Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ставится ли печать на протоколе собрания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос о необходимости оформления печати на протоколе общего собрания напрямую связан с установленными законодательством требованиями и правилами ведения документации. По общему правилу, протокол общего собрания должен быть заверен подписью председателя или секретаря и скреплен печатью юридического лица.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Важность печати на протоколе
Печать на протоколе также имеет большое значение для юридической защиты и признания протокола в суде. Печать является доказательством того, что протокол не подвергался изменениям после его составления и что он был утвержден компетентными органами. Это защищает от возможных споров и оспаривания действительности протокола.
Важно также отметить, что печать на протоколе служит как индикатор его официального статуса. Она указывает на то, что протокол является официальным документом, который должен быть уважаем и соблюден всеми участниками собрания.
Печать на протоколе общего собрания должна быть выполнена в соответствии с определенными правилами. Она должна быть четкой и читаемой, содержать все необходимые реквизиты, такие как название организации, дату составления протокола, подписи участников собрания.
Таким образом, печать на протоколе является неотъемлемым элементом его официальности и правовой значимости. Она подтверждает правильность составления и утверждения протокола, обеспечивает его юридическую защиту и указывает на его официальный статус. Правильное выполнение печати на протоколе является важным критерием для соблюдения процедур и поддержания репутации организации.
Обязательность проставления печати на протоколе
Тем не менее, практика показывает, что проставление печати на протоколе имеет несколько весомые преимущества и рекомендуется многими органами управления. Во-первых, проставление печати на протоколе обеспечивает дополнительную юридическую значимость документа. Печать является официальным символом организации и свидетельствует о том, что протокол составлен и утвержден собственниками имущества.
Во-вторых, проставление печати на протоколе увеличивает степень защиты от возможных фальсификаций. Печать облегчает распознавание подделок и может быть использована в качестве доказательства подлинности документа. В случае возникновения споров, наличие печати на протоколе может быть решающим фактором при разрешении конфликта.
Однако, следует отметить, что проставление печати на протоколе является необязательным действием, и это должно быть согласовано между участниками общего собрания. В случае если в уставе или других регламентирующих документах нет указания о проставлении печати на протоколе, решение должно быть принято коллективно.
Исходя из вышесказанного, каждая организация и собственник имущества самостоятельно решает, проставлять ли печать на протоколах общего собрания. Однако, учитывая преимущества исключительного свойства печати, ее проставление рекомендуется для обеспечения дополнительной защиты и юридической значимости протокола.
Альтернативы проставления печати на протоколе
- Электронная подпись — использование электронной цифровой подписи собственника для утверждения протокола. Это дает возможность исключить необходимость физического нахождения всех собственников на общем собрании и повысит удобство для всех участников.
- Сбор подписей — предложение организовать сбор подписей собственников, чтобы подтвердить их согласие с протоколом. Например, может быть создан отдельный документ, в котором каждый собственник может поставить свою подпись.
- Электронное голосование — использование специализированных платформ или программ, позволяющих собственникам выражать свою позицию и голосовать за протокол, не присутствуя лично на собрании.
В свете современных технологий и цифровизации, использование альтернативных способов может значительно упростить процесс утверждения протокола общего собрания собственников и обеспечить большую эффективность взаимодействия между участниками.
Порядок проставления печати на протоколе
Для корректной и правильной проставления печати на протоколе, необходимо соблюдать следующий порядок:
1. | Протокол должен быть напечатан на официальном бланке организации или собственника имущества. |
2. | После завершения собрания собственников имущества, протокол должен быть подписан председателем собрания, секретарем собственников и членами правления. |
3. | На каждой странице протокола следует указать номер страницы и общее количество страниц. |
4. | Далее необходимо проставить печать организации или собственника имущества на строго определенном месте, указанном в протоколе. |
5. | Печать должна быть четкой, читаемой и воспринимаемой. |
6. | После проставления печати на протоколе, все подписи членов собрания и правления должны быть заверены печатью. |
Соблюдение порядка проставления печати на протоколе общего собрания является важным элементом документооборота и позволяет определить юридическую значимость принятых решений и протокола в целом.
Что такое протокол общего собрания учредителей о создании ООО?
Это протокол, которым учредители ООО оформляют решение об учреждении общества, а также сопутствующие решения. По Закону, решение об учреждении общества принимается собранием учредителей общества.
Протокол общего собрания учредителей ООО (образец 2022) оформляется в письменной форме.
В него надо включить все сведения, которые указываются в обычном протоколе общего собрания участников ООО, — их мы перечислили выше.
Кроме того, протокол общего собрания учредителей ООО должен содержать результаты голосования учредителей общества и принятые ими решения по вопросам, которые перечислены в п. 2 ст. 11 Закона.
Проблемы нотариального удостоверения решений собраний
Гусейнов Теймур Акифович — адвокат Адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».
Статья посвящена анализу актуальных вопросов удостоверения решений собраний участников обществ с ограниченной ответственностью и непубличных акционерных обществ.
Автор рассматривает вопросы об обязательности нотариального удостоверения собраний; о необходимости удостоверения решения единственного участника/акционера, заочного решения, негативного решения, а также о последствиях неудостоверения собрания надлежащим способом.
Ключевые слова: удостоверение решений собраний, публичная достоверность реестра, нотариат, общества с ограниченной ответственностью, непубличные акционерные общества.
С момента вступления в силу поправок в Гражданский кодекс (ГК) РФ в части положений о юридических лицах прошло более двух месяцев, и с каждым днем текст внесшего их Закона N 99-ФЗ, опубликованный еще в мае 2014 г. , вызывает все больше вопросов и проблем, что, впрочем, является нормальным явлением для столь масштабной реформы.
Федеральный закон от 05.05.2014 N 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации».
Одним из вопросов, волнующих практикующих юристов, стала необходимость нотариального удостоверения решений собраний обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и непубличных акционерных обществ (АО).
В настоящее время данная тема является достаточно популярной, широко обсуждается на различных круглых столах, в сети Интернет и на страницах профессиональных изданий .
См., напр., сравнительно-правовой анализ регулирования удостоверения решений собраний в Германии и России: Егоров А.В. Нотариальное удостоверение решений собраний. Как работать по новым правилам // Арбитражная практика. 2014. N 10.
Следует отметить, что само по себе нотариальное удостоверение решений собраний не является новшеством российского правопорядка и могло быть осуществлено по желанию участников оборота и до 1 сентября 2014 г.
Конечно, такая услуга оказывалась не всеми нотариусами, но справедливости ради нужно признать, что и после вступления в силу поправок в ГК РФ не все нотариусы готовы удостоверять решения собраний, хотя это прямо предусмотрено законом.
Прежде чем перейти к анализу проблем, связанных с нотариальным удостоверением решений, кратко обозначим существующее нормативное регулирование.
В соответствии с п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении:
- АО — путем нотариального удостоверения или удостоверения реестродержателем общества, выполняющим функции счетной комиссии;
- ООО — путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
- Как следует из приведенной формулировки, речь идет об удостоверении двух юридических фактов:
- принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения, а также
- состава участников хозяйственного общества, присутствовавших при принятии решения.
Удостоверение принятых решений и ведение списка участников ООО
Мы проходили аудит, нам дали письменную информацию о деятельности нашего Общества, и в нем были замечания по поводу ведения списка участников общества, и порядка удостоверения принятых обществом решения. Просьба ознакомиться с текстом ниже, и пояснить что за документы мы должны готовить по этим замечаниям.
«Обращаем Ваше внимание, что с 1 июля 2009 года у всех обществ с ограниченной ответственностью появилась обязанность вести список участников (п. 1 ст. 31.1 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – закон №14-ФЗ)). Исключения не сделано даже для обществ с одним единственным участником.
Ранее в законе № 14-ФЗ также упоминался «список участников общества», который не относился к обязательным документам и использовался лишь с единственной целью – для рассылки уведомлений о проведении общего собрания участников (п.1 ст.36 закона №14-ФЗ).
Необходимость появления списка участников как обязательного документа, объясняется тем, что новая редакция закона № 14-ФЗ не содержит прежнего требования об указании в уставе сведений о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества. Закон говорит о том, что эти сведения должны содержаться в списке участников и Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Причем, в случае несоответствия данных в списке участников сведениям реестра, приоритет будет за данными ЕГРЮЛ (п.5 ст.31.1 закона № 14-ФЗ).
Возможно, вас заинтересуют: Услуги по регистрации ООО.
Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера
Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.
На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.
Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.
Энциклопедия решений. Принятие решений единственным участником ООО
Однако из этого документа должно быть понятно – где и когда участник принял определённое решение и в чём его суть. В п. 3 Обзора указано, что требования о нотариальном удостоверении, распространяются и на решение одного участника, так как направлены на то, чтобы исключить подделку решений. Суд указал на то, что закон не содержит никаких исключений касаемо обществ с одним участником.
Нотариальное удостоверение решения ООО о смене директора защищает общество от инсайдерского и рейдерского захвата бизнеса, ограничивает возможность махинаций и мошенничества с документами участников. Смена руководителя общества, как лица, имеющего право действовать от имени ООО без доверенности, предусматривает несколько последовательных этапов. Ниже изложена пошаговый порядок действий.
Первое собрание партнеров ООО имеет особое значение, ведь здесь решаются основные вопросы создания коммерческой организации.
Способ подтверждения не обязательно указывать в протоколе собрания, но в текущей ситуации лучше это делать.
В статье 32 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» прямо перечислены вопросы, решение которых находится в компетенции собственников компании. Но даже если подобные вопросы в деятельности ООО какое-то время не будут возникать, ежегодные очередные собрания обязательны по закону. Так что минимум раз в год партнеры должны участвовать в собрании, проведение которого оформляется протоколом.
Ее необходимо регламентировать внутренним документом (п. 17 гл. I ч. «Б» Кодекса корпоративного управления).
Решение вопросов о направлении средств, собираемых на капитальный ремонт. Они могут идти как на собственный счет ТСЖ, так и в общий государственный фонд. Принятие такого решения не требует отлагательств. Суммы, выплаченные по квитанциям за капитальный ремонт, большие, а государство не в состоянии произвести ремонт сразу всех объектов, нуждающихся в этом.
Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.
Давно изменение правоприменительной практики не вызывало такого бурного негодования у нашей братии. И это не случайно.
Смена директора в ООО с единственным учредителем
Порядок, в котором необходимо действовать для того, чтобы созвать собрание, прописан в положениях ст. 36 закона об ООО.
Разъяснения президиума Верховного суда вступили в силу 25 декабря 2019 года. Все решения, которые были приняты после этой даты с нарушением, могут быть признаны недействительными. Суть дела была такова: Общество представило в региональный. орган документы для внесения изменений в учредительные документы, в т.ч. как и положено протокол собрания участников. Инспекция отказала на основании пп. «а» п.1 ст. 23 Закона «О госрегистрации» № 129-ФЗ.
Единого образца для такой официальной бумаги не предусмотрено, поэтому она может заполняться в произвольном виде. Во многих компаниях есть готовые бланки и шаблоны документов. Тем не менее, в протоколе должна быть обязательная информация об организации, дате составления, лицах-участниках, теме мероприятия и его результатах, то есть о принятом решении.
Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?
Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.
Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.
Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.
Пример составления протокола
Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы. Краткий алгоритм:
- Вначале бланка пишется наименование компании в соответствии с учредительными документами, населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие и дата собрания.
- Строкой ниже вписывается номер протокола по внутреннему документообороту организации.
- Далее идет описательная часть:
- по порядку перечисляются участники (вписывается Ф.И.О. полностью и размер доли в уставном капитале);
- назначается председатель и секретарь при необходимости;
- указываются вопросы, стоящие на повестке дня отдельными пунктами;
- вписывается решение, также отдельными пунктами по каждому вопросу.
Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должны подписать участники собрания, включая секретаря, если таковой имел место быть.
Соблюдение принципа прозрачности
Незаменимость печати на протоколе общего собрания собственников является неотъемлемой частью соблюдения принципа прозрачности. Протокол является основным документом, фиксирующим все решения, принятые на собрании, а также основанием для дальнейшего контроля и обсуждения собственниками.
Печать на протоколе общего собрания собственников обеспечивает его официальный статус, подтверждает его подлинность и предоставляет доступ к нему всем заинтересованным сторонам. Она является гарантией того, что протокол не был подвергнут подделке или изменениям, и отражает истинное волеизъявление собственников.
Также печать на протоколе способствует сохранению его целостности и неприкосновенности. Она служит защитой от возможных потерь или изменений документа, а также помогает определить его оригинальную суть в случае спорных ситуаций или несогласий.
Таким образом, незаменимость печати на протоколе общего собрания собственников является необходимым условием соблюдения принципа прозрачности в управлении многоквартирным домом. Это средство обеспечивает доступ к информации и служит гарантией правильности и неприкосновенности протокола.