Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Методы снижения дебиторской задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дебиторская задолженность возникает в тот момент, когда компания реализует свою продукцию или услуги с отсрочкой платежа. Фактически это кредитование клиентов на срок, указанный в договоре. Для покупателей это дополнительный бонус (беспроцентный кредит), а для компании – замороженные денежные средства и риск невозврата платежа.
Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей
При планировании дебиторской задолженности нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).
Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.
Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:
1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.
2. Термины.
3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.
4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.
5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.
6. Контроль исполнения Положения.
Управление просроченной дебиторской, кредиторской задолженностью
Задолженность, по которой обязательства не исполнены в предусмотренный правовым основанием срок, считается просроченной (п. 69 Инструкции № 33н). Гражданским законодательством предусмотрены различные способы работы с проблемными долгами: реструктуризация, получение обеспечения по долгу (залог, поручительство), отступное, переуступка права требования, перевод долга, судебное взыскание.
Прекращение обязательства путем предоставления отступного в виде уплаты денежных средств или передачи иного имущества (ст. 409 ГК РФ) возможно при наличии у должника объекта, свободного для распоряжения (например, БУ может погасить свои долги основными средствами, не относящимися к особо ценному имуществу). Зачет встречного однородного требования (ст. 410 ГК РФ) является самым очевидным, быстрым и простым способом прекращения обязательств и носит скорее технический характер. Обязательство также может быть прекращено новацией, то есть заключением соглашения сторон о замене первоначального обязательства, существовавшего между ними, другим обязательством (ст. 414 ГК РФ). Например, БУ может погашать свой долг услугами, а не деньгами.
* * *
Система управления как дебиторской, так и кредиторской задолженностью БУ имеет ярко выраженный акцент в сторону контроля размера задолженности и недопущения возникновения «просрочки». То есть на первом плане стоит задача управления рисками, а не доходами (прибылью, денежным потоком), в этом проявляется специфическое отличие государственного сектора от коммерческого. И, действительно, учредителя в первую очередь волнует бесперебойная работа БУ в целях осуществления полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Поэтому в глазах учредителя все риски, связанные с «дебиторкой» и «кредиторкой», – это прежде всего угроза выполнению государственного задания.
Вместе с тем государство обозначило намерение обеспечить доступ к оказанию государственных (муниципальных) услуг негосударственным организациям. Последние же, не скованные нормативными рамками, получают преимущества по сравнению с учреждениями госсектора. В частности, одним из преимуществ является свободное формирование дебиторской и кредиторской задолженностей. Поэтому в будущем не исключена либерализация управления финансами БУ, в противном случае учреждениям будет чрезвычайно сложно конкурировать с частным сектором за бюджетные средства.
Разберемся, почему возникает проблемная дебиторка (когда оплата не поступает в срок, зафиксированный в договоре). Причины могут быть разные, но самые распространенные:
- отсутствие денег у дебитора (покупателя);
- вы не являетесь приоритетом для денежных расходов клиента;
- непорядочный/недисциплинированный должник;
- отсутствие своевременных действий по возврату оплаты со стороны менеджеров.
Классификация задолженности выполняется по нескольким направлениям:
- По сроку погашения бывает долгосрочная (более 12 месяцев отсрочки платежа) и краткосрочная/текущая (менее 12 месяцев);
- По возможности возврата – срочная/нормальная (срок оплаты согласно договору еще не подошел) и просроченная, которая делится на сомнительную и безнадежную. Сомнительный долг имеет высокую вероятность непогашения или неполного погашения. Причем такие долги появляются не только в случае, если клиент не платит вовремя, а и при появлении информации о финансовых затруднениях у должника. Безнадежная задолженность появляется в случае, если ее взыскание становится нереальным (по истечении срока исковой давности или невозможности исполнения обязательства, например, банкротство должника). Безнадежные долги подлежат списанию.
Претензионно-исковая работа с должниками
Подробный и грамотный договор — это прекрасно, но за его исполнением нужно следить. Необходимо контролировать своевременную отгрузку товара, его движение до покупателя и сохранность в пути, время доставки покупателю и его действия по приемке и оформлению документов. Для этого необходимо выделить специальных сотрудников и подготовить Положение об исполнении договоров, в котором подробно описать кем, как и что контролируется, или включить этот раздел в Положение о договорной работе.
Если несмотря на проверки, подробный договор, контроль его исполнения, оплата не производится, наступает время претензионно-исковой работы.
Важно: не допускайте затягивания направления претензии нерадивому покупателю. Направляйте претензию как можно скорее после нарушения сроков оплаты.
Претензионно-исковая работа в организации — это комплекс мер, направленных на урегулирование споров с контрагентами по поводу нарушения договорных обязательств одной из сторон. Она охватывает весь цикл действий от выявления нарушения до удовлетворения претензии (добровольного или принудительного). Само по себе предъявление претензии сразу после просрочки говорит должнику о том, что у вас дело поставлено серьезно и договориться или увещевать просто некого — все делается системно, и менеджер, с которым работает должник, не может ни на что повлиять, даже если захочет. Кроме того, должник понимает, что за неудовлетворенной претензией сразу последует иск в суд. Чтобы усилить этот эффект, нужно в договоре установить короткий срок рассмотрения претензий, который будет начинаться с даты отправки претензии должнику, а не от даты ее получения. В этом нет ничего предосудительного. Добросовестный партнер сможет заплатить или внятно объяснить причины неплатежа и обозначить сроки погашения претензии. Ему для этого нужно два-три дня. А если нет, то и месяц не поможет.
Разберемся, почему возникает проблемная дебиторка (когда оплата не поступает в срок, зафиксированный в договоре). Причины могут быть разные, но самые распространенные:
- отсутствие денег у дебитора (покупателя);
- вы не являетесь приоритетом для денежных расходов клиента;
- непорядочный/недисциплинированный должник;
- отсутствие своевременных действий по возврату оплаты со стороны менеджеров.
Классификация задолженности выполняется по нескольким направлениям:
- По сроку погашения бывает долгосрочная (более 12 месяцев отсрочки платежа) и краткосрочная/текущая (менее 12 месяцев);
- По возможности возврата – срочная/нормальная (срок оплаты согласно договору еще не подошел) и просроченная, которая делится на сомнительную и безнадежную. Сомнительный долг имеет высокую вероятность непогашения или неполного погашения. Причем такие долги появляются не только в случае, если клиент не платит вовремя, а и при появлении информации о финансовых затруднениях у должника. Безнадежная задолженность появляется в случае, если ее взыскание становится нереальным (по истечении срока исковой давности или невозможности исполнения обязательства, например, банкротство должника). Безнадежные долги подлежат списанию.
Инструменты для эффективной работы с долгами
Дебиторская задолженность должна подвергаться постоянному анализу. С чего начинать анализ? С определения общей суммы задолженности и задолженности в разрезе контрагентов. Создается отдельный отчет, который делится на две части – soft-collection (с задолженностью, например, до 60 дней) и hard-collection (более 60 дней). Таким же образом можно разделить отчеты по сотрудникам и по продуктам.
Анализ просроченных долгов помогает выявить ненадежных покупателей, для которых в дальнейшем сокращается товарный кредит. А иногда в работе с такими клиентами переходят на частичную или полную предоплату.
В процессе оценки долгов рассчитываются предельные суммы ДЗ – критическая и допустимая (нормальная). Также определяется доля дебиторской задолженности в объеме общих активов предприятия.
Эффективный метод управления дебиторкой – стимулирование клиентов к досрочной оплате поставок (по которым еще не подошел срок оплаты). Это могут быть скидки с цены товара или стоимости поставки. За счет досрочного возврата денежных средств и вложения их в дальнейший оборот продавец не теряет прибыль при предоставлении скидки. Следует правильно рассчитать размер этой скидки, чтобы и клиента заинтересовать, и компании при этом не потерять доход.
К новым методам управления дебиторкой относится рефинансирование ДЗ в виде факторинга (переуступка долга) и форфейтинга (долгосрочное финансирование). Но эти инструменты чаще используют на этапе hard-collection.
Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.
Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.
Управление дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:
- учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;
- диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
- разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
- контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.
Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности
Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:
- данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
- время просрочки платежа по каждому из счетов;
- размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).
Личный опыт
Антон Ходарев, финансовый директор компании “Русский уголь” (Москва)
Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности.
В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.
Таблица 2 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО “Покупатель” на 12.02.05
| № счета-фактуры | Дата | Сумма, тыс. руб. | Дата отгрузки | Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб. | Условия оплаты | Время в пути, дн. | Отсрочка по договору, дн. | Критический срок оплаты |
| 103 | 25.12.04 | 100 | 27.12.04 | 100 | От даты получения | 12 | 5 | 13.01.05 |
| 109 | 27.12.04 | 600 | 29.12.04 | 200 | От даты отгрузки | – | 10 | 08.01.05 |
| 29.12.04 | 200 | – | 15 | 13.01.05 | ||||
| 29.12.04 | 150 | – | 20 | 18.01.05 | ||||
| 29.12.04 | 50 | – | 25 | 23.01.05 | ||||
| 141 | 03.01.05 | 650 | 08.01.05 | 650 | От даты получения | 2 | 10 | 20.01.05 |
| 09.01.05 | 150 | 12 | 10 | 31.01.05 |
Как управлять кредиторской задолженностью
Здесь работают те же принципы, что и с дебиторкой.
Вы можете спланировать уровень кредиторки по доле в плановой выручке или объеме закупок. Когда заключаете договоры, старайтесь выторговать наиболее выгодные условия. Если покупаете что-то — добивайтесь максимальной отсрочки платежа без увеличения цены. Если наоборот, продаёте — берите предоплату без снижения расценок.
Но не допускайте просрочек, чтобы не пришлось судиться с поставщиками или платить штрафы. Если возникли трудности с оплатой, не откладывайте решение до последнего дня, заранее полюбовно договоритесь с клиентом об отсрочке платежа или поставки. Если все-таки дойдет до суда, переписка с контрагентом поможет доказать, что вы не уклонялись от диалога и хотели урегулировать ситуацию. Это поможет снизить хотя бы размер штрафа.
Если ваш кредитор не потребовал свои деньги в течение срока исковой давности (три года), или был ликвидирован, долг перед ним можно списать. Сумма списанного долга будет считаться вашим доходом.
Дебиторку классифицируют по множеству различных критериев:
- По срокам – краткосрочная и долгосрочная.
- По надежности должника – сомнительная и безопасная.
- По просроченности – плановая и просроченная.
- По продолжительности просрочки – до 90 дней, от 3-х месяцев до года, со сроком непогашения от 1 до 3-х лет и безнадежные (не выплачиваются дольше 3-х лет).
В самой общей классификации дебиторка делится на нормальную и просроченную. К нормальной относятся долги за:
- отгруженный товар;
- выполненные работы;
- оказанные услуги.
Виды дебиторской задолженности: проводим анализ и снижаем риски
Для эффективного управлению дебиторской задолженностью требуется автоматизация данного процесса, это позволит быстро получать актуальные данные и принимать верные управленческие решения, откроет доступ к информации для всех ответственных лиц. На сегодняшний день контролировать сроки дебиторской задолженности можно в различных бухгалтерских и финансовых системах, например, такая функция хорошо представлена в системе БИТ.Финанс.
Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.
Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:
- контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
- у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
- вы столкнулись с недобросовестным партнером;
- ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
- контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.
Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.
Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.
Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:
- Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
- Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
- Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
- Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
- Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
- Списание безнадежной дебиторской задолженности.
Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.
Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.
Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.
Дебиторская задолженность: как обезопасить себя от просроченных долгов
Она наступает с момента окончательного расчета или погашения части долга. Все подходы к управлению дебиторской задолженностью начинают применяться именно с этого этапа. Ведь деньги уже должны быть на счету компании, но их нет. Значит, наносится финансовый ущерб. Для приобретения новой партии сырья придется воспользоваться уже кредиторской задолженностью, а это уже в любом случае переплата по процентной ставке. Или придется упустить выгоду, потерять значимый актив, который можно было бы приобрести, но просто не хватает свободных финансов в оборотном капитале.
Начинается после недельного срока от даты погашения или внесения первичного платежа. Это основная часть долгов в пользу предприятия, которые и наносят ущерб. Редко какие сделки доходят до следующей стадии, но если дата платежа прошла, то почти все обязательства переходят на этот этап.
Если это нестандартная ситуация и раньше подобным контрагент не грешил, то имеет смысл просто отправиться с ним на переговоры, выяснить причину. Также к проблемному виду относятся все обязательства, которые были реструктурированы. Да, на длительной дистанции подобный процесс даже принесет выгоду, но конкретно сейчас – это отсрочка, которая точно нанесет ущерб оборотному капиталу.
Возникает по традиции с момента просрочки третьего платежа. То есть, обычно подразумевается три месяца, если действует система ежемесячного погашения. Также отправной точкой становится полный квартал. Если грамотно изучить основы управления дебиторской задолженностью, как управлять массивом долгов – то допускать подобную просроченную дебиторку по крупным долговым обязательствам компания не будет. Ведь в этом случае возникает масса неприятных факторов. Как минимум возвратность долга уже находится под вопросом. Также придется обращаться в суд за юридической защитой своих интересов. И прискорбнее всего, что временной фактор в этом варианте настолько длительный, что в любом случае поток финансовых средств уже исключается из текущего оборота, поэтому для квартала считается утерянным. А это может сказаться на объеме закупок.
Система менеджмента основана прежде всего на глубоком и вдумчивом анализе. И для его качественного проведения все финансовые потоки лучше заблаговременно разделить на группы по основным признакам. Тогда легче будет выявить закономерности, а также выбрать корректный комплекс оздоровительных мероприятий. Посмотрим, на какие группы и как предстоит делить общий объем просрочек.
Если регулярно не контролировать размер, качество и скорость оборота дебиторской задолженности, это неизбежно скажется на платежеспособности предприятия.
- Контрагенты не будут исправно выполнять финансовые обязательства.
- Нарушится нормальный цикл превращения долгов дебиторов в денежные средства.
- Периодически будут возникать кассовые разрывы и компания не сможет вовремя расплачиваться с кредиторами.
Контролировать дебиторскую задолженность поможет регулярный анализ финансовых показателей. Анализ всегда выполняется в динамике: надо сравнивать значения показателей за несколько последовательно идущих периодов: месяцев, кварталов, лет. Для этого обычно рассчитывают следующие показатели.
У предприятия значительно снизился объем продаж — из-за этого уменьшился объем оборотных активов, в том числе дебиторской задолженности.
Сократился период оборачиваемости дебиторки. Вероятно, компания пересмотрела кредитную политику с контрагентами и уменьшила период отсрочки платежей по договорам.
Как работать с дебиторской задолженностью
Две самые большие группы — дебиторка покупателей и дебиторка поставщиков. Долги покупателей возникают, когда вы отгружаете товары или оказываете услуги с отсрочкой платежа. Когда перечисляете предоплату в счет будущих поставок, возникает дебиторка поставщиков. Любая задолженность — это расчеты с определенным контрагентом. Поэтому логично разделить дебиторку по контрагентам — выделить поставщиков и покупателей. Компании могут работать с одним контрагентом сразу по нескольким договорам. В этом случае на каждый товар или товарную группу заключают отдельный договор. Дебиторку в этом случае нужно отслеживать не только по контрагенту в целом, но по конкретным условиям договоров. Учет дебиторки по контрагентам и договорам позволит вычислять наиболее выгодных партнеров и условия сотрудничества.
Выделить самых значимых дебиторов поможет АВС-анализ. Для его проведения расположите своих контрагентов в порядке убывания дебиторки — поставщиков и покупателей отдельно. Далее разбейте весь список на три группы.
- Группа А — составляет примерно 80% от общей суммы дебиторки.
- Группа B — 15%.
- Группа С — 5%.
Один из важнейших показателей для оценки дебиторки — это ее оборачиваемость в днях, то есть средний срок возврата денег покупателем или отгрузки товара поставщиком после аванса. Общая формула для расчета оборачиваемости дебиторской задолженности: ОДЗ = Т / (ОП / СДЗ) Т — это период времени в днях, за который вы проводите анализ. Чаще всего оборачиваемость считают за месяц, квартал или год. ОП — оборотный показатель. Он зависит от того, какую именно дебиторку вы анализируете. Если это задолженность покупателей, то ОП равен выручке за период. Если же вы проводите анализ дебиторки поставщиков по выданным авансам, то в качестве ОП нужно взять объем закупок. СДЗ — средняя дебиторская задолженность за период. СДЗ = (ДЗн + ДЗк) / 2, где ДЗн и ДЗк — сумма задолженности на начало и конец периода. Стремитесь к тому, чтобы оборачиваемость дебиторки от периода к периоду постоянно снижалась.
Удобнее всего планировать дебиторку, исходя из ее отношения к выручке или объему закупок и поставленных целей. Например, в прошлом году средняя дебиторка покупателей в вашей компании составляла 30% от выручки. При этом у компании не было недостатка денег, все текущие платежи перечислялись вовремя. На следующий год можно запланировать дебиторку примерно в том же объеме или немного ниже — 27–28% от выручки. Если же при этом уровне дебиторки средств не хватало, продолжайте снижать, к примеру, до 15–20% от выручки.
Если вы предоставляете покупателю отсрочку платежа или перечисляете продавцу аванс, то фактически вы даете контрагенту кредит. Рассматривайте своих дебиторов так же, как банк рассматривает заемщиков. Что запросить у потенциального контрагента
- Коэффициент быстрой ликвидности — отношение суммы самых ликвидных активов и краткосрочных пассивов. Ликвидность актива — это возможность для компании быстро продать его и «превратить» в деньги.К наиболее ликвидным активам относятся собственно деньги, финансовые вложения и дебиторская задолженность. Краткосрочные пассивы — это текущая кредиторская задолженность перед контрагентами по зарплате, налогам, а также кредиты банков, полученные на срок менее года. Норматив для КБЛ — от 0,7 до 1,0.
- Коэффициент текущей ликвидности — отношение всех оборотных активов к тем же краткосрочным пассивам. Норматив для КТЛ — от 1,0 до 2,5.
- Коэффициент автономии — отношение собственного капитала к общей сумме активов баланса. Норматив для КА — более 0,5.