Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация ГСМ это что такое». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Обязательно ли компенсировать ГСМ
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности некоторых работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Если у сотрудника разъездной характер работы, но при этом в компании нет собственных автосредств, служащий вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей. А работодатель обеспечивает компенсацию ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт (ст. 188 ТК РФ).
Но для возмещения должны соблюдаться условия (письмо МНС России № 04-2-06/419@ от 02.06.2004):
- руководитель согласовал факт использования личного транспорта;
- расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены документами — чеками с заправочных станций, платежными квитанциями и проч. Учет служебных поездок ведут в путевых листах;
- возмещение издержек получает только штатный работник.
Для корректного ведения учета компенсацию бензина работнику с личным автомобилем надо оформить документально. Все детали возмещения необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Чтобы возместить затраты, сотрудник подает заявление и указывает, для исполнения каких должностных обязанностей и с как часто использует личную машину. К заявлению он прилагает копию свидетельства о регистрации транспортного средства и показывает работодателю оригинал. Кроме того, понадобятся документы с подтверждением расходов (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).
Затем руководитель издает приказ и закрепляет должностные обязанности, для которых понадобится машина, причины использования личного авто и виды издержек, которые возместят сотруднику.
Возмещение затрат по использованию личных а/м в 2019 году
Возмещение затрат по использованию личных а/м в 2019 году
Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.
Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.
Часто работодатель устанавливает условием найма сотрудника наличие у претендента на рабочее место личного автомобиля. Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно заглянуть в объявления о приеме на работу.
При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д. Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт
Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание. Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию. Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.
Разумеется, данный пример утрирован, но он отображает общую тенденцию. Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор. Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.
Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля
Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:
| № п/п. | Документ | Подробные сведения |
| 1 | Копия свидетельства о регистрации транспортного средства | Данный документ обязан присутствовать, поскольку у работодателя будут проблемы с контролирующими органами, если окажется, что автомобиль не принадлежит сотруднику. |
| 2 | Соглашение между сотрудником и нанимателем об эксплуатации личного авто работника в служебных целях | ● Если условия об использовании своего ТС были оговорены в момент приема на работу, можно включить текст соглашения в трудовой договор.
● Если необходимость в эксплуатации личного транспорта сотрудника возникла уже в период работы, соглашение оформляется как приложение или дополнение к трудовому соглашению. |
| 3 | Документы учета служебных поездок
(если работодатель использует собственные бланки для оформления документов учета служебных поездок, формы должны быть утверждены в составе учетной политики, а на таких формах должны присутствовать все реквизиты первичного документа) |
● Маршрутные листы, журнал учета служебных поездок и любые иные документы – если компенсация выплачивается в фиксированном размере, без принятия во внимание “пробега в служебных целях”.
● Путевой лист – если расходы возмещаются исходя из “служебного” пробега (показания можно снимать с одометра, с GPS-навигатора). |
| 4 | Платежные документы
(накладные, квитанции, чеки об оплате ГСМ, автостоянки, техобслуживания, автомойки и т.д.) |
Расходы на ГСМ могут компенсироваться на основании:
● норм Минтранса; ● норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС; ● фактического расхода ГСМ на 100 километров пробега “по служебным нуждам”. |
| 5 | Расчет суммы компенсации | Правила исчисления суммы возмещения могут указываться в:
● методике, составленной работодателем; ● тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника. Величина возмещения может быть прописана в: ● трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный); ● расчетном листке (калькуляции, расчете); ● приказе. |
Для кого предназначена компенсация ГСМ?
Компенсация ГСМ — это возмещение расходов на бензин или дизельное топливо, которые были затрачены на выполнение служебных обязанностей. Обычно такой вид компенсации предоставляется сотрудникам организаций, у которых есть личный автомобиль и они много времени проводят в поездках.
Таким образом, компенсация ГСМ может быть предназначена для следующих групп сотрудников:
- внештатные сотрудники, чьи должностные обязанности связаны с поездками на объекты;
- представители, занимающиеся продажей, маркетингом или другой работой, связанной с активными поездками в рамках выполнения своих обязанностей;
- водители обслуживающей техники, автотранспортных средств, курьеров и т.д.
Получить компенсацию затрат на ГСМ можно в разных формах, как в виде денежного возмещения, так и посредством выдачи топливных карт. Кроме того, существуют различные способы учёта затраченного топлива: путевой лист, бухгалтерский учёт и т.д.
Документы для подтверждения статуса компенсаций для денежных средств:
- Трудовой договор (или приложение к нему) с соглашением о привлечении транспортного средства работника к использованию в интересах предприятия.
- Свидетельство о регистрации автомобиля (копия).
- Финансовые документы о затратах на приобретение ГСМ (чеки, накладные).
- Путевые листы или записи в «Журнале поездок по служебной необходимости» (если в договоре нет фиксированной суммы ежемесячной компенсации). В таких документах всегда указываются реквизиты компании, как и в любом первичном документе.
Компенсация сотрудникам, использующим личный транспорт, может быть произведена только после заключения соглашения, в котором работодатель и работник письменно оговаривают, что личное авто работника будут задействовать для выполнения служебных обязанностей. Есть два варианта, как оформить компенсацию ГСМ:
- Соглашение входит в трудовой договор.
- Соглашение об использовании автотранспорта оформляют отдельным документом.
Второй вариант более приемлем. Если условия соглашения перестают устраивать одну из сторон (подорожал бензин, изменилась марка автомобиля и пр.), договор компенсации ГСМ легче перезаключить.
Что такое компенсация ГСМ?
Компенсация ГСМ (горюче-смазочные материалы) представляет собой вид материальной помощи, который предоставляется работникам в качестве возмещения затрат на топливо и смазочные материалы, связанные с выполнением служебных обязанностей.
Компенсация ГСМ может выплачиваться в различных формах, включая денежные выплаты, предоставление топливных карт, выдачу топлива или возмещение затрат по предъявлению расходных документов.
Для получения компенсации ГСМ обычно необходимо предоставить документы, подтверждающие факт затрат на топливо и смазочные материалы. Это могут быть квитанции с АЗС, накладные или другие документы, зависящие от внутренних правил компании.
Компенсация ГСМ является одной из форм социальной защиты работников, особенно тех, чья работа связана с большими затратами на транспорт. Она позволяет снизить финансовую нагрузку на работников и способствует поддержанию мотивации и эффективности труда.
Особенности и условия предоставления компенсации ГСМ могут варьироваться в зависимости от организации и действующих правил и положений. Поэтому работникам необходимо ознакомиться с внутренними документами и обратиться к HR или бухгалтерии для получения дополнительной информации.
Сроки выплаты компенсации ГСМ
Сроки выплаты компенсации ГСМ зависят от ряда факторов, таких как организация, занимающаяся компенсацией, и политика социальных выплат. В общем случае, компенсация ГСМ выплачивается в течение определенного периода времени, который может быть разным в разных регионах.
Чтобы получить компенсацию ГСМ, необходимо предоставить организации, занимающейся компенсацией, соответствующую документацию. Это включает в себя заполненную заявку на компенсацию, копию путевого листа, копию счетов и другие необходимые документы. После подачи документов, они проходят проверку и рассмотрение.
Если заявление на компенсацию ГСМ одобрено, организация начинает процесс выплаты. Время, необходимое для выплаты компенсации, может варьироваться в зависимости от различных факторов. В общем случае, организация должна осуществить выплату в течение определенного срока, установленного законодательством.
В некоторых случаях, компенсация ГСМ может быть выплачена в течение нескольких недель или даже месяцев. Это может быть связано с длительностью процесса рассмотрения заявления и проверкой предоставленных документов. Также, возможно ожидание дополнительных разрешений или решений, которые могут затянуть процесс выплаты.
Организации обычно устанавливают сроки выплаты, и стараются осуществить их в самое короткое время, чтобы минимизировать задержки. Однако, каждая ситуация может быть уникальной, и сроки выплаты могут незначительно отличаться в зависимости от различных обстоятельств.
В целом, важно заранее подготовить все необходимые документы и обратиться в организацию, занимающуюся компенсацией ГСМ, чтобы узнать конкретные сроки выплаты в вашем регионе и получить подробную информацию о процессе компенсации.
Принципы компенсации ГСМ
Компенсация ГСМ, или компенсация затрат на горюче-смазочные материалы, основывается на нескольких принципах:
1. Принцип обоснованности: компенсация ГСМ должна быть обоснованной и соответствовать потребностям организации. Сотрудники, работающие с автотранспортом или другой техникой, имеют право на компенсацию расходов на ГСМ, но эти расходы должны быть обоснованными и реальными.
2. Принцип эквивалентности: компенсация ГСМ должна быть эквивалентной затратам сотрудника. Это означает, что сотрудник должен получить компенсацию, которая покрывает всех затраты на ГСМ и не приводит к убыткам для него. Компенсация должна быть справедливой и соответствовать текущей рыночной стоимости ГСМ.
3. Принцип прозрачности: процесс компенсации ГСМ должен быть прозрачным и понятным для всех участников. Сотрудники должны знать, каким образом рассчитывается компенсация, и иметь возможность ознакомиться с документами, подтверждающими затраты на ГСМ.
4. Принцип учета особенностей работника: компенсация ГСМ должна учитывать особенности каждого сотрудника. Например, сотруднику, работающему на больших расстояниях или с большой нагрузкой, может быть предоставлена более высокая компенсация. Учет особенностей работника способствует созданию справедливой системы компенсации ГСМ.
5. Принцип законности: компенсация ГСМ должна соответствовать требованиям законодательства, регулирующего данную сферу. Это означает, что компания должна соблюдать все необходимые формальности и предоставлять правильную документацию по компенсации ГСМ.
Соблюдение данных принципов позволяет создать эффективную и справедливую систему компенсации ГСМ, которая будет выгодна и для организации, и для ее сотрудников.
1. Наличная компенсация
Наличная компенсация представляет собой выплату денежных средств сотруднику, чтобы он самостоятельно покрыл расходы на ГСМ. Она осуществляется на основании документов, подтверждающих фактические затраты, таких как квитанции об оплате топлива или счета за заправку.
2. Компенсация через предоставление топливных карт
Компенсация через предоставление топливных карт предполагает выдачу специальных карт сотрудникам, на которых будет зачисляться определенная сумма денежных средств в качестве компенсации за ГСМ. Сотрудник может использовать эту карту для оплаты топлива на заправках.
3. Дальнейшее использование служебного автотранспорта
В случае, если сотрудник осуществляет служебные командировки и использует для этого служебный автотранспорт, компенсация ГСМ может быть предоставлена путем простого разрешения дальнейшего использования автомобиля за счет работодателя.
4. Оплата топлива напрямую поставщику
Оплата топлива напрямую поставщику подразумевает возмещение расходов на ГСМ через заправку автомобиля работником на определенной заправочной станции, поставщик которой имеет договор с работодателем.
Какие расходы могут быть компенсированы?
Когда речь идет о компенсации затрат на ГСМ, важно понимать, какие конкретно расходы можно заявить сами и какие потребуют официальной подтвержденной отчетности.
Вот некоторые из расходов, которые могут быть компенсированы:
| 1. | Затраты на бензин, дизельное топливо и другие виды ГСМ |
| 2. | Закупка масла для двигателя и других смазочных материалов |
| 3. | Расходы на заправку резервуаров с ГСМ |
| 4. | Оплата услуг автомойки и химчистки автомобиля |
| 5. | Затраты на покупку дополнительного оборудования для автомобиля |
Это лишь некоторые из затрат, которые могут быть возмещены в рамках компенсации ГСМ. Однако, для каждой организации могут быть свои специфические правила и требования. Поэтому перед тем, как заявлять компенсацию, рекомендуется ознакомиться с политикой компании и уточнить, какие именно расходы могут быть возмещены.
Как получить компенсацию ГСМ
Для того чтобы получить компенсацию ГСМ, необходимо выполнить несколько шагов:
- Собрать и сохранить все необходимые документы:
- Акты о выполненных работах. Это документы, которые подтверждают факт выполнения служебных или рабочих обязанностей, где указывается период и объем ГСМ, используемого в процессе работы.
- Акты ГСМ. В них указывается количество и тип использованного ГСМ, а также дата и пробег автомобиля.
- Чеки или квитанции. Они должны содержать информацию о покупке ГСМ, такую как дата, наименование заправочной станции, количество и тип ГСМ, а также стоимость.
- Доверенность. В случае, если заявление о компенсации ГСМ подает не сотрудник организации, а его представитель, необходимо предоставить доверенность на право представления интересов.
- ФИО заявителя;
- Табельный номер (для организаций);
- Должность;
- Контактные данные;
- Описание причины компенсации ГСМ;
- Перечень приложенных документов.
Важно отметить, что процедуры и требования для получения компенсации ГСМ могут различаться в зависимости от организации, в которой работает заявитель. Поэтому перед подачей заявления рекомендуется ознакомиться с внутренними документами и правилами компании.
Кто имеет право на компенсацию ГСМ
Компенсацию ГСМ имеют право получать следующие категории работников:
| 1 | Водители автотранспортных средств, занятые в официальных служебных поездках |
| 2 | Работники, занятые на дальних командировочных командировках |
| 3 | Работники, занятые в строительстве, эксплуатации и обслуживании автодорог |
| 4 | Работники, занятые в сельском хозяйстве на мототранспортных средствах |
| 5 | Работники, занятые в транспортном производстве |
| 6 | Работники, занятые в охране окружающей среды |
| 7 | Работники, занятые в санаторно-курортных учреждениях |
| 8 | Работники аварийно-восстановительных работ |
Иные категории работников могут также иметь право на компенсацию ГСМ в соответствии с законодательством и внутренними нормативными актами предприятия.