесением правок в правила нужно получить его согласие. Согласие же сотрудников на изменение сроков выплаты зарплаты в этом случае не требуется.
Внесение изменений в положение об оплате труда
Если сроки выплаты зарплаты закреплены также в положении о выплате заработной платы, то изменения потребуется внести и в этот документ. Делается это посредством издания руководителем соответствующего приказа. Он не имеет унифицированной формы, но в него желательного включить следующие сведения:
- название организации;
- реквизиты документа;
- текст изменений, вносимых в положение (например, «Изложить пункт 3.4 в следующей редакции:…»);
- данные об учете мнения профсоюза (при его наличии);
- ФИО, должность и подпись ответственного лица;
- ФИО, должность и подпись генерального директора.
В переходный период важно соблюдать сроки между выдачей зарплаты. То есть между выплатами аванса и основной части зарплаты не должно пройти больше 15 дней. Для этого средства сотруднику можно перечислить не 2, а 3 раза. Рассмотрим, как это выглядит на практике.
Пример
В ООО «Кадровик» зарплата выплачивается 2 частями:
- 16 числа — аванс за первую половину месяца;
- 1 числа следующего месяца — окончательный расчет за прошедший месяц.
На собрании учредителей принято решение об изменении дат выдачи зарплаты на 25 число (аванс) и 10 число следующего месяца — окончательный расчет. Чтобы избежать разрыва более чем в 15 дней, зарплату сотрудникам желательно выплатить следующим образом, например:
- 16 августа — аванс за первую половину месяца (по старым срокам);
- 25 августа — выплата за фактически отработанное время во 2 половине августа;
- 10 сентября — окончательный расчет за август.
Причины изменения сроков выплаты заработной платы
С 1 января 2023 года изменяется порядок исчисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ) с заработной платы работников. НДФЛ исчисляется работодателями (налоговыми агентами) на дату фактического получения дохода. До 2023 года фактической датой получения налогоплательщиком (работником) дохода в виде заработной платы признавался последний день месяца, за который работнику была начислена заработная плата (п. 2 ст. 223 НК РФ в редакции, действовавшей до 01.01.2023). То есть фактически работодатель исчислял НДФЛ при выплате заработной платы за вторую половину месяца.
С 2023 года данная норма утрачивает силу (п. 12 ст. 2 Федерального закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ). И в отношении даты получения дохода в виде заработной платы действует общее правило – датой получения дохода в виде оплаты труда признается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счет работника в банке (подп.1 п.1 ст.223 НК РФ). Теперь НДФЛ необходимо исчислять при каждой выплате заработной платы.
В этой связи по просьбе бухгалтерии, отдельные работодатели рассматривают вопрос о возможном изменении дат выплаты зарплаты.
Основные выводы:
- Порядок проведения процедуры зависит от того, какой документ регламентирует конкретные сроки получения заработной платы.
- Приказ оформляется только, если сроки установлены ПВР.
- Если даты выдачи определены трудовыми договорами, работодатель уведомляет за два месяца работников о предстоящих изменениях. После этого заключаются дополнительные соглашения с каждым из сотрудников.
- Когда сроки фиксированы коллективным договором: создается комиссия, принимается решение о введении изменений и только после этого издается одно дополнительное соглашение к договору.
- Дни выдачи не могут быть реже, чем каждую половину месяца. Оплата производится не позднее пятнадцати дней после завершения периода, за который произведено начисление зарплаты.
Как оформить новые сроки выдачи зарплаты
Действующим законодательством не закреплена обязательная форма уведомления об изменении оплаты труда. Образец 2021 года этого документа составляют на фирменном бланке компании в свободном изложении. В нём обязательно указывают:
- вежливое обращение к сотруднику – с именем и отчеством (если есть);
- сообщение об изменении величины оклада;
- дату возможного начала действия новых условий трудовых отношений;
- информацию о причине изменения заработной платы;
- подтверждение согласия работника на новые условия (нужна его подпись);
- дату оформления уведомления;
- подпись руководителя.
На ком лежит ответственность за соблюдение текущих правил
Изменение сроков выплаты заработной платы без оповещения, как и отсутствие выплаты в установленный срок, является преступлением. В этой ситуации, подобные нарушения могут повлечь за собой административную или уголовную ответственность. В случае нарушения, организация должна предоставить сотруднику финансовую компенсацию. Сумма компенсации ранее составляла одну трехсотую часть от ставки рефинансирования. Сегодня, данная сумма составляет одну сто пятидесятую часть от ключевой ставки.
Полученное число, следует умножить на сумму заработной платы. Полученный результат является суммой компенсации за сутки просрочки. Компенсация сотруднику при нарушении сроков оплаты трудовой деятельности может превышать приведенные цифры, если данный нюанс был заранее прописан в трудовом договоре. В данном случае, причина задержки финансовой выплаты не принимается в расчет.
Когда следует выдавать зарплату
Законодательство четко говорит о том, что каждый работник должен получать зарплату не реже двух раз в месяц, т.е. каждые две недели. Если работодатель имеет желание, он может оплачивать труд подчиненных и чаще – хоть каждый день в конце смены.
Реже двух раз в месяц выдавать зарплату нельзя: нарушение этого правила грозит предприятиям и организациям серьезными санкциями со стороны надзорных структур.
При этом то, как именно будет разделяться заработная плата: равными частыми или нет – отдается на усмотрение работодателя.
С 3 октября 2016 законодатели определили точный день, до которого должна переводиться заработная плата работникам – это 15 число текущего месяца. Если ранее на предприятии были установлены сроки, не соответствующие этому правилу (например «окончаловка» за предыдущий месяц выплачивалась 16 числа или позже), необходимо изготовить приказ о переносе сроков выдачи заработной платы.
Процедура эта также должна включать в себя письменное уведомление всех работников предприятия о грядущих изменениях в сроках выплаты зарплаты как минимум за два месяца до наступления самого события.
Если работник не соглашается с нововведением, согласно ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77, ст. 178 ТК РФ, работодатель имеет право его уволить.
Следует отметить, что если даты выдачи заработной платы по факту соответствуют нормам трудового кодекса РФ, но при этом нигде не задокументированы, это также может навлечь на компанию и ее директора административные штрафы: от 30 т.р. руб. до 50 т.р. руб.. – для самой фирмы и от 1т. р. руб. до 5т. р. руб. – для ее руководителя.
Процедура утверждения сроков
После разработки плана выплаты заработной платы, необходимо его утвердить. В соответствии с трудовым законом делается это в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре. Необходимо внести изменения в эти документы. Об изменении сроков в обязательном порядке следует уведомить бухгалтерию предприятия, ведь именно она занимается выдачей зарплаты.
Закон не обязывает руководство предприятия утверждать изменение сроков приказом. Достаточно будет внести изменения в вышеперечисленную документацию. Однако распоряжение сделает процедуру более комплексной. Оно послужит в качестве уведомления сотрудников, работников бухгалтерии.
Также это работает и в обратную сторону. Не получится утвердить новый порядок выдачи зарплаты одним лишь приказом. В любом случае потребуется вносить изменения в уже имеющиеся официальные бумаги.
Объясняем, как составить приказ «на пальцах»
По своей структуре данный документ не отличается от других распоряжений и состоит из шапки, основной части и подписей сотрудников.
Начинаем составлять приказ с шапки. В ней указываем полное наименование организации-работодателя. Имеет смысл воспользоваться фирменным бланком, на котором помимо наименования будут указаны и другие реквизиты.
Ниже по документу пишем его название (приказ о сроках выплаты зарплаты) и присваиваем ему номер.
Под названием указывается дата составления распоряжения и населённый пункт.
На этом заполнение реквизитов окончено. Проверяем правильность указанных данных и переходим к основной части документа.
Основной блок следует начать с мотивировки. Ссылаемся на норму закона и объясняем причину изменения сроков. Если порядок утверждается впервые, ограничиваемся ссылкой на Трудовой кодекс (статья 136).
Далее по пунктам начинаем утверждать следующие положения:
- обозначаем сроки выдачи зарплаты. Указываем точные числа месяца и количество раз;
- с какого числа документ вступает в силу;
- утверждаем внесение изменение в правила внутреннего трудового распорядка;
- приказываем уведомить всех сотрудников фирмы об изменении сроков оплаты труда;
- отдаём распоряжение бухгалтерии выдавать зарплату в соответствии с новым порядком;
- назначаем ответственное за выполнение приказа лицо.
Разрешается ли выплачивать зарплату чаще, чем дважды в месяц?
Да, несомненно. Трудовой кодекс прямо говорит, что зарплата выдается «не реже, чем каждые полмесяца». А это значит, что ограничение ставится только на более редкие выплаты сотрудникам, но не на более частые (письма Минтруда РФ от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 06.12.2016 № 14-1/В-1226).
При желании вы можете выдавать деньги не дважды в месяц, а еженедельно и даже ежедневно. Однако перед тем как переходить на более частую периодичность выдачи зарплаты, стоит продумать целесообразность этого: будет ли такой график удобен и выгоден как работникам, так и самому работодателю.
Практика показывает, что это выгодно тем работодателям, которые задействуют временный персонал, в остальных же случаях преимущества более частой выплаты денег совершенно неочевидны, а то и вовсе отсутствуют.
О том, как заключить договор с временным работником, читайте в материале «Ст. 59 ТК РФ: вопросы и ответы».
Не вызывает восторга еженедельная выплата и у персонала: согласно неоднократно проводимым статопросам, большинство работников желало бы сохранить 2-разовый график получения зарплаты.
Основные моменты при изменении оклада
Оклад – это неизменяемая часть зарплаты. Обычно для разных категорий работников она устанавливается отдельным распоряжением директора фирмы, фиксируется в штатном расписании и затем на протяжении определенного промежутка времени остается неизменной.
Однако в силу каких-либо обстоятельств руководство предприятия может принять решение о повышении или понижении оклада – закон в этом праве работодателя никак не ограничивает.
Единственное условие, которое требуется соблюсти: оповестить тех сотрудников, которых касается изменение оклада заранее и в письменной форме.
Если работник согласен с предлагаемым размером оклада, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение.
Оклад можно менять как угодно часто, главное, чтобы он не был ниже установленного законом минимального размера оплаты труда. Изменение оклада может касаться как группы работников, так и какого-то особо отличившегося сотрудника, при этом размер изменения также строго индивидуален.
Как оформить изменение правильно?
По ст. 57 и 136 Трудового кодекса у работодателя нет обязательства обозначить конкретные дни выплаты зарплаты в трудовом договоре. Он вправе прописать их в правилах внутреннего распорядка предприятия или коллективном договоре.
Порядок действий при переносе даты выплаты заработной платы напрямую зависит от того, в каком документе обозначены конкретные сроки.
Для удобства восприятия информации, рассмотрим каждый из вариантов в форме табличного документа:
Число получения заработной платы фиксировано документом
Порядок переноса даты
Правила внутреннего распорядка (ПВР)
Перенос дат происходит на основании изданного по предприятию приказа.
После изменений с ними необходимо под роспись ознакомить каждого трудоустроенного гражданина. Так как ПВР являются локальными нормативными документами, решения об изменениях принимаются работодателем без согласия работников.
Если в компании присутствует профсоюз, при внесении изменений требуется учесть его мнение.
Если коллективный договор не содержит пункт относительно порядка внесения в него изменений, то их внедряют путем переговоров.
Обычно, для внесения изменений в такие договоры создается специальная комиссия. В нее должны входить представители обеих сторон: работодателя и работников.
Результаты фиксируются в специальном дополнительном соглашении. Оно содержит свободную форму, но обязательно должно включать новые сроки получения платы за труд. Дополнительное соглашение направляется на регистрацию территориальный орган по труду не позднее семи дней после подписания.
Вступает в силу документ с момента его издания, а не регистрации.
По ст. 72 ТК РФ при изменении числа выплаты зарплаты проводится с помощью заключения с каждым работников дополнительного соглашения. Если человек не согласен с изменением условий договора, организации придется его рассчитывать с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного заработка.
При таком варианте обязательно необходимо уведомить сотрудников о предстоящих изменениях за два месяца в письменном виде.
Уведомление должно содержать не только новые даты выплаты заработной платы, но и причины вводимых изменений и пояснений, почему нельзя оставить прежние сроки.
Если даты зафиксированы в двух или трех документах одновременно, то изменения придется вносить в каждое из них.
Например, когда дата оговорена в правилах распорядка и трудовых договорах, издается приказ и за два месяца сотрудникам направляются уведомления.
После чего еще заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Что нужно учесть при установлении дат выплаты заработной платы
Перед тем как утвердить зарплатные даты, просчитайте возможные риски и налоговые последствия. Есть ряд скользких моментов, на которые следует обратить внимание:
- Не следует путать выражения «каждые полмесяца» и «дважды в месяц». Например, числа 3 и 16 подходят под определение «дважды в месяц», однако здесь не соблюдено правило непревышения разрыва в 15 дней, поскольку с 16-го числа до 3-го получается больше, чем полмесяца.
- Опасно выбирать не четкие даты, а временной промежуток — например, с 1-го по 5-е число, равно как и граничные сроки, например, не позднее 5-го и 25-го чисел. Во-первых, ст. 136 ТК РФ говорит о необходимости установления именно определенных дат, а во-вторых, есть риск запутаться и превысить полумесячный интервал между выплатами. О неправомерности такого подхода говорится в письме Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242, постановлении ВС РФ от 15.05.2014 № 3-АД14-1, определении Забайкальского краевого суда от 05.09.2012 № 33-2867-2012.
- Небезопасной также будет недостаточно определенная фраза, например: «зарплата выдается не позднее 5-го и 20-го чисел каждого месяца». Ведь понять по такой фразе, когда выдают аванс, а когда окончательную сумму, невозможно.
- Подбирая удобные даты, нужно принять во внимание и требования НК РФ. Так, 15-е число для окончательного расчета оказывается неудобным, поскольку выдача аванса в этом случае приходится на 30-е число, а это во многих месяцах — крайний день. С аванса, выплаченного в последний день месяца, придется удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, определение ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). А вот в месяцах, в которых 31 день, этого делать не надо. Это создаст путаницу как для бухгалтера, так и для контролеров.
О том, как отразить дату удержания налога в 6-НДФЛ, читайте в этой статье.
Как установить сроки выплаты аванса и зарплаты
Согласно трудовому законодательству, заработная плата должна переводиться на счет работника не реже чем каждые полмесяца. Сроки и порядок предоставления вознаграждения в нефинансовой форме фиксируется коллективным соглашением или индивидуальным трудовым договором.
Деньги переводятся напрямую на счет исполнителя трудовых обязанностей. Исключения могут устанавливаться в индивидуальном порядке, но только в рамках положений действующего законодательства. Дополнительно установлены иные временные рамки перевода денежных средств служащим, которые работают в государственных и муниципальных органах власти. В таком случае, периодичность предоставления заработной платы устанавливается ведомственными нормативными актами.
Контроль исполнения закона в сфере выплаты заработанного дохода ложится на плечи профсоюзных организаций, а также самих служащих.
Как внести изменения в документы и установить правильные сроки выплаты заработной платы
Если по каким-либо причинам у вас нет ЛНА, регулирующих сроки перечисления зарплаты, их нужно сделать и как можно быстрее. Если же необходимые ЛНА есть, но сроки в них указаны неверно, это следует оперативно исправить:
- Если возможно, переделайте документ, но только при условии, что это не вызовет несоответствий с другой вашей документацией.
- Для того чтобы изменить колдоговор, соберите комиссию из представителей обеих сторон — сотрудников и работодателя. Результаты переговоров членов комиссии оформите допсоглашением, в котором укажите новые зарплатные сроки.
- Если зарплатные даты вносились в трудовые договоры, придется оформлять допсоглашения к каждому из них.
- Изменения сроков выплаты заработной платы, вносимые в ПВТР, оформить проще всего — для этого достаточно издать приказ, с которым следует ознакомить каждого работника под подпись.
Внесение изменений в положение об оплате труда
Если сроки выплаты зарплаты закреплены также в положении о выплате заработной платы, то изменения потребуется внести и в этот документ. Делается это посредством издания руководителем соответствующего приказа. Он не имеет унифицированной формы, но в него желательного включить следующие сведения:
- название организации;
- реквизиты документа;
- текст изменений, вносимых в положение (например, «Изложить пункт 3.4 в следующей редакции:…»);
- данные об учете мнения профсоюза (при его наличии);
- ФИО, должность и подпись ответственного лица;
- ФИО, должность и подпись генерального директора.
В переходный период важно соблюдать сроки между выдачей зарплаты. То есть между выплатами аванса и основной части зарплаты не должно пройти больше 15 дней. Для этого средства сотруднику можно перечислить не 2, а 3 раза. Рассмотрим, как это выглядит на практике.
Пример
В ООО «Кадровик» зарплата выплачивается 2 частями:
- 16 числа — аванс за первую половину месяца;
- 1 числа следующего месяца — окончательный расчет за прошедший месяц.
На собрании учредителей принято решение об изменении дат выдачи зарплаты на 25 число (аванс) и 10 число следующего месяца — окончательный расчет. Чтобы избежать разрыва более чем в 15 дней, зарплату сотрудникам желательно выплатить следующим образом, например:
- 16 августа — аванс за первую половину месяца (по старым срокам);
- 25 августа — выплата за фактически отработанное время во 2 половине августа;
- 10 сентября — окончательный расчет за август.