Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки с 10 марта 2023 года: что изменилось». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.
Как оплачивают суточные при однодневных командировках
Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.
Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.
Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.
Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:
- расходы на мобильную связь;
- расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
- расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Какими документами подтвердить нахождение в командировке?
Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015г. N 771
Внесены поправки в Постановление № 749, которым утверждено положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новое Постановление вступит в силу с 8 августа 2015 года.
Уточнено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Из прошлой редакции следовало, что решение работодателя не обязательно должно быть письменным.
Также дополнен пункт 7. Ранее речь там шла только о проезде в командировку на личном транспорте. С учетом внесенных поправок в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Какие документы потребует работодатель?
Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.
Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.
Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
- уставные и банковские реквизиты отеля;
- паспортные данные проживающего;
- размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
- срок пребывания;
- печать и подпись руководителя гостиницы.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.
С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.
Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
| Способ проживания | Подтверждающий документ | Вид оплаты |
| Номер в гостинице | Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер | Наличный или безналичный расчет |
| Служебное жилое помещение | Счет, договор на предоставление помещения | Безналичный расчет |
| Комната в аренду от физ.лица | Договор аренды, расписка | Наличный расчет |
| Проживание у родственников | отсутствует | отсутствует |
В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
О командировках в выходной день
Почему так часто возникает вопрос оплаты командировки за выходной день? Например, вследствие того, что в командировку засчитывается также время пути, которое сотрудник должен потратить, чтобы добраться до места назначения. Ведь если сотрудник должен быть на предприятии в соседнем городе в понедельник уже к 8 утра, то вполне возможно, что ему придется выехать туда вечером в воскресенье. Если же командируют на большие расстояния или график отправления транспорта составлен таким образом, что на дорогу уходит два и более дня, то оба выходных могут быть потрачены сотрудником на дорогу.
Или такая ситуация: отправили сотрудника в командировку на две недели; выехал он в понедельник, приехал в пятницу через 2 недели — что делать в таком случае с субботой и воскресеньем по окончании первой недели? Для сотрудника они будут выходными, в которые, согласно ст. 113 ТК РФ, нельзя привлекать его к работе.
Как оплачивается командировка в выходной день
Нормами ст. 167 ТК РФ сотруднику гарантируются сохранение за ним на время командировки среднего заработка и компенсация расходов за этот период. Дополнительно п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, уточняет вопрос сохранения за работником среднего заработка на время командировки, а также на время, проведенное сотрудником в пути и потраченное на вынужденную остановку. Средний заработок при этом сохраняется только за рабочие дни, считающиеся таковыми в организации, где работает сотрудник.
Получается, что оплата командировки в выходной день не предусмотрена? Рассмотрим два примера, касающихся периода, относящегося непосредственно к выполнению поручения.
Пример 1. Командировка длится две недели (с понедельника первой недели по пятницу второй недели, т. е. 12 дней). Подлежат ли оплате выходные между рабочими неделями? Согласно п. 9 постановления № 749, нет. Закон говорит, что сотрудник может распоряжаться ими по собственному усмотрению и средний заработок за эти два дня выплачен не будет. Однако это не значит, что компания не возместит другие расходы — например, на питание и проживание.
Пример 2. Сотрудник был командирован в четверг на предприятие, у которого суббота — рабочий день. Руководство компании, где работает сотрудник, приняло решение, что он может выполнять служебное поручение не только на протяжении четверга-пятницы, но и в субботу. Для сотрудника это означает привлечение его к работе в выходной день, что обязательно должно быть оформлено письменным распоряжением. В этом случае вступают в силу нормы ст. 153 ТК РФ, согласно которой в субботу за сотрудником средний заработок не только сохраняется, но и выплачивается в двойном размере (или же вместо удвоения сотрудник может взять отгул в дополнение к среднему заработку, насчитанному за работу в субботу).
Однодневная командировка: работнику положен средний заработок
Работник организации направлен в командировку сроком на один день. С оплатой командировочных расходов все более-менее ясно. Однако не ясна ситуация с оплатой нахождения в командировке, а именно: однодневная командировка подразумевает оплату по среднему или за этот день можно выплатить обычную зарплату? Наши специалисты подготовили ответ на этот вопрос.
Помимо компенсации расходов, связанных с поездкой, работнику, направленному в командировку, полагается средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Его нужно выплатить за каждый рабочий день по графику, установленному в организации, командирующей сотрудника.
Если, оказавшись в командировке, сотрудник работает в выходные или праздничные дни, то за них ему полагается оплата в двойном размере (подробнее об этом см., «Труд работника в командировке оплачивается исходя из среднего заработка»).
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка связана с расходами. В соответствии с трудовым законодательством затраты работника на командировку должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
(подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы»).
Чем регулируется оплата расходов
Сама процедура возмещения издержек работника, связанных с отправкой его в командировку, в соответствии с требованиями закона, должна быть предусмотрена во внутренних документах самой организации. То же относится и к суммам затрат, которые подлежат возмещению.
Закон определяет лишь такие суммы возмещения командировочных затрат, с которых организация не должна уплачивать налоги. Однако для отдельных категорий сотрудников государство регламентирует такие выплаты самостоятельно в своих нормативных документах. В таких случаях указанные нормативно требования не подлежат самовольному изменению руководством органов и организаций. Такие императивные правила установлены для государственных служащих. Для них предусмотрены более жесткие правила отчета за потраченные во время поездки средства. После возвращения работник должен отчитаться в отдельном документе о всех произведенных тратах и предъявить доказательства в виде подтверждающих оплату различных товаров и услуг документов. После такого отчета бухгалтерия окончательно рассчитывает служащего.
Процесс определения зарплаты работника, находящегося в служебной поездке в течение длительного времени, предполагает выполнение бухгалтером нескольких последовательных действий. Желательно во время процедуры пользоваться положением об оплате труда командировок, которое может формироваться непосредственными компаниями и закрепляться соответствующим приказом.
Процесс расчета делится на этапы:
- определяется, какое количество рабочих дней будет проведено сотрудником в командировке;
- рассчитается размер зарплаты, который был бы начислен специалисту, если бы он продолжал работать в компании в расчетный период;
- выявляется, сколько дней включается в расчет;
- рассчитывается средний заработок за период времени, когда специалист будет в командировке.
Во время расчета оплаты труда водителей в командировке учитываются дополнительные расходы, которые придется нести сотруднику в деловой поездке. Сюда относятся траты на бензин, проживание в разных отелях или гостиницах, а также затраты, необходимые для осуществления поручений руководства компании. Все эти траты предусматриваются Положением об оплате труда.
Особенности выплаты средств
Во время расчетов бухгалтеры могут пользоваться разными способами и методами начисления зарплаты людям, которые находятся в командировке. Поэтому к особенностям этого процесса относится:
- При необходимости может начисляться доплата до средней зарплаты гражданина. Нередко возникают такие ситуации, что после командировки оказывается, что сотрудник получил намного меньше средств, чем ему было бы выплачено, если бы он отказался от деловой поездки и работал в офисе. В этом случае им может составляться претензия в трудовую инспекцию. Чтобы не возникало конфликтов с сотрудниками, начисляется доплата. Ее размер может быть разным, так как основным условием выступает необходимость выплаты такого количества средств, которое равно среднему заработку гражданина. Особенно это актуально, если используется сдельная оплата труда в командировке. Так как у гражданина практически отсутствуют результаты деятельности, то при стандартном расчете может оказаться, что ему выплачивается слишком маленькая зарплата, поэтому производится доплата до среднего размера дохода. Сами руководители компаний принимают такое решение, так как они не заинтересованы в том, чтобы ухудшалось материальное положение сотрудников, соглашающихся на служебные поездки.
- Оплата выходных дней. Нередко требуется специалисту организации уехать в командировку буквально на несколько дней. В течение этого периода возникает необходимость выполнить много работы. При этом два дня может выпадать на выходные дни. По закону, оплата труда в командировке в выходной день не требуется, но фактически в этот период гражданин не отдыхал, а занимался работой. В этом случае назначается руководителем предприятия двойная оплата труда. Вместо такой оплаты может руководство предложить возможность в будущем оформить отгул.
- Правила расчета зарплаты для совместителей. Нередко специалисты совмещают сразу несколько работ, поэтому трудятся в компании по совместительству. После того как гражданин переводится на основную должность, возникают сложности с расчетом его среднего заработка, если он отправляется в командировку. В этом случае должны учитываться периоды, когда гражданин работал по совместительству. При таких условиях размер выплаты будет достаточно низким, поэтому руководством может назначаться доплата.
За счет вышеуказанных моментов правильный расчет зарплаты для людей, уезжающих в деловые поездки, считается достаточно специфическим и сложным процессом. Во время его реализации бухгалтер должен учитывать положения российского законодательства. Если им совершаются серьезные ошибки, то работник может написать претензию в трудовую инспекцию. В этом случае компания может привлекаться к административной ответственности.
Оплата командировочных в 2021 году
Трудовым кодексом гарантированны выплаты сотруднику в следующих случаях:
- при выполнении служебных поручений;
- при нахождении в пути к месту прибытия;
- при простое, например, во время задержки рейса;
- при отправлении в командировку;
- по прибытию из командировки.
Если вышеперечисленные периоды выпадают на нерабочие дни, оплачивать командировку в выходной день в 2021 году требуется по повышенному тарифу.
Статьей 153 Трудового кодекса установлено:
- в двойном или более размере, если сотрудник не просил дополнительный день отдыха за рабочий выходной;
- в стандартном объеме, если сотрудник взял дополнительный отдых за работу в праздничный день.
Работодатель может в трудовом договоре прописать размер доплаты за командировку в выходные дни. В приказе перед командировкой также указывается оплата. Средства поступают из бюджета организации и закрепляются во внутренней документации, их может проверить налоговая.
Например, требуется вписать точную сумму компенсации в положении о направлении сотрудника в командировочную поездку.
Организация может заранее оплатить или возместить расходы работника, появившиеся во время командировки. Например, требуется предоставить средства для оплаты места жительства, питания и суточные по стандартной ставке для удовлетворения потребностей.
Статьей 217 Налогового кодекса указан из размер:
| человек получает 799 рублей ежедневно | человек получает 799 рублей ежедневно |
| гражданин получает 2500 рублей ежедневно | если командировка требует пересечения Российской границы |