Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Неполное рабочее время в учетном табеле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
О выборе формы табеля и использовании кодов
Негосударственный сектор уже много лет вправе использовать самостоятельные формы первичных учетных документов, в том числе и форму табеля. Большинство работодателей продолжили вести учет рабочего времени по формам № Т-12 или Т-13 1 в неизменном виде либо со своими доработками. Например, в форму табеля часто добавляют реквизит «Вид табеля: первичный – 0, корректирующий – 1, 2 и т. д.» 2 (подробнее о нем – в Примере 6).
Многие кадровики могут похвастаться тем, что уже разработали свой уникальный «фирменный» бланк, а вот условные обозначения (коды) все равно, как правило, оставляют «госкомстатовские». Почему они так живучи?
Традиционные коды понятны всем без дополнительных пояснений. Допустим, сменился в организации бухгалтер по расчету заработной платы или работник кадровой службы. Сколько времени потребуется новичку, чтобы выучить уникальную таблицу кодировки? А если табель придется изучать судье в ходе рассмотрения спора о взыскании оплаты труда или инспектору ГИТ, проводящему проверку по жалобе работника? Дополнительные усилия по дешифровке табеля, думается, не добавят им расположения к работодателю.
Табель учета рабочего времени на 2021 год
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни
В табеле работа в выходной или нерабочий праздничный день отражается буквенным кодом «РВ» либо цифровым «03» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени.
За работу в такие дни сотрудник может взять отгул, тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном, а не в двойном размере . Однако в отношении тех работников, которым установлен оклад, на практике это правило понимается по-разному. Многие бухгалтеры в ситуации, когда работник, которому установлен оклад, работал в выходной день, а потом взял в этом месяце за него отгул, выплачивают ему только оклад. Такой подход является правильным только для работников с суммированным учетом рабочего времени, когда для них часы, отработанные в нерабочий праздничный день, входят в месячную норму, а работа в такой день — это работа по графику. Работникам, которым не установлен суммированный учет рабочего времени, а таких большинство, в такой ситуации нужно доплачивать за работу в выходной или нерабочий праздничный день в одинарном размере.
Рабочее время подлежит учету
Для целей кадрового учета в организациях ведется табель учета рабочего времени. В этом документе учитывается время, фактически отработанное каждым сотрудником организации. На основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Табель учета рабочего времени заполняет сотрудник, уполномоченный на это приказом. Обычно это работник отдела кадров. Однако в крупных организациях табель по каждому структурному подразделению может вестись отдельно. В таком случае ответственного сотрудника за ведение табеля в каждом подразделении также назначает руководитель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Для заполнения табеля разработаны специальные условные обозначения – коды, которые нужно применять, если организация использует унифицированные типовые формы табеля учета рабочего времени, а именно (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1):
- табель учета рабочего времени по форме №Т-12;
- табель учета рабочего времени по форме №Т-13 для автоматизированной обработки данных.
Как табелировать предпраздничный день
По общим нормам трудового законодательства РФ обычная длительность рабочего дня накануне официально утвержденных праздников укорачивается на час (стат. 95 ТК). При этом никаких особых условий относительно различных категорий сотрудников эта часть Трудового Кодекса не содержит. В связи с этим сокращенный предпраздничный день для совместителей предоставляется на тех же условиях, что и для прочего персонала. Согласно стат.
282 ТК работник вправе исполнять трудовые обязанности в другой организации в свое свободное время. Такая занятости называется совместительством. Все трудовые гарантии, кроме связанных с совмещением получения образования и выполнением должностных функций, предоставляются совместителям в полном объеме. А сокращается ли предпраздничный день у совместителей?
Зависит ли уменьшение рабочего дня от характера занятости – внешнего или внутреннего совместительства? Все подробности – далее. В предпраздничный день продолжительность работы любого работника сокращается на 1 час. Это не зависит от установленного режима труда работника, т. е. и при работе неполное рабочее время, даже в том случае, если продолжительность работы составляет 1, 66 часа (1 час и около 40 минут), то в предпраздничный день его рабочий день сокращается на 1 час без уменьшения оплаты труда. В табеле отметите 0, 66 часа.
Если на полную ставку работник работает 40 часов в неделю, то при работе неполное время на 0, 25 ставки он за неделю должен отработать 10 часов. Распределение времени работы по дням недели Вы закрепляете в трудовом договоре (или доп. соглашении с работником). При этом свои 10 часов работник может отработать как за 1 или несколько дней недели, так и ежедневно.
При этом у работника может быть в каждый рабочий день недели равное количество часов или в разные дни разное- как вы определите в трудовом договоре с ним. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Требование закона о необходимости предоставления перерыва для отдыха и питания не зависит от продолжительности рабочего времени конкретного работника. Такой перерыв должен составлять не менее 30 минут и предоставляться в течение рабочего дня любому работнику, какой бы ни была продолжительность его рабочего дня.
Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, должна быть уменьшена на 1 час.
Дни, когда работник полностью освобождается от работы в связи с уменьшением продолжительности рабочего дня на 1 час, в табеле использования рабочего времени работодатель вправе отмечать буквенным кодом В», как «выходные и нерабочие праздничные дни», либо использовать дополнительный буквенный код. Если внутренними правилами или иными нормативами оговаривается время труда совместителей, то необходимости прописывать его еще и в трудовом договоре не имеется. Однако если график работы предполагает иные рамки, которые не подразумеваются локальными актами, устанавливаемые нормы должны быть указаны в обязательном порядке.
Для этого вносятся отдельные положения, которые касаются как непосредственно графика работы, так и количество часов или дней, которые должны быть отработаны в учетный период.
Понятие неполного рабочего времени
Неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше общепринятой, то есть менее 40 часов в неделю. Оно устанавливается по соглашению сторон трудового договора и оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.
Сотрудники, работающие в таком режиме, пользуются такими же льготами и гарантиями, что и те, которым установлена нормальная продолжительность рабочего времени. Время работы засчитывается в страховой стаж как полное рабочее время. Выходные и праздничные дни предоставляются в соответствии с трудовым законодательством (ч. 4 ст. 93 ТК).
Инициировать заключение соглашения об установлении неполного рабочего времени может любая сторона трудовых отношений. Данный режим может устанавливаться на весь период действия трудового договора или на любой согласованный срок (ч. 1 ст. 93 ТК).
Образец приказа об установлении неполного рабочего дня
Приказ об установлении неполного рабочего дня составляют в произвольной форме, нормативно утвержденной нет. Документ необязательный, но на практике его часто издают, например, чтобы проинформировать специалиста по кадрам об изменении режима работы сотрудника, а бухгалтера — об изменении оплаты труда.
В приказе необходимо указать:
- Ф.И.О., должность и структурное подразделение (при наличии) работника;
- новый режим работы;
- срок, на который устанавливается неполный рабочий день;
- поручения ответственным специалистам. Например, бухгалтеру — оплачивать труд пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 3 ст. 93 ТК);
- основание издания приказа. Обычно указывают реквизиты заявления сотрудника.
Как правильно заполнять табель при неполном рабочем дне?
Заполнение табеля при неполном рабочем дне требует особого внимания и точности. В данном разделе мы расскажем вам, как правильно отразить неполный рабочий день в табеле для корректного учёта рабочего времени.
Для начала, необходимо указать дату и день недели в соответствующих столбцах табеля. Далее, создайте таблицу, в которой последовательно перечислите все необходимые столбцы для учёта рабочего времени.
| Время (часы) | Начало рабочего дня | Конец рабочего дня | Отработанное время | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 08:00 | 12:00 | 4 | Неполный рабочий день по личным обстоятельствам |
| 2 | 13:00 | 17:00 | 4 |
В первом столбце таблицы указывается порядковый номер отработанного часа. Во втором и третьем столбцах указывается время начала и окончания рабочего дня соответственно. В четвёртом столбце указывается количество отработанных часов, а в пятом столбце может быть указан комментарий, поясняющий причину неполного рабочего дня (если необходимо).
Не забывайте внести все изменения и корректировки в табель своевременно. Это поможет избежать проблем при учёте рабочего времени и расчете заработной платы.
Заполнение табеля при неполном рабочем дне не сложно, если придерживаться указанных рекомендаций. Будьте внимательны и ответственны, чтобы информация в табеле была корректной и достоверной.
Соответствие табеля и трудового законодательства
Табель должен отражать точное количество отработанных часов в течение рабочего дня и недели. Если работник отработал неполный рабочий день, это также должно быть отражено в табеле. В таком случае, в табеле должна быть указана точная длительность отработанных часов.
В соответствии с трудовым законодательством, работник имеет право на оплату работы в соответствии с отработанным временем. Поэтому важно, чтобы табель отражал все отработанные часы работника, включая неполные рабочие дни.
Если работник отработал неполный рабочий день, его заработок должен быть пропорционально сокращен в соответствии с отработанным временем. Например, если норма рабочего дня составляет 8 часов, а работник отработал только 6 часов, его заработок должен быть сокращен на 20%.
Таким образом, для обеспечения соответствия табеля и трудового законодательства, необходимо точно фиксировать и отражать все отработанные часы работника, включая неполные рабочие дни, и пропорционально сокращать заработок в соответствии с отработанным временем.
Рекомендации для указания неполного рабочего дня
Если вам необходимо указать неполный рабочий день в табеле, следуйте нижеприведенным рекомендациям:
1. Укажите точное время начала и окончания работы: Время начала и окончания работы должно быть указано с точностью до минуты. Например, 09:00 — 12:30 или 14:00 — 17:45.
2. Используйте формат 24-часового времени: Для указания времени в табеле рекомендуется использовать 24-часовой формат. Например, 09:00 вместо 9:00 AM или 9:00 PM.
3. Отметьте неполный рабочий день: В случае, если у вас был неполный рабочий день, выделите его специальной отметкой. Например, можно использовать слово «неполный» или сокращение «н/п».
4. Укажите причину неполного рабочего дня: Если есть необходимость, укажите причину, по которой у вас был неполный рабочий день. Например, «болезнь», «отпуск», «личные дела», «ремонт», «образовательный отпуск» и т. д.
5. Будьте внимательны и аккуратны: При заполнении табеля о неполном рабочем дне следите за правильностью указания всех данных. Ошибки и опечатки могут привести к недоразумениям и неправильному расчету заработной платы.
6. Пользуйтесь официальными образцами табеля: Чтобы избежать недоразумений и проблем с соответствием правилам, рекомендуется использовать официальные образцы табеля. Образцы можно найти на сайтах организаций или обратиться к HR-специалистам.
Правила оформления табеля при неполном рабочем дне
В случае, если сотрудник работает неполный рабочий день, то регистрация его рабочего времени в табеле должна выполняться с учетом определенных правил:
- Указывайте в табеле точный период времени, в течение которого работал сотрудник.
- Указывайте количество отработанных часов (или минут), соответствующих неполному рабочему дню.
- Оформляйте запись в табеле неполного рабочего дня отдельной строкой.
- Укажите причину неполного рабочего дня, например, «больничный», «отпуск», «командировка» и т.д.
Пример оформления табеля при неполном рабочем дне:
| Дата | Время прихода | Время ухода | Количество часов | Причина неполного рабочего дня |
|---|---|---|---|---|
| 01.01.2022 | 08:00 | 12:00 | 4 | больничный |
| 02.01.2022 | 09:00 | 13:00 | 4 | командировка |
В случае неполного рабочего дня всегда уточняйте и договаривайтесь с руководством о том, каким образом следует оформлять табель. Это позволит избежать недоразумений и разногласий.
Пример заполнения табеля учета рабочего времени
Для наглядности представим пример заполнения табеля учета рабочего времени сотрудника:
| ФИО сотрудника | Дата начала и окончания учетного периода | День недели | Норма рабочего времени, часы | Фактически отработанные часы | Режим и вид работы | Отпускные дни и часы отпуска | Дни командировки | Дни болезни или ухода по уходу за ребенком | Дни работы по совместительству | Праздничные и выходные дни | Сокращенные рабочие дни |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | 01.01.2024 — 10.01.2024 | Понедельник | 8 | 8 | Нормированная |
В данном примере сотрудник Иванов Иван Иванович работает с нормированным рабочим временем 8 часов в день и не имеет отпускных дней, командировок, болезни или ухода по уходу за ребенком. Также нет праздничных и выходных дней.
Как правильно заполнять табель с неполными часами?
Заполнение табеля с неполными часами требует внимания и точности. Важно следовать правилам и установленной процедуре, чтобы избежать ошибок и возможных проблем.
Во-первых, необходимо указать дату и время начала работы, а также дату и время окончания работы. Если работа выполнялась в течение нескольких дней, следует указать соответствующий период времени.
Указывайте время работы в часах и минутах. Например, 2 часа 30 минут следует записывать как 2:30, а 1 час 45 минут — как 1:45.
Если вам было предоставлено время на обед или отдых, отметьте это соответствующим образом. Например, если вы отдыхали в течение часа, укажите это как 1:00 в соответствующей ячейке таблицы.
Особое внимание следует уделить правильному подсчету общего времени работы. Для этого необходимо сложить все часы и минуты, указанные в табеле. Если сумма превышает установленное рабочее время, проверьте, есть ли дополнительные пояснения или разъяснения к этому.
Не забывайте подписывать свой табель после заполнения. Подпись должна содержать ваше полное имя и дату заполнения. Это поможет установить вашу авторство и подтвердить достоверность информации в табеле.
В случае возникновения каких-либо неясностей или проблем с заполнением табеля с неполными часами, обратитесь к своему руководителю или HR-отделу для получения рекомендаций и дополнительной информации.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.