Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодателям рассказали, как определить срок хранения приказов по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под номенклатурой дел принято подразумевать систематизированный перечень наименований дел компании. В нем содержится полная информация о том, какие бумаги нужно вести в конкретном подразделении. Также указано, где их хранить.
О порядке составления номенклатуры говорится в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о приказе Минкультуры №526 от 31.03.2015.
Перечислим основные виды номенклатуры дел:
- Типовая. Обязательный перечень дел, который заводят в однотипных организациях. Наличие типовой номенклатуры характерно для компаний, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.
- Примерная. По своему назначению документ схож с типовой формой номенклатуры дел компании. Его разработка осуществляется в однотипных организациях.
- Индивидуальная. Утверждается в каждой компании.
Внимание! Если в компании нет примерной или типовой номенклатуры, то индивидуальная разрабатывается как самостоятельный документ.
Согласно действующим нормативно-правовым актам, составлять номенклатуру дел в обязательном порядке должны следующие организации:
- муниципальные и государственные;
- негосударственные, если был заключен договор с госархивом;
- негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности.
Другие юридические лица не обязаны заниматься составлением номенклатуры. Однако нужно учитывать, что она понадобится при ликвидации негосударственной организации.
Более того, негосударственные организации обязуются хранить архивную документацию в течение определенного срока, который регламентирован действующими нормативно-правовыми актами. Формирование собственного архива происходит по правилам, одобренным Росархивом.
Делаем вывод, что номенклатура:
- закрепляет систематизацию всех документов;
- оформляется по правилам;
- содержит сроки хранения каждого дела.
Сроки хранения иных документов по охране труда
Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).
Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).
Пять лет нельзя уничтожать:
- сертификаты безопасности (п. 408);
- протоколы обучения по ОТ (п. 422);
- журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
- справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
- справки о причинах болезни работников (п. 418);
- договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.
Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).
В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:
- протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
- списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
- актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).
Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):
- перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
- порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
- гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).
Новые требования к организациям, проводящим обучение и оказывающим услуги в области охраны труда
С 2023 года в действие вступают новые правила аккредитации и требования к организациям, ИП, оказывающим услуги в области охраны труда, утвержденные правительственным Постановлением от 16.12.2021 № 2334.
Подтверждением аккредитации и допуска к оказанию услуг в области охраны труда станет внесение организации или ИП в единый реестр организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, или внесения в реестр записи о возобновлении действия аккредитации, в случае если ее действие ранее приостанавливалось.
Заявление об аккредитации можно отправлять в Минтруд как в бумажном, так и в электронном виде, в том числе через «Единый портал государственных и муниципальных услуг.
С 1 марта 2023 года сведения об ИП и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению работников вопросам охраны труда также будут вносится в единый реестр на основании Постановления Правительства от 24.12.2021 № 2464. Ответственный за формирование реестра организаций и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги в области охраны труда, — Минтруд РФ.
Для уведомления работников о решении обучать охране труда внутри организации подготовьте пакет документов. Соберите сведения из пункта 106 Порядка обучения № 2464.
Вам понадобятся:
- Информация о юридическом лице или ИП
- Среднесписочная численности работников
- Количество работников, подлежащих обучению по охране труда
- Подтверждение, что работодатель выполнил требования к организации обучения по ОТ
- Подтверждающие документы
- Решение работодателя об обучении охране труда внутри организации
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
На основании чего разрабатывают ИОТ?
В Требованиях 772н исчезла норма о том, что ИОТ разрабатывают на основании типовых инструкций. Тем более, в рамках «регуляторной гильотины» Минтруд отменил действие 178 ТИ с 1 января 2021 года — приказ от 11.08.2020 № 495.
С 1 марта 2022 года работодатель разрабатывает инструкции по охране труда на основании:
- государственных нормативных требований охраны труда (например, отраслевых Правил);
- собственных Правил (стандартов) по охране труда, утвержденных в соответствии с разделом II Требований 772н;
- анализа трудовой функции работников;
- результатов специальной оценки условий труда (СОУТ);
- требований соответствующих профстандартов;
- результатов оценки профессиональных рисков (ОПР) для работ по конкретной должности или профессии;
- анализа результатов расследования несчастных случаев или типичных причин несчастных случаев;
- определения безопасных методов и приемов выполнения работ;
- эксплуатационной и ремонтной документации производителя оборудования, собственной технологической документации (п. 19-20 Требований 772н).
При разработке ИОТ может быть полезен приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 776н об утверждении Примерного положения о СУОТ, с приложениями:
- примерный перечень опасностей и мер по управлению ими;
- примерный перечень работ повышенной опасности.
Как изменился состав документов по охране труда?
Сократилось количество статей. В Перечне 2010 их было 46, в Перечне 2019 осталось 24. Так, все статьи, в которых упоминалась переписка, объединены в одну статью «Переписка по вопросам охраны труда». Отдельные статьи исключены из перечня как морально устаревшие.
Документы по СОУТ объединены в одну статью. В Перечне 2019 для документов по СОУТ появилась статья 407, которая объединяет все документы, связанные с документирование процедуры СОУТ, — «Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий охраны труда)».
Скорректированы сроки хранения документов. Сроки хранения документов по личному составу приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). По отношению к таким документам в Перечне 2019 теперь указан двойной срок хранения 50/75. Это означает, что 50 лет необходимо хранить документы, созданные после 2003 г., 75 — созданные до 2003 г.
Для некоторых документов срок хранения был сокращен.
В Перечне 2019 появился новый вид срока хранения — «до ликвидации организации», который означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения «до ликвидации организации» не нужно путать со сроком хранения «постоянно», который означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Обратите внимание: «льгота» для организаций, не являющихся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, касается только срока «постоянно».
Определены сроки хранения документов по охране труда
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.
Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (Протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
– по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 г.) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 г.);
- – в других организациях — 5 лет;
- 2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
- 3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
- 4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
- – 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 г.;
- – 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 г.;
- 5) наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
- 6) журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
- 7) документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
- 8) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
- – 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 г.;
- – 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 г.;
- 9) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
- 10) протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
- 11) журналы и книги учета:
- – инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
- – профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
- 12) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
- 13) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК;
- 14) переписка по вопросам охраны труда — 5 лет.
Определены сроки хранения документов по охране труда
13 февраля 2020
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.
Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):
— по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
— в других организациях — 5 лет;
2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
— 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
— 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
5) наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
6) журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ — в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
7) документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
8) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
— 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
— 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
9) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
10) протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
11) журналы и книги учета:
— инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
— профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
12) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
13) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК;
14) переписка по вопросам охраны труда — 5 лет.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Когда документы можно не хранить
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 558, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение 1 года надлежит хранить списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- 3-летний период хранения отведен для журналов учета исполнения постановлений о штрафах, регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил, докладных записок и иной переписки об обеспечении работников спецодеждой.
- 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: акты предписания по ТБ, планы мероприятий по улучшению условий труда, сведения (акты, отчеты) о причинах заболеваемости сотрудников и др.
- Целое десятилетие невозможно будет уничтожить журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ, доклады о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профзаболеваниях и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения положений, протоколов, связанных с аттестацией рабочих мест по условиям труда.
- 75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале «Что относится к вредным условиям труда (нюансы)?».
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены – их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).
Как провести обучение и внеплановую проверку знаний?
После введения новых правил по ОТ требуется провести инструктажи для всех работников предприятия (п.3.3 Порядка 1/29 от 13.01.2003 г.). Для этого используются усовершенствованные программы.
В течение полугода проверяются знания нововведений:
- Для работодателей, руководителей, специалистов по охране труда, инженеров на базе учебных центров проводятся специальные курсы.
- Внеплановое обучение проводится независимо от времени предыдущей проверки знаний. Но оно не заменяет, не продлевает очередное экзаменование. Для этого издается соответствующий указ.
- Рядовые работники проверяются экспертами, уже прошедшими обучение. Для этого в организации создается специальная комиссия. Она должна оценить знания персонала, занимающего должности, которые подлежат проверке по актуальным правилам охраны труда.
- Другие специалисты, руководители сдают экзамены только в аккредитованном учебном центре. Согласно результатам проверок заполняются протоколы. Сотрудники, не прошедшие экзаменацию в течение 1 месяца, отстраняются от работы.
Номенклатура дел по охране труда
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
М. М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 2, 2020.
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
М. М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 2, 2020.
Номенклатура дел по охране труда
Опасные условия труда 4 класса — не редкость на сегодняшних предприятиях. С 1 марта 2022 года рабочие места с этим классом должны быть ликвидированы. Как только СОУТ покажет, что рабочее место отнесено к опасным условиям труда, работа на данном рабочем месте должна приостановлена, работник под подпись ознакомлен с тем, что работает в таких условиях и отстранен от работы на период до устранения оснований, послуживших установлению опасного класса условий труда (статья 214.1 ТК РФ).
Обратите внимание! Работника нужно с его согласия перевести на другое рабочее место, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Если работник не согласен, он вправе уволиться.
Приступить к работе на своем прежнем месте можно только в том случае, если СОУТ подтвердит, что в результате реализации плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда, разработанного совместно с представительным органом работников, условия труда были признаны с улучшением (например, ранее был 4 класс, а стал 3.1-3.4). При этом план мероприятий должен быть направлен в территориальную ГИТ по месту нахождения рабочего места. Если головной офис находится в Москве, а шахта — в Ярославле, то копия плана должна быть направлена в Ярославскую ГИТ.
Запрет на работу в опасных условиях труда не касается МЧС, Росатома, Роскосмоса, отдельных силовых структур. Работа в опасных условиях на предприятиях промышленности, добывающей отрасли, транспорта, гражданской авиации не будет запрещена с 1 марта 2022 года.
➤ С 1 марта 2022 года у работодателей появятся новые права по охране труда. Они смогут контролировать безопасность производства работ дистанционно, то есть с помощью видео- и аудиофиксации. Все это потребует внести в трудовой договор условия, при которых такое видеонаблюдение будет разрешено.
➤ Работодателям разрешили проводить внутренний аудит соблюдения требований трудового законодательства по проверочным листам. Роструд разместит площадку, где работодатели смогут пройти самообследование по проверочным листам. Для этого чек-листы приведут в подходящий для самообследования формат.
Проводить самообследование – это право, а не обязанность работодателя. Если по итогам самопроверки работодатель получит высокую оценку соблюдения обязательных требований, то он сможет подготовить декларацию соблюдения обязательных требований в Роструд, со сроком действия 1-3 года.
В этот период плановые проверки проводиться не будут, а вот внеплановая проверка вполне возможна. И если при внеплановой проверке ГИТ обнаружит, что в организации нарушают требования охраны труда или выявят факты ввода недостоверных сведений при самообследовании, то декларацию отменят.
➤ Электронный документооборот – тоже право, а не обязанность работодателя. Если у организации имеется возможность выдать электронные цифровые подписи работникам и должностным лицам, то можно вести локальные нормативные акты в электронном виде, в том числе и фиксировать выдачу СИЗ.
Первое, что нас и меня, как специалиста по охране труда, волнует – это Порядок обучения по охране труда. Действующий Порядок 1/29 планируется отменить, а новый порядок сейчас находится на стадии оценки регулирующего воздействия. Список документов, которые изменятся, следующий: это приказы, программы инструктажей, программы обучения, положение об обучении – в общем, все документы, касающиеся обучения.
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.