Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое факсимильная подпись?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.
В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.
В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.
Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.
В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.
Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.
Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!
Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.
Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.
Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.
У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.
Счет-фактура подписан факсимиле
В некоторых компаниях подписи на выставленных счетах-фактурах директор и главбух проставляют не лично, а путем факсимиле. Данный факт легко заметить путем обычного визуального осмотра, поэтому будьте уверены, что и налоговики такую подпись обнаружат без труда. И не замедлят «снять» вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным подобным образом.
Здесь они будут руководствоваться позицией вышестоящего руководства, поскольку все письма ведомств (как налогового, так и финансового) разъясняют, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия «входного» НДС к вычету.
Эта позиция содержится в письмах Минфина России от 17.08.2015 № 03-07-09/49478, от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.06.2009 № 03-07-09/31, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968.
Кстати, если спор дойдет до суда, то не факт, что суд примет сторону налогоплательщика. Дело в том, что позицию налоговиков поддерживают и суды, в том числе Президиум ВАС РФ, о чем свидетельствует Постановление от 27.09.2011 № 4134/11. Конечно, встречаются и решения, вынесенные в пользу компаний, но таких примеров немного.
Поэтому если вы обнаружили у себя «входящие» счета-фактуры, подписанные факсимиле, то советуем договориться с поставщиком, чтобы все счета-фактуры в ваш адрес руководство подписывало собственноручно.
Разъяснение 2020 года
Последнее разъясннение Минфина 2020 года – Письмо Минфина от 10.04.2020 № 03-07-14/25364. В нем чиновники подтвердили, что счета-фактуры и факсимиле несовместимы.
Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).
При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.
Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.
Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.
Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле
Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Однако, как уже было указано, согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счёт-фактура, выставляемый на бумажном носителе, должен быть заверен подписью руководителя и главного бухгалтера компании или подписями иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Если же документ оформляется от имени ИП, он может быть подписан или самим предпринимателем, или любым другим лицом, уполномоченным на то доверенностью предпринимателя.
Однако использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, в НК РФ не предусмотрено. Поэтому счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету. Ту же позицию можно найти в письмах Минфина России от 27.08.15 № 03-07-09/49478 и от 01.06.10 № 03-07-09/33.
Пример. Налоговым органом на основании решения проведена выездная налоговая проверка налогоплательщика по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты (удержания, перечисления) налогов и сборов за проверяемый период.
По результатам проверки составлен акт, в котором налоговым органом отражены нарушения налогового законодательства, в том числе при проверке правильности исчисления НДС установлены нарушения, выразившиеся в необоснованном применении налоговых вычетов по счетам-фактурам, выставленным контрагентами налогоплательщика, а именно оформление счетов-фактур, оформленных с использованием факсимильной подписи. Выявленные в ходе проведения контрольных мероприятий обстоятельства не подтверждают реальность хозяйственных операций между налогоплательщиками и указанными контрагентами, расходы не являются экономически оправданными и документально подтвержденными.
По результатам рассмотрения материалов выездной налоговой проверки, акта, возражений налогоплательщика, материалов дополнительных мероприятий налогового контроля налоговым органом вынесено решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения, на основании которого налогоплательщику предложено уплатить налог, в том числе НДС.
Что такое факсимиле подписи
Факсимиле в переводе на русский “делай подобное” – воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) – полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.
Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.
Когда разрешается и запрещается использовать
Многие нормативные акты пригодны для подписания факсимиле:
- результаты ЕГЭ;
- свидетельства, сертификаты, патенты;
- приглашения, грамоты, письма благодарности;
- закрепление гражданско-правовых отношений.
Если штамп с оттиском подписи ответственного лица выполнен качественно, то может применяться при оформлении документации, но при наличии соглашения сторон.
Не ставится факсимильная подпись на платежных документах, например, при оформлении контракта между сторонами на большую сумму денег. Печать не подходит для:
- проведения операций с векселями на предприятиях;
- сдачи отчётности в налоговые органы.
Применять факсимиле не просто. Это точное воспроизведение подписи руководителя (должностного лица), выполненное в виде оттиска печати. Если подпись будет точно изготовлена, то не уступит настоящей подписи. Но даже высококачественное исполнение не дает возможности ее использовать на всех документах. Например, недопустимо ставить на бумагах при оформлении дубликата доверенности.
Главное, чтобы применение подписи не противоречило закону.
Оформить факсимиле для подписания договоров необходимо в строгом соответствии с действующим законодательством РФ. Прежде чем использовать штампованную подпись, стоит тщательно изучить всю нормативную базу относительно его правомерности, поскольку незнание законов не освобождает от ответственности за правонарушение.
Законодательно изготовление факсимильных печатей регулируют такие нормативные акты:
- Гражданское законодательство РФ;
- Налоговый кодекс государства;
- Гражданско-процессуальный сборник нормативной документации;
- Административные нормы закона.
Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.
На первичных документах, по мнению Минфина, должна быть исключительно собственноручная подпись руководителя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
Не предусмотрено применение факсимиле на счете-фактуре и Налоговым кодексом. Это подтверждают чиновники (письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951 и др.).
Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.
Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.
Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.
По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:
| В соглашении с контрагентом | Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле |
| В рабочее время храниться факсимиле | Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте |
| В нерабочее время | Сохранять клише следует в сейфе |
Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях
Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.
Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.
Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.
Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.
- при отсутствии руководителя на рабочем месте;
- при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
- при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
- при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.
Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.
В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.
- первичной бухгалтерской документации;
- нормативных и законодательных документов;
- налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
- доверенностей на совершение юридически значимых действий;
- договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
- векселей;
- платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
- счетов-фактур;
- документации для участия в конкурсах и тендерах;
- заявлений от физических и юридических лиц.
Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.
Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).
- квитанций, приходных и расходных ордеров;
- записей в кассовых книгах;
- учетных бланков;
- удостоверений сотрудников;
- патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
- ведомостей и справок о зарплате работников;
- табелей учета рабочего времени;
- свидетельств о ЕГЗ;
- страховок;
- приказов, грамот, благодарственных листов;
- писем с поздравлениями;
- уведомлений;
- внутренних документов.
Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.
Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.
- сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
- сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
- ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
- ускорение работы бухгалтерии.
В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.
В настоящее время в арбитражной практике отсутствует единый подход к вопросу о правомерности предъявления к вычету НДС на основании счета-фактуры, подписи на котором проставлены с помощью факсимиле.
Некоторые суды разрешают принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью руководителя или главного бухгалтера.
В Постановлении от 23.08.2011 N А12-22764/2010 Федеральный арбитражный суд (ФАС) Поволжского округа исходил из того, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрета на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Исходя из Постановления ФАС Центрального округа от 12.08.2011 N А48-3632/2010, факсимильная подпись является не копией подписи, а способом выполнения оригинальной личной подписи, при этом действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Как следует из Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 15.06.2011 N А53-15283/2010, налоговое законодательство не устанавливает допустимые способы подписания счетов-фактур. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении требований ст. 169 НК РФ.
В то же время другие арбитражные суды занимают противоположную позицию по данному вопросу.
В Постановлении от 11.07.2011 N А11-4080/2010 ФАС Волго-Вятского округа пришел к выводу, что использование налогоплательщиком права на вычет по НДС на основании счетов-фактур с факсимильной подписью является незаконным при условии, что именно такой характер подписи очевиден для налогоплательщика. Использование организацией в счетах-фактурах факсимильной подписи в данном случае не являлось очевидным для покупателя, поскольку данное обстоятельство установлено только при проведении технической экспертизы.